Протокол совещания: образец, шаблон, пример оформления, правила ведения, содержание и согласование.

Основная функция процедур совещаний (образец ниже) — фиксировать проделанную работу, заданные вопросы, высказанные мнения и принятые в ходе совещания решения.

Процедуры чаще пишутся на собраниях, где решаются вопросы, связанные с деятельностью компании. Не лишним будет написать такие документы, когда проводятся встречи с представителями других организаций, в том числе государственных служб.

Как проводится совещание?

Такие мероприятия обычно тщательно готовятся. Часто в крупных компаниях есть сотрудник, отвечающий за подготовку встреч. Он может быть помощником, секретарем или референтом. Этот человек собирает все нерешенные вопросы, которые необходимо решить, и сообщает всем заинтересованным лицам о времени и месте встречи.

Отказаться от участия в собрании можно только по серьезным причинам, так как интересен тот факт, что участие в собрании является частью отчета сотрудника об обязательствах компании.

Обычно на собрании председательствует глава компании, но председательствовать на собрании может и другое лицо. Это лицо зачитывает вопросы и проводит голосование. Протокол самого собрания может вести лицо, ответственное за организацию мероприятия, или лицо, проводящее собрание, в соответствии с моделью, принятой в компании.

Руководство компании оставляет за собой право оговорить порядок подписания практик всеми сотрудниками, причастными к принятым на собрании решениям.

Хранение

Копии всех собраний должны храниться в одном месте. Ответственный за организацию собрания обычно отвечает и за хранение документов.

Если протоколы больше не нужны, их следует отправить в архив организации. Общий срок хранения этих документов составляет три года. По истечении этого срока протокол должен быть доступен.

Правила составления документа

Поскольку четкого образца протокола собрания не существует, решение о его составлении остается за руководством компании. Однако существуют общие принципы, которых следует придерживаться при составлении таких деловых документов.

Что должен содержать документ:.

• Дата, место проведения собрания, номер документа (если такой документ есть).
• номер документа (если такой документ зарегистрирован),.
• Название компании — если собрание проводится в отдельном помещении, эта информация также должна быть включена.
• Полный список лиц, присутствующих на собрании, их должности и имена.
• Имена лиц, соблюдающих протокол собрания.

（ Основная часть практики (в соответствии с моделью) должна включать в себя

• Все вопросы повестки дня, включая
• Если проводилось голосование, то зафиксированные результаты
• принятые решения; и
• краткое изложение выступлений участников.

В некоторых случаях в протоколе фиксируются четкие сроки выполнения конкретных проектов, что дисциплинирует сотрудников, ответственных за их выполнение.

К протоколу может быть приложен практический документ, отражающий характер вопросов, решенных на совещании. Фото- и видеосъемка во время совещания разрешается при согласии всех участников.

Практические образцы изготавливаются на листах бумаги формата А4. Другие форматы принимаются на фирменном бланке. Протокол ведется только в одном экземпляре, копии выдаются участникам. Документы могут быть составлены как в рукописном, так и в печатном виде.

«Шапка» документа

Практики рекомендуется составлять по образцу, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. 30-2003. Этот документ предусматривает, что в «шапке» должна быть указана организационно-правовая форма — полное наименование предприятия.

Если орган имеет официальное сокращенное наименование, то допускается его использование. Затем указывается тип (наименование) документа, в данном случае: «протокол». Подсчет документов и последовательностей рекомендуется проводить в начале каждого года.

После номера документа рекомендуется указывать заголовок. Например, «Протокол № коллективного собрания трудового коллектива…» и так далее.

В соответствии с ГОСТом следует указать место проведения собрания (город, село).

Дата документа должна соответствовать дате проведения собрания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола. На практике это объясняется тем, что они могут быть изготовлены на следующий день и подписаны заинтересованными лицами.

Вводная часть

В этой части типового образца следует указать имя президента и секретаря собрания. Если собрание является регулярным мероприятием, рекомендуется, чтобы ответственное лицо зарегистрировало эту функцию в своей должностной инструкции во избежание споров в будущем. Если собрание является пакетным мероприятием, в должностную инструкцию вносить изменения не нужно.

Если на собрание приглашены люди, которые не являются сотрудниками компании или работают в организации, но редко посещают такие собрания, следует указать поле «приглашенные». Если сообщается о лицах, не являющихся сотрудниками компании, их должности не указываются, а список ‘Представитель ООО’ …. ‘Имя’, как указано ниже.

Также в этом разделе все присутствующие должны указать свою должность. Если участников собрания много, более 15, рекомендуется вместо ФИО указывать только их должности.

В некоторых случаях участники могут быть зарегистрированы, и список зарегистрированных может быть приложен к протоколу.

Основная часть

Эта часть Практики (пример выше) должна включать повестку дня. Рекомендуется указывать имя и должность докладчика рядом с каждой темой. Например:.

… 2. утверждение правил информационной безопасности департамента: ……

Докладчик: ответственный за название департамента информационной…». .

Протоколирование

Затем секретарь конференции обычно занимается записью. Регистрируются все выступления докладчиков по документу (если они присутствуют). Если принимается решение и голосование заносится в протокол, например: …

«… Третий пункт повестки дня, докладчик …. Описание… Имя… Краткое содержание выступления (резюме)…

«за» -56, против «-1, воздержался «-10 ….» .

Другой пример, когда производственный проект поручается конкретному эксперту:.

«… По пятому вопросу выступил начальник цеха ФИО15.

Решили: назначить цех № 4 цеха № 15 ФИО ответственным за поставку металлопрокатной продукции. Срок исполнения — … до даты …». .

Эти записи должны быть отдельными по каждому вопросу.

Заключительная часть

В последней части (пример ниже) ставятся подписи и фамилии председателя и секретаря. При необходимости можно включить список тех, кто должен быть поставлен в известность о данной практике. Это особенно актуально для сотрудников, которым поручены личные задания.

Краткая форма документа

Протоколы могут быть составлены в полном и кратком формате. Эти два вида документов отличаются только количеством деталей в документе.

Как правило, простые формы используются при самостоятельной записи заседаний. В этом случае текст не содержит информации об обсуждениях или выступлениях, комментариев присутствующих, а лишь фиксирует происходящее.

Выписка

В некоторых случаях может потребоваться посвящение практиков в суть дела. Для этого заинтересованному лицу следует обратиться к секретарю собрания и запросить копию или выписку из протокола. Последнее более целесообразно, если собрание охватывает слишком много вопросов, а сотрудника интересует конкретный вопрос.

Например, потому что это касается его самого.

Секретарь готовит выписку, содержащую заголовки, введение и основную часть документа. Необязательно показывать весь распорядок дня и информацию по каждому вопросу, а только там, где это представляет интерес для человека, запрашивающего информацию.

Когда необходимо протоколировать собрания

Такой документ необходимо составлять, когда принятые решения затрагивают интересы компании в целом, агентства или собственников. Например, этот документ необходим при регистрации ООО. Эта форма активно используется при формировании основного курса компании, определении новой коммерческой политики, выборе поставщиков и организации работы с клиентами.

Подводя итог, следует сказать, что данный документ является обязательным во всех случаях обращения к руководству и/или собственникам компании. Этот документ является официальным подтверждением того, что все заинтересованные стороны согласны с принятыми решениями.

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев этот документ готовит и дополняет секретарь компании, но это не является обязательным. Некоторые предприятия подходят к этому вопросу по-разному. Это зависит от того, как часто возникает такая необходимость.

Например, если он нужен не чаще одного раза в месяц, секретарь может заниматься им, не отвлекаясь от других обязанностей. Однако если это нужно делать ежедневно, независимо от времени, то этим может заниматься другой человек.

Формат документа зависит от внутренних требований бизнеса. В некоторых случаях секретарь (или специалист) делает записи по ходу развития событий на совещании и использует заранее утвержденный шаблон для создания полного документа. В других случаях сначала делается аудио- или видеозапись совещания, которая используется в качестве основы для полного документа.

Пример стандартного шаблона протокола, используемого многими организациями.

«__»________ 20__ г.

Президент — _________________________________ (имя и фамилия).

Секретарь — ________________________________________ (полное имя).

(Название, фамилия и инициалы в алфавитном порядке).

(Название, фамилия и инициалы в алфавитном порядке).

(Должность, фамилия, инициалы) (Сведения о докладе)

(Должность, фамилия, инициалы) (Сведения о докладе)

(Должность, фамилия, инициалы) (Сведения о докладе)

(Должность, фамилия, инициалы) (Содержание отчета)

(Должность, фамилия, инициалы) (Сведения о докладе)

Президент ________________ / / (Подпись) (Имя)

Секретарь ________________ / / (Подпись) (Имя)

«__»________ 20__ г. _____________________

Как правильно составлять и оформлять

Каждая компания имеет определенные отличия в оформлении документации, но статья 181.2 Гражданского кодекса РФ, статья 4, дает перечень данных, которые должны быть указаны. Рассмотрим, как правильно оформить протокол собрания и какую информацию необходимо включить в протокол.

1. Время, дата, место.
2. Информация о том, кто присутствовал на собрании, о
3. результаты голосования по каждому вопросу, информация о том.
4. информация о том, кто открыл голосование
5. информация о том, кто голосовал против решения.

Помимо вышеперечисленного, в документе обязательно отражается суть собрания, перечисляются вопросы, по которым должно быть принято решение, и приводится важная информация о собрании, которая должна быть учтена при принятии окончательного решения.

Образцы

Пример документа учредительного собрания неправительственного фонда :

Это типичный пример того, как протоколы собраний могут быть использованы для определения будущего направления деятельности.

Пример проверки выполнения условий контракта :

Пример смены руководителя :

Родился в Украине, получил самостоятельное российское гражданство в 2017 году, прошел все этапы, изучил законы, требования и детали для решения различных задач. Теперь знаком с этим и делюсь своим реальным опытом .

Совещание

Под совещанием обычно понимается встреча сотрудников предприятия в официальных рамках для решения какого-либо вопроса. Некоторые термины включают «совещания по программированию». Для целей нашего текста необходимо различать эти два термина.

Совещания обычно представляют собой обсуждение текущих деловых вопросов. Они могут проходить ежедневно или раз в неделю. Совещание — это место для обсуждения более крупных вопросов, которые каким-то образом влияют на бизнес в целом и его будущее.

Порядок и частота проведения собраний определяется руководством организации.

Состав участников определяется в каждом конкретном случае, в зависимости от вопросов, рассматриваемых на собрании. Как правило, это генеральный директор, его заместитель и руководитель отдела. В начале каждого собрания люди голосованием выбирают президента собрания.

Именно он ведет мероприятие, открывает и закрывает его и задает соответствующие вопросы.

Плановое или внеплановое

Собрания могут быть незапланированными или неправильно понятыми. В первом случае обычно существует четкое расписание, которого должны придерживаться все участники процесса. Возможно, им даже придется приехать из разных мест.

Событие высвобождения происходит, когда происходит событие, затрагивающее весь организм. Например, это может быть заявление о ликвидации, реорганизации и т.д.

Протоколирование

Затем секретарь конференции обычно занимается записью. Регистрируются все выступления докладчиков по документу (если они присутствуют). Если принимается решение и голосование заносится в протокол, например: …

«… Третий пункт повестки дня, докладчик …. Описание… Имя… Краткое содержание выступления (резюме)…

«за» -56, против «-1, воздержался «-10 ….» .

Другой пример, когда производственный проект поручается конкретному эксперту:.

«… По пятому вопросу выступил начальник цеха ФИО15.

Решили: назначить цех № 4 цеха № 15 ФИО ответственным за поставку металлопрокатной продукции. Срок исполнения — … до даты …». .

Эти записи должны быть отдельными по каждому вопросу.

Решения участников совещания

Совещания руководства компании следует отличать от совещаний учредителей компании. Это два разных документа, поскольку они представляют собой два совершенно разных инструмента. В последнем случае все решения, принятые собранием, являются обязательными для исполнения.

Например, решение о ликвидации компании исполняется генеральным директором, который не обязательно входит в состав учредителей.

Собрание весьма полезно — оно помогает определить направление деятельности, развитие организации.

Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок

Первое, что необходимо отметить. Написать полное название документа и присвоить ему уникальный номер. Заголовок документа, дата и место проведения собрания, протокол.

Затем упомяните в тексте всех присутствующих сотрудников. Президент всегда должен упоминаться отдельно. Не забудьте отметить человека, который ведет протокол. Для каждого участника напишите его/ее имя и должность согласно справочнику сотрудников.

Ниже по тексту сообщите о вопросах повестки дня. По каждому из них в результате должно быть принято решение.

Пример.

На данном этапе работа над протоколом завершена. Президент и человек, который вел протокол, должны подписать его. Теперь официальный документ имеет решающую юридическую силу.

Краткое изложение практики может быть разослано по электронной почте всем заинтересованным сторонам. Трудовое законодательство обязывает работодателя информировать своих подчиненных обо всех событиях, которые каким-либо образом их касаются.