Ведение кадрового учета Кнопка — Бэк-офис для бизнеса

Ведение кадровой документации — это документирование всех процессов, связанных с трудоустройством сотрудников. К ним относятся прием на работу или увольнение, перевод на другую должность и т.д. В кадровых документах должны быть отражены:.

• факт приема сотрудника на работу; и
• должность, которую занимал сотрудник, и изменение должности; и
• дату и причину окончания срока действия трудового договора.

Важно, чтобы вся документация велась в соответствии с требованиями законодательства. Нарушения трудовых правил работодателя и неточности в документации могут привести к штрафам, судебным искам или другим неприятным последствиям для компании.

Какие виды документов кадрового учета существуют

Все документы, регулирующие деятельность работодателей и работников, можно разделить на различные категории

• Разрешенные действия — включая трудовые журналы, контракты и другие документы, подтверждающие законность работы, такие как
• Административные — включают команды, предназначенные для конкретных должностей, и письменное подтверждение других команд
• Внутренние — они могут включать официальную переписку по вопросам трудоустройства
• Регистры — в основном это регистры
• Бухгалтерские — это рабочие часы, рабочие листы и т.д.

Посмотрите, как просто использовать Кнопку

Выгоды

• Сокращение расходов — гонорар компании по внешнему назначению гораздо ниже, чем зарплата одного или нескольких сотрудников.
• Профессиональная поддержка — такие компании имеют большой опыт работы с широким кругом предприятий.
• Гарантия результата — специалисты несут ответственность перед своими клиентами. Клиенты фиксируются в условиях сотрудничества.
• Безопасность — вам больше не придется беспокоиться о бюрократических проволочках, если работник заболеет, возьмет отпуск или откажется от работы.

Какими вопросами занимается учет кадров ИП

• Поиск, трудоустройство и составление списков персонала.
• Инструкции для персонала, команды, подготовка кадровых компонентов.
• Выплата заработной платы, больничных листов, лицензионных пособий и других выплат сотрудникам.
• Соблюдение всей документации, связанной с персоналом.

Закон не ограничивает предпринимателей в том, как они ведут кадровый учет. Они могут заниматься этими вопросами самостоятельно, но это требует высокой квалификации и времени. Проекты немного облегчают интернет-сервисы для личных дел.

Они специально разработаны для ОСС, индивидуальных предприятий и МСП. Однако все равно на это требуется время и усилия, а цена ошибок может быть очень высока. Поэтому предприниматели часто оставляют ведение бухгалтерского учета внешним партнерам.

Это связано с тем, что в противном случае они должны нанять специалиста, а для большинства предпринимателей это невозможно.

Обязательная кадровая документация

Предприниматели или организации нанимают сотрудников и поэтому должны вести целый пакет необходимых документов.

• Рабочие ведомости и состояние заработной платы
• наем работников, лицензирование, пособия, предоставление сокращений,.
• рабочие программы, программы отпусков, правила внутреннего распорядка,
• журналы-ордера и все другие документы, связанные с персоналом, а также
• проездные документы; и
• контракты и трудовые книжки.

В зависимости от характера деятельности компании может потребоваться дополнительная документация. Например, если сотрудники используют финансовые или иные ценности, это может быть договор о материальной ответственности. Он может быть подписан кассиром.

Если сотрудник работает посменно, необходимо также подписать соглашение о смене. Некоторые работодатели также подписывают со своими сотрудниками соглашения о конфиденциальности.

Кадровую документацию можно разделить на три категории: нормативную, организационную и бухгалтерскую. Внутренние нормативные документы — это инструкции, в том числе правила трудоустройства, должностные инструкции и правила безопасности и гигиены труда. Соблюдение всех этих документов помогает предотвратить будущие конфликты между работниками и работодателями.

Организационные документы охватывают командировки и приказы, программы отпусков и программы для персонала. Вам также следует хранить копии всех официальных документов. контрактов, карточек работников, служебных записок, статусов и т.д.

Ведение кадровой документации при приеме на работу

Когда вы принимаете на работу сотрудника, первое, что вы делаете, это получаете от него пакет документов. К ним относятся их удостоверение личности, идентификационный код, номер страхового счета, диплом или любой другой документ, подтверждающий их правомочность. С этими документами необходимо подписать контракт.

На этом этапе также подписываются дополнительные документы, связанные с особым характером работы. Например, соглашения о финансовой ответственности или о неразглашении коммерческой тайны.

Соблюдение кадрового документа в таком случае требует регистрации договора и издания приказа о включении сотрудника в ваш штат. Обратите внимание, что ваш новый подчиненный обязан ознакомиться с этим приказом.

Затем в трудовой книжке делаются соответствующие записи, заводится журнал учета и карточка специалиста. Если в вашей компании используются рабочие листы, вы должны сразу же зарегистрировать нового сотрудника в рабочем листе.

Правильная бухгалтерия за 5 минут

Чтобы отобразить кнопку, просто зарегистрируйтесь. Она показывает, как работает сервис, отвечает на вопросы, рассчитывает затраты и позволяет сразу же начать учет.

Учет персональных данных

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» хранится информация о сотрудниках, соискателях и кандидатах (Corp).

В дополнение к необходимой информации о сотрудниках, предоставляемой программой, HR может формировать дополнительную информацию и сведения (например, рост, вес, размер одежды) и прикреплять майские фотографии с сотрудником. Можно приложить фотографию сотрудника и сохранить отсканированную копию документа.

Учет рабочего времени

‘1С:Зарплата и управление персоналом 8’ обеспечивает учет рабочего времени сотрудников в соответствии с плановой рабочей программой. Программа поддерживает создание любой рабочей программы, с поддержкой национальных и региональных календарей. (В версии KORP) имеется учет времени смены.

HR может регистрировать отсутствие сотрудников на рабочем месте по различным причинам, фиксировать работу вне установленной программы и автоматически генерировать необходимую документацию. Программа анализирует причины потерь рабочего времени и получает информацию о количестве сотрудников, отсутствующих по различным причинам в течение определенного периода. Ведется учет баланса лицензий и компенсационных лицензий.

Учитывается работа в выходные, праздничные и ночные дни, сверхурочные и другие сверхурочные работы.

Учет остатков отпусков и отгулов

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом общепит 8» предусмотрены не только настраиваемые печатные формы, но и рабочее место для своевременного назначения отпускных работникам и отпускного транспорта по инициативе работника или работодателя.

Механизм учета репо, заработанного за сверхурочную или отпускную работу, позволяет за несколько часов накапливать дополнительные репо, переводить их в дни, накапливать компенсацию отдельно, добавлять лицензии и напоминать остатки при увольнениях.

Воинский учет

‘1С:Зарплата и кадры 8’ позволяет регистрировать сотрудников всех категорий, подлежащих воинскому учету. Она размещается на охраняемых территориях и в специальных воинских реестрах. С помощью этой программы можно формировать отчеты по органам воинского учета, воинским журналам, листам уведомлений и другим документам, подлежащим оповещению о приеме на работу граждан.

Отчеты соответствуют Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утверждены Генеральным штабом Вооруженных Сил РФ).

Кадровый реестр Кадровый реестр Кадровый реестр Кадровый реестр Кадровый реестр Кадровый реестр Кадровый реестр Кадровый реестр Кадровый реестр Кадровый реестр

Документальное сопровождение

Документация по ведению личных дел сотрудников должна быть во всех организациях, предусмотренных ТК РФ — обязательная и необязательная

Перечень обязательных документов, составление которых определено ТК РФ:

• Личные карточки работников (ведутся по единой форме № т-2 или собственной форме) — в карточках ведется учет выполняемой работы, переводов и увольнений, лицензий, воинского учета, приказы о приеме на работу, приказы о приеме на работу, приказы о приеме на работу, приказы о приеме на работу.
• Приказы о приеме работника на работу
• Договоры с работником и дополнительные договоры к ним
• Личная трудовая книжка или трудовая книжка (трудовая книжка, сведения о работнике, выполненной им работе, сведения о переводе на другую должность или изменении места работы)
• Документы, касающиеся перевода работника; и
• распоряжения, касающиеся увольнения работника; и
• приказы о выдаче лицензий, о
• программа отпусков — процесс обучения и утверждения программы, количество выходных дней на одного работника, изменения и дополнения при переносе или отзыве лицензии; и
• штатное расписание (документ определяет структуру, состав и численность работников — конкретизируется перечнем должностей, структурных подразделений).

• правила внутреннего распорядка компании (в этом документе фиксируется порядок приема и увольнения сотрудников, их рабочее время и отдых, а также поощрения и наказания, предлагаемые компанией); и
• коллективные договоры; и
• положение об оплате труда (документ содержит отделы, посвященные принципам оплаты труда, системам, используемым в компании, условиям выплаты пособий и процессу возмещения); и
• Положение о защите персональных данных работников (документ определяет содержание и процессы обработки персональных данных)
• Положение об охране труда и технике безопасности на рабочем месте; и
• Положение о премиальных выплатах.

На какие вопросы должен отвечать кадровый учет

1. Количество сотрудников, работающих на предприятии, с учетом всех подразделений
2. Образование сотрудников Какова подготовка руководящего состава? Имеют ли специалисты ученую степень в своей области?
3. Каково распределение сотрудников по категориям и специализациям?
4. Каков стаж работы каждого сотрудника? Сколько работников проработали много лет в организации?
5. Какова текучесть кадров в бизнесе? Почему происходит замена или сокращение рабочих мест? Как часто сотрудники заполняют вакансии?
6. Каков уровень бизнеса предприятия? Как оплачиваются обязанности?
7. Посещают ли сотрудники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этой деятельности?
8. Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли они стажировку или обучение?
9. Как часто и почему сотрудники пропускают работу?

Способы организации учета

Существует несколько способов организации личных дел сотрудников. Выбор зависит от особенностей бизнеса и желаний администрации.

1. наем специалиста по кадрам или отдела кадров Этот способ позволяет организовать работу сотрудников в соответствии с принципами/требованиями компании. Руководитель может самостоятельно контролировать деятельность отдела или сотрудников, но должен организовать набор, рабочее место и контроль.

2. В некоторых компаниях сотрудники могут совмещать обязанности секретарей, бухгалтеров, юристов и специалистов по кадрам. Основными проблемами такого подхода являются высокая вероятность ошибки, отсутствие профессиональных знаний о сотруднике или отсутствие необходимой документации.

3. Передача кадровых архивов компаниям по внешнему назначению Иностранные компании по назначению — это организации, которые берут на себя ведение кадровых архивов на договорной основе за предоставление соответствующих услуг. Компания берет на себя работу по организации, управлению персоналом и полностью или частично снимает все эти задачи со своих плеч.

Преимущества передачи кадрового учета аутсорсинговой компании:

• Экономия затрат. Организация платит фиксированную сумму и ей не приходится тратить дополнительные средства на HR-услуги.
• Снижение рисков. Поручив ведение бухгалтерского учета внешнему партнеру, компания может забыть о нетехнических изменениях в российском законодательстве и сосредоточиться на других обязательствах.
• Качество работы. Фирмы, занимающиеся внешними поручениями, используют в своей работе проверенные и эффективные методы. Эксперты обладают глубокими знаниями в своих отдельных областях.
• Круглосуточная поддержка. В отличие от сотрудников вашего собственного отдела кадров, сотрудников компании по внешним заданиям не нужно подменять во время отпусков/болезней/промоушенов.3 Эксперты компании взаимозаменяемы, поэтому нет времени прекращать работу.
• Бухгалтерские последствия. Как правило, в компаниях внешнего выпуска работают не только специалисты отдела кадров, но и сотрудники юридического, экономического и финансового отделов. Все вопросы рассматриваются как единое целое.

Основные ошибки в ведении кадрового учета

• Отсутствие обязательной документации в конвертах для персонала,.
• Нарушения документальных приказов; и
• неправомерное внесение изменений в папки сотрудников; и
• Включение документов, которые не должны присутствовать в папке, в папку.
• Передача папок сотрудников сторонним организациям и лицам.

Ведение личных дел не является обязательным, за исключением личных дел сотрудников органов местного самоуправления и государственных служащих.

Следует отметить, что хранение копии личных документов работника в его личном деле может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение Закона о персональных данных.

• Заключение трудового договора с копией
• Трудовой договор не датирован датой регистрации
• Трудовой договор не подписан
• Отсутствует подпись работника при получении копии трудового договора на экземпляре работодателя
• Отсутствие необходимых обязательных условий или сведений; и
• Отсутствие условий приема на работу, если таковые имеются, в связи с испытательным сроком
• Отсутствие конкретного размера заработной платы, если таковая имеется
• отсутствие даты окончания срока действия заработной платы и места выплаты, если это не указано в правилах внутреннего трудового распорядка (если правилами внутреннего трудового распорядка установлен срок действия, его не обязательно указывать в трудовом договоре); — отсутствие даты окончания срока действия заработной платы и места выплаты, если это не указано в правилах внутреннего трудового распорядка; и
• отсутствие определенного режима работы и отпусков, если режим работы отличается от указанного в ПВТР.

• Отсутствие отметки «дубликат» при выдаче копий трудовой книжки; и
• отсутствие подписи в трудовой книжке при увольнении (при выдаче трудовой книжки работнику в связи с увольнением он сверяет все записи с работодателем и подписывает трудовую книжку после ее подписания работодателем).
• Отсутствие лица, ответственного за ведение и оформление трудовых книжек работника и соблюдение информации о трудовой деятельности работника в электронном формате
• Отсутствие дополнительной информации о работнике (например, если работник имеет высокий уровень подготовки)
• Неправильный номер,.
• Отсутствие файла перемещений, и
• Отказ в выдаче трудовых книжек учащимся и студентам
• Неверные или неправильные записи в журналах регистрации рабочих мест,.
• Ведение журнала регистрации в ненадлежащем виде, напр.
• Отсутствие записей в журнале регистрации заданий, the
• Несоответствия в разделе информации для сотрудников,.
• Отсутствие подписи работника,.
• Неполное наименование работодателя,.
• Отправка трудовой книжки по почте уволенному работнику без письменного заявления работника.

Любая из ошибок может негативно сказаться на надзоре и репутации организации в целом, привести к финансовым затратам и санкциям. Оформлением кадровых документов должны заниматься авторитетные компании, хорошо знающие российское законодательство и следящие за нововведениями.

Почему UNICON OUTSOURCING?

• Компания оптимизировала затраты за счет автоматизации рутинных процессов и внедрения инструментов самообслуживания для сотрудников заказчика.
• В компании создан автоматический контроль качества и применяется строгая система KPI
• Команда экспертов-методологов следит за изменениями в законодательстве, исследует текущую практику и дает рекомендации клиентам о том, как лучше создавать процессы, документы и кадровые процедуры.

Преимущества ведения кадрового учета в UNICON OUTSOURCING

Снижение рисков. Мы можем сбросить все возможные ошибки в кадровом учете.

Доступ к лучшим практикам. Наши эксперты занимаются кадровым учетом во многих компаниях, постоянно совершенствуя процессы и повышая уровень своих знаний. Клиенты получают проверенные инструменты и опыт многих экспертов от одного поставщика.

Оптимизация процедур. Мы поможем вам сделать кадровое делопроизводство прозрачным. Наши клиенты — это крупные компании с широким спектром филиалов. Со многими из них мы работаем уже более пяти лет и регулярно получаем благодарственные письма.

Мы пишем только о самом важном. Вы первыми узнаете о финансовых событиях, влияющих на ваш бизнес, о том, как сократить расходы, оптимизировать работу компании и принимать правильные административные решения, не тратясь на операционные процессы.

С чего начинается кадровый учет в новой организации?

Организация личных дел сотрудников включает в себя несколько этапов. Краткие инструкции по организации личных дел сотрудников на предприятии:.

Организация личных дел персонала. В настоящее время не существует утвержденной директивы по управлению персоналом. Каждая организация действует по-своему. Как правило, для начала необходимо изучить нормативно-правовую базу и привлечь специалистов, знающих законы и нормативные акты.

Создать основу для локальных нормативных актов. В контексте юридической документации необходимо составить контракт с директором и издать приказ о его приеме на работу на основании протоколов, утвержденных владельцем агентства. Следующим шагом является подготовка перечня кадровых документов, связанных с бюрократией, и утверждение формы с директором.

Подготовка документов о приеме сотрудника на работу. Подготовка формы трудового договора — ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работником и участвует в судебном урегулировании в случае возникновения спора. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора.

Также необходимо подготовить документацию для учета лицензий, написать программы для персонала, должностные инструкции и т.д.

Назначение кадрового состава. В рамках этого этапа необходимо назначить специалистов, ответственных за ведение и сохранение трудовых книжек сотрудников, организацию обработки персональных данных, специалистов по воинскому учету и специалистов по защите директивных органов. Также назначается лицо, ответственное за охрану труда, представление информации в службу занятости, отчетность работников и ведение трудовых книжек.

Это может быть один работник или группа.

Работники принимаются на работу. Для каждого специалиста при приеме на работу составляется пакет документации. Как правило, это приказы о приеме на работу, трудовые договоры, должностные инструкции, трудовые книжки (новые или старые), личные карточки и согласие на обработку персональных данных.

В СБИС есть все необходимое для управления кадровой документацией. Вы можете легко нанимать сотрудников, регистрировать лицензии, создавать кадровые программы и рассчитывать продажи сотрудников.