Регистрация документов, Общие правила регистрации документов — ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Регистрация документа предполагает запись учетной информации о документе в установленной форме. При этом устанавливается факт создания, передачи или приема с указанием даты и регистрационного индекса, а в дальнейшем фиксируется запись регистрационной формы. Необходимая информация о документе.

Регистрация документов является важной частью организации работы с документами.

Основной целью регистрации является придание документу юридической силы. Кроме того, регистрация обеспечивает функции учета, контроля и поиска документов, используемых в деятельности по управлению оборудованием. Если правила регистрации соблюдены, то на любом этапе обработки документа картотечный отдел может быстро проверить судьбу документа.

Возмещение регистрации (индекса) документа отражает факт его создания, передачи и получения, поэтому ответственность несет тот, для кого документ был создан, получен или передан, так как возмещение регистрации (индекса) документа придает юридическую силу документу и учреждению, как описано выше.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, например, созданные и используемые внутри организации и направляемые в другие организации (административные, справочные, бухгалтерские, статистические, финансовые и т.д.): направляются в другие организации, исходящие от руководителя. Другие организации и частные лица (запросы граждан) подлежат регистрации.

Все документы регистрируются независимо от способа их создания. Это касается как традиционно набранных документов, так и документов, созданных с помощью современных информационных технологий.

Существуют определенные категории документов, которые не подлежат регистрации. Протокольный отдел должен самостоятельно составить список таких документов и приложить его к делу.

При составлении списка нерегистрируемых документов следует учитывать, что некоторые из них вообще не регистрируются (обычно это поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Структурная единица. Единица учета, переданная для исполнения.

Например, финансовые и бухгалтерские документы регистрируются в отделе бухгалтерии, документы по программированию — в отделе программирования и т.д.

Другими словами, список незарегистрированных документов содержит документы, которые не были зарегистрированы МТП или Секретариатом. Однако на практике некоторые организации регистрируют документы, направленные в бухгалтерию, отдел планирования, отдел закупок и т.д. Это должно быть зафиксировано в руководстве по ведению документации.

Эту запись можно использовать для создания единого банка данных ведомственных документов, но это увеличивает нагрузку на сотрудников DMS.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип архивирования заключается в том, что документы должны быть записаны только один раз. Это означает, что документ должен быть зарегистрирован один раз. Входящие документы — по дате поступления, внутренние и исходящие — по дате подписания или утверждения.

Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, он не регистрируется повторно.

В крупных организациях регистрация документов децентрализована, в основном там, где создаются и исполняются документы.

Например, документы, фиксирующие логистическую деятельность организации, регистрируются в отделе закупок — протоколы, постановления (решения) правления, распорядительные документы по основной деятельности, письма в администрацию и ответы на них — по личному составу. В этих случаях место регистрации документов должно быть указано в директиве по делопроизводству. В небольших организациях регистрация происходит в офисе сотрудника или, если офиса нет, все документы регистрирует секретарь.

Регистрация происходит по группам, в зависимости от типа документа, автора и названия содержания. Например, приказы вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности сотрудников, созданные учреждениями, акты управления бюджетной и хозяйственной деятельностью, бухгалтерские выписки, заявки на поставку и т.д. Они должны быть зарегистрированы отдельно.

По каждой группе документов в течение календарного года присваивается регистрационный номер.

Секретарю следует обратить внимание на особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел и совместных документов.

Организационные документы, как известно, содержат структурные подразделения, должностные инструкции, инструкции и положения о правилах, создаваемых в организации. Все эти документы оформляются в едином формате, а дата скрепляется печатью с порядковым номером (регистрационным), созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно

Если организация получает и отправляет факсы, рекомендуется регистрировать их в журнале входящих и исходящих факсов, независимо от названия вида документа.

Индекс регистрируемых документов включает номенклатуру дел, корреспондентов, корреспондентов, исполнителей и т.д. Организации вправе самостоятельно определять составные части индекса документов и их порядковые номера, исходя из целей поиска документов в учреждении.

Компоненты индекса могут быть присвоены в следующем порядке

Серийные регистрационные номера.

Индексы в соответствии с номенклатурой дел, и

Индексы в соответствии с используемым сортировщиком.

Регистрационные номера различных организаций также разделяются вертикальными знаками в регистрационных номерах документов, совместно подготовленных двумя или более организациями.

Обращения граждан регистрируются с номером отчета, содержащим первую букву фамилии заявителя.

Формы регистрации документов

Сегодня используются три формы регистрации

Журнальная регистрация

Журнальные регистрации подходят для небольшого количества обрабатываемых документов (500-600 документов в год или 15-20 документов в день). Его особенность заключается в том, что информация о документах записывается в хронологическом порядке.

Календарь представляет собой книгу, разделенную на колонки, где каждая страница содержит информацию о зарегистрированных документах. Количество шкафчиков определяется органом.

Карточная регистрация

Карточные регистрационные формы стали активно применяться в бюрократии советских учреждений после выхода ЕСКД. На карточке регистрируются все входящие и исходящие документы. Карточки изготавливаются из грубой бумаги, обычно формата А5 (148х210) или А6 (105х148).

Карточка содержит поля, информация в которых необходима и достаточна для записи сведений о документе.

Для достижения совместимости информации регистрационных данных и создания условий для перехода к автоматизированной регистрации СГРСД определен обязательный состав данных, размещаемых на карточке.

В карточке указывается наименование типа документа,

Индекс документа (дата и индекс) — для документов, поступивших в организацию

Название документа или краткое изложение его содержания; и

резолюция (исполнитель, содержание документа, автор и дата), и

сигнал об исполнении (краткая запись о резолюции по существу), дата фактического исполнения, индекс ответа на документ, номер дела в списке дел

номер дела в списке дел.

При необходимости организация имеет право расширить состав карточки, включив в нее следующие графы

Справка исполнителя о получении документа, о

Приложения и т.д.

Состав и оформление реквизитов карточки определены в обязательном порядке в директиве по делопроизводству.

Электронное делопроизводство

Организации, использующие для делопроизводства компьютерные программы, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые появляются на экране компьютера.

Форма электронной карточки похожа на традиционную РСС, и процесс ее заполнения такой же — просто используйте клавиатуру для ввода.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация проводится по каждой структуре, и база данных создается автоматически.

При копировании материалов с сайта Evkova. org должна быть активная ссылка на www. evkova. org.

Этот сайт был создан группой педагогов некоммерческой организации по обучению дополнительной молодежи

Сайт написан, поддерживается и администрируется группой преподавателей

Telegram и логотип Telegram являются торговыми марками Telegram Corporation FZ-LLC.

Сайт носит информационный характер и ни в коем случае не является публичным конкурсом, как это определено в статье 437 Гражданского кодекса Российской Федерации; Анна Евкова не оказывает никаких услуг; сайт не предназначен для того, чтобы быть публичным конкурсом, как это определено в статье 437 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документа — это запечатление события его создания или получения путем внесения соответствующей информации в реестр с уникальным регистрационным номером документа (индексом документа). Это самый важный этап управления документами.

По определению, регистрация придает документу первую юридическую силу, поскольку устанавливает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, он не получил свой номер, он не составлен и его как бы не существует. Например, приказы, уставы и т.д.

Если полученный документ не зарегистрирован, то факт его получения не подтверждается, и учреждение не несет за него ответственности.

Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (например, распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, статистические, учетные, финансовые), как документы, созданные и используемые внутри организации, так и документы, направленные в другие организации, а также полученные от вышестоящих организаций. Регистрации подлежат нижестоящие и другие организации и лица. Регистрации подлежат как документы традиционного типа, так и документы, созданные с помощью компьютерных технологий.

Если зарегистрированный документ передается из одного подразделения в другое, он не подлежит повторной регистрации.

Документы регистрируются в группах в соответствии с названием документа, его автором и содержанием. Например, административные акты финансово-хозяйственной деятельности руководителя основной деятельности, руководителя аппарата, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения совета директоров вышестоящей организации, записываются отдельно. Финансовые отчеты, хозяйственные отчеты, результаты научных разработок, планы работы базовой организации, заявки на поставку материалов и технических средств и т.д.

Регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

В небольших службах, на предприятиях все документы регистрируются централизованно секретарем. В организациях с подразделениями внутренняя регистрация документов децентрализована в бухгалтериях, отделах кадров и канцеляриях. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения.

Входящие документы должны быть зарегистрированы в день получения, в день отправки и в день транспортировки.

Служба управления документами не регистрирует следующие виды документов

Календарная.

Календарные системы обычно используются там, где безопасность документов имеет первостепенное значение и где календари обычно используются с наиболее важными документами. Паспорта, названия должностей и квалификации. Для банков это включает календари вкладов и корпоративных счетов.

Система реестров используется при обработке документов ограниченного доступа: конфиденциальных и секретных. Для каждой категории документов обычно существует своя форма журнала с различными реквизитами информации о документе.

Например, дневник конфиденциальных документов имеет следующие графы.

Журнальная система была удобна для организаций, поскольку они получали только небольшое количество документов. При большом количестве документов журнальная система имеет несколько существенных недостатков Регистрация журналов ведется в порядке поступления документов, и поэтому может вестись только одним человеком одновременно. При получении большого количества документов процедура регистрации может затянуться, что задерживает дальнейшую обработку документов.

Кроме того, журнальная система часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, в которые передаются документы. Однако основным недостатком системы регистрации через журналы является невозможность контролировать условия исполнения документа и организовать немедленное проведение информационно-справочной работы по документу.

Карточные формы

Форма регистрационной карточки преодолевает эти недостатки. Карточки могут располагаться на вкладках в любом порядке, что позволяет одновременно регистрировать документы многим людям, делая копии необходимых экземпляров регистрационной карточки. Формат оформления определяется самим учреждением и фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированные формы

Однако наиболее рациональной является автоматизированная, компьютеризированная система архивирования. Регистрируя документы на разных рабочих местах, всю информацию о документе можно занести в базу данных. Это позволяет организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль над документами.