Журнал регистрации входящих документов: образец, структура и порядок заполнения на предриятиии

• Продуктивная работа по реферированию важных документов.
• Контроль за работой внутренних и внешних сотрудников.
• Выполнение управленческих решений в определенное время.
• Учет, систематизация и обработка входящей почты.

Комплектование входящих документов — это задача, которую должен выполнять офис-менеджер, сотрудник картотеки или секретарь. Если в компании нет такого сотрудника, руководитель может назначить ответственного за заполнение этих документов.

Решение принимает администрация.

• Количество коробок с журналами.
• Форма ввода входящих документов. Может быть в бумажном или электронном формате.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Книга изготовлена типографией, имеет формат А4. На каждой странице есть таблица. Работодатель сам выбирает, какие графы и в каком количестве необходимо заполнить.

В календаре информация о входящих документах указывается с левой стороны и с правой стороны. Все пишется ручкой, черными или фиолетовыми, синими или голубыми чернилами. Рекомендуется использовать ручку с пером, чтобы информация сохранялась дольше.

Электронный документооборот

Системы электронного документооборота — это способ облегчить регистрацию входящих документов.

Для каждого документа создается отдельная карточка. Применение резолюции явно контролируется в обеих частях.

Единственный риск при таком типе документооборота заключается в том, что к документам могут получить доступ люди, не имеющие никакого отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью смогут проникнуть в базу данных, даже если у каждого сотрудника свой пароль.

Крупные организации нашли способы ограничить доступ к конфиденциальной информации посторонних лиц. В каждом отделе здания ведется бумажный реестр входящих документов. В электронном формате хранятся приказы или распоряжения администрации.

О графах журнала регистрации

Во входящих документах основными графами являются

• В табличках исполнителей.
• Содержание
• Почтовое отправление.
• Вид делового документа
• Дата.
• Регистрационный номер.

Регистрация требует присвоения номера всем входящим документам. Это цифровая и буквенная надпись.

При заполнении рекомендуется трехзвенная структура.

1. Сначала вносится номер кода организационной единицы в соответствии со штатным расписанием.
2. Второе число — номер самого журнала.
3. Последнее число — номер документа.

Для разделения номеров используйте вертикальные черточки или тире.

Дата пишется в день, месяц и год, когда документ был получен из учреждения. Дата и регистрационный номер пишутся внизу с правой стороны.

Входящая почта может быть как внешней, так и внутренней.

К основным видам бумаги относятся

• Записки и командные тексты.
• Меморандумы с пояснениями.
• Меморандумы официального характера.
• Заявления, телеграммы.
• Письма.

Авторы документов называются корреспондентами. Они не обязаны указывать полное название организации, свои инициалы и фамилию. Исполнителем является тот, кого администратор назначил для работы с предметом, упомянутым в тексте.

В нашей новой версии вы можете узнать, как написать отчет о средней численности сотрудников по компании.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительный лист.
• Резолюция.

Размещение этих двух пунктов помогает контролировать решение важных вопросов, упомянутых в тексте. Такие записки считаются методом административного воздействия. В них указываются имена участвующих сторон и конкретные инструкции.

Календарь содержит полное описание решения. Эта информация облегчает контроль за тем, как выполняются инструкции. После прочтения документа и выполнения определенного действия создается заметка. Не рекомендуется включать в календарь слово «выполнено». Это может привести к неприятным ситуациям в будущем.

Дата решения — еще одно необходимое дополнение. Она помогает руководителю узнать дату рассмотрения документа. Эта дата также может не совпадать с датой регистрации документа.

Это важно, если решение вопроса по какой-либо причине задерживается. В этом случае ответственность ложится на руководителя, который не рассмотрел его вовремя.

Некоторые графы включаются в запрос руководителя.

1. Сколько листов содержит документ?
2. Как был доставлен документ специалисту?
3. Что можно указать в служебной записке?
4. Какой номер протокола имеет документ и его выдача?

Образец календаря входящих документов:.

Календарь входящей корреспонденции по предприятию; образец календаря документов, содержащих ОАО «Афиша».

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Прежде чем приступить к исполнению, указывается название и дата. Дата окончания срока действия указывается по мере полного дополнения конкретной книги.

Вторая и третья страницы календаря должны содержать сведения о лице, ответственном за его заполнение. Сюда входит период работы, ФИО и личная подпись.

Регистрация документа начинается с четвертой страницы. Перед началом работы книга нумеруется, запрещается вырывать даже одну страницу. Документ хранится в течение пяти лет. Поскольку календарь не относится к полному бухгалтерскому документу, переплет не обязателен.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В течение одного года может быть использован только один порядковый номер.
• Разрешается использовать только полную информацию. Если она является только обзорной, документ теряет смысл.
• Оригинальность. Когда требуется запись. В этот момент документ получает уникальный номер.
• Своевременность. Регистрация происходит в тот же день, когда профессиональный документ поступает в организацию. Срок продлевается до трех дней, но только в исключительных случаях.

Формы регистрации

Документы, которые не требуют ввода:.

1. Информационные документы.
2. Копии правительственных приказов, постановлений и распоряжений.
3. ‘Личные’ пакеты с соответствующей маркировкой.
4. Газеты, листовки, книги и другие печатные материалы.
5. Пояснительные приглашения на встречи, конференции, семинары и мероприятия.
6. Телеграммы и поздравления.
7. Письма рекламного содержания.
8. Информация и отчеты.

О сроках регистрации ООО в налоговой инспекции и последствиях несоблюдения сроков регистрации вы можете прочитать по этой ссылке.

О журнальной форме

Если бухгалтерский учет является самым важным, то применяется именно он. Затем происходит регистрация по документу, имеющему наибольшее значение. В каждой организации этот процесс требует разных наименований. Система регистрации актуальна в отношении документов с ограниченными полномочиями.

Это относится к конфиденциальным данным. Для каждого типа деловых документов разработаны календарные форматы. Детализация информации в документах различна.

При незначительном потоке документов выбирается календарный формат. При увеличении объемов такие системы приобретают ряд недостатков. Одновременное архивирование всех документов под силу только одному человеку. Процесс регистрации может занять много времени, если информации слишком много.

Невозможно организовать контроль за выполнением важных решений.

Календарный формат регистрации входящих документов.

Автоматизированная и карточная формы

Карточная система легко преодолевает некоторые из вышеперечисленных недостатков. Картотечные шкафы организуют информацию в любом порядке. Многие люди справляются со своими задачами одновременно. Служба сама определяет, в какой форме заполняются карточки.

Автоматизированные процедуры электронного архивирования стали наиболее популярным решением для современных предприятий. Регистрация происходит на различных рабочих местах. Информация о документах вносится в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой список папок, созданных организацией. Указывается срок хранения. Соблюдаются только установленные законом процедуры.

Это касается и дел, относящихся к структурным подразделениям. То же самое относится и к реестру. Печатные версии и научно-технические документы не являются единственной частью номенклатуры.

За ее подготовку отвечает секретарь по отчетности. Та же функция возложена на архивариуса компании, который отвечает за все документы. Наименование контролирующей структуры служит разделом. Если его нет, используется название сектора деятельности, должности руководителя или специалиста.

Как изменить основной оквэд ООО. И какие документы для этого нужны — читайте в новой юридической статье.