Первичная документация по учету кадров и заработной плате

При оформлении первичных документов, связанных с кадровым учетом и заработной платой, необходимо помнить о положениях статьи 9, пункта 2 Закона № 129-ФЗ.

Согласно этому положению, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в сводной форме первичных учетных документов.

Унифицированная форма, применяемая для оформления трудовых отношений с работниками, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004г. № 1 «Об утверждении сводных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Этим постановлением были утверждены следующие формы первичных учетных документов

1. по учету кадров:.

Данные формы используются для оформления приема на работу работника (Т-1) или группы работников (Т-1а). Данные формы хранятся в течение 75 лет.

Карточка учета кадров является первичным документом, связанным с оформлением соответствующего работника, и выдается всем без исключения работникам предприятия, с которыми заключен трудовой договор. Срок действия — 75 лет.

Необходимый и очень важный документ, в котором собрана информация о структуре организации, штатном расписании и персонале. Штатное расписание и любые изменения, вносимые в него, утверждаются приказом руководителя. Срок хранения — 3 года.

Данная форма используется научными и образовательными учреждениями для учета научных сотрудников. Она заполняется на основании кандидатских и докторских диссертаций, аттестатов доцента и профессора и других подобных документов.

Перевод работника на другую должность в организации оформляется стандартно. К приказу должно прилагаться письменное согласие работника. Срок хранения составляет 75 лет.

Относится к оформлению и учету отпусков. Срок хранения 5 лет.

Обязательный локальный нормативный акт, определяющий очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового кодекса.

Он утверждается работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года.

Порядок составления графика может определяться правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного трудового договора или иными внутренними документами организации.

Работники должны быть уведомлены в письменном виде не менее чем за две недели до начала отпуска. Срок хранения 1 год (рекомендуется хранить до проверки налоговой инспекции или инспекции по труду).

№ ТТ-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,.

№ ТТ-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,.

Срок хранения — 75 лет. Срок хранения — 75 лет.

Заполняется в случае служебной командировки работника (сотрудника). Подготавливается в соответствии с командировкой (форма Т-10а). Срок хранения — 5 лет (10 лет при длительных международных командировках).

Помогает подтвердить время, проведенное в командировке. В этом документе указывается время прибытия и убытия сотрудника на рабочее место. Этот документ выдается на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется получателем. Срок хранения — пять лет (75 лет в случае командировки, например, на Крайний Север).

В нем содержится информация о цели поездки сотрудника и ее конечном результате. Это является основанием для подготовки приказа по форме Т-9 и помогает обеспечить финансовую обоснованность командировочных расходов. Пожизненное — 5 лет (10 лет для долгосрочных международных поездок).

Выдается, когда поощряется успешная работа сотрудника. Приказ служит основанием для внесения соответствующих записей в личную карточку работника (форма № Т-2, № Т-2ГС(МС)) и в трудовую книжку работника. Срок хранения — 75 лет.

2. для расчета рабочего времени и заработной платы:

№ Т-12, «Табели учета рабочего времени и расчета заработной платы»; и

Этот документ не только отражает трудовую дисциплину в организации, но и является основанием для начисления заработной платы работникам.

Этот документ необходим компаниям не только для начисления заработной платы. Листок также необходим для подтверждения финансовой обоснованности расходов на оплату труда работников для целей налогового учета, так как по сути является документом, подтверждающим осуществление работником трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется большинством организаций. Срок хранения составляет пять лет (75 лет для вредных условий труда).

Используются автоматизированные системы для контроля присутствия и отсутствия работников (и другие системы распознавания для регистрации времени прихода и ухода работников); срок хранения 5 лет (75 лет, если условия труда опасные).

Используется для начисления и выплаты заработной платы работникам; если используются формы Т-49, то другие расчетные документы и платежные документы по формам Т-51 и Т-53 не составляются.

При перечислении заработной платы работнику на банковскую карту создается только одна платежная ведомость (формы № 49 и Т-53 не создаются). Срок хранения составляет 5 лет с учетом контроля. (при отсутствии лицевого счета — 75 лет).

Используется для учета и регистрации клиринговых ведомостей выплат, произведенных работникам; срок хранения 5 лет.

Используется для регистрации ежемесячной информации о заработной плате, всех начислений, бронирований и выплат, произведенных работникам в течение календарного года. Срок защиты 75 лет.

Используется для расчета отпускных, причитающихся работникам; срок хранения 5 лет; подлежит контролю. (если нет лицевого счета — 75 лет).

Используется для учета и расчета заработной платы, отпускных и других выплат работникам по окончании трудового договора; срок хранения 5 лет; подлежит контролю. (при отсутствии лицевого счета — 75 лет).

№73 «Акт приемки выполненной работы по срочному трудовому договору, заключенному на определенный срок».

Применяется для регистрации и бухгалтерского контроля принятой сдачи работ, выполненных работниками по срочным трудовым договорам, заключенным на период выполнения определенных работ.

Он служит основанием для окончательного или поэтапного расчета суммы оплаты за выполненную работу; на него распространяется пятилетний срок консервации, подлежащий контролю. (75 лет, если нет лицевого счета).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

При отсутствии обязательных утвержденных кадровых документов инспекторы труда могут проверить администрацию агентства.

Так, в соответствии со статьей 5.27 российского Закона об административных правонарушениях, нарушения Трудового кодекса и Кодекса охраны труда сопровождаются наложением административных штрафов.

Нарушения Трудового кодекса и ранее наложенные штрафы за аналогичные административные нарушения влекут за собой отчисление из профессии на срок от одного до трех лет.

Согласно статье 13.20 КоАП РФ, нарушение правил пользования хранилищами, комплектования, учета или архива документов (к этим документам относятся трудовые книжки, личные карточки, команды сотрудников и т.д.).

Согласно статье 90 Трудового кодекса РФ, лица, виновные в нарушении правил приема, обработки и защиты персональных данных работников, несут дисциплинарную и материальную ответственность в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом и иными федеральными законами. А также гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном федеральным законом.

То же самое относится к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу рабочих документов.

Согласно статье 137 Уголовного кодекса Российской Федерации, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без согласия или распространения

либо принудительными работами на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового

либо лишением свободы на срок до двух лет с правом занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

Одновременно наказываются те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения.

либо лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет или без такового

либо принудительными работами на срок до четырех лет с правом занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового

либо лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового.

Контроль за своевременностью, полнотой и правильностью ведения кадровых архивов, соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, в том числе норм Трудового кодекса, осуществляют инспекторы по труду, которые проводят внеочередные проверки государственной документации и плановые.

Жалобы работников могут рассматриваться прокуратурой совместно с инспектором труда.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие Начните с освобождения кабинета и полок .

Возьмите несколько десятков картонных регистрационных блоков.

Пройдитесь по списку кадровых документов, которые должна иметь каждая организация, и для начала подпишите их карандашом (приведен ниже).

Создайте из этого справочника контрольный список и начните сортировать по папкам документы, отмечая обязательны е-Контрольный список.

КоАП РФ предусматривает санкции за нарушение трудового законодательства.

Для сотрудников — 1000-5000 рублей.

Обязательные кадровые документы

Сначала проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые сотрудники могут утверждать, что в должностной инструкции нет такого обязательства. Я лишь «одобряю» любую должностную инструкцию, чтобы уточнить все детали, но обязанность соблюдать все трудовое законодательство, а также постановления правительства, приказы министерства и другие нормативные акты существует. Статья 45 Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003 г.

гласит, что такие обязанности должны быть у всех форм основной деятельности (штраф 30 000 рублей). Организация может не иметь таких обязанностей только в одном случае. Если все, что связано с журналом работ (учет, хранение, снабжение), находится в руках директора.

Он может работать с любыми документами без дополнительных распоряжений в рамках своих законных полномочий.

Совет: Лучше, если руководитель не будет прикасаться к журналу учета работы. Пусть каждый видит свою работу.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, оплаты труда, льгот и персональных данных являются обязательными локальными нормативными документами, которые должны существовать в каждой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. Их отсутствие влечет за собой штраф в размере 30 000.

5. Штатное расписание

Продолжаются споры о том, является ли этот документ обязательным. Поскольку в российском трудовом законодательстве есть такие термины (см. статьи 8 и 57 Трудового кодекса), я не вижу смысла это обсуждать. Так и должно быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

Лицензионные таблицы по номенклатуре дел ведутся только один год. Поэтому главное — учесть дату утверждения документа. Она должна быть датирована двумя неделями ранее того года, в котором он создается. Все кадровые сроки начинаются на следующий день. Для праздничных программ это 17 декабря.

Не забудьте свериться с календарем! Например, 17 декабря 2016 года выпало на субботу. Инспектор ЕИБ в таких случаях спросит, обязаны ли вы работать в день репозитория с соответствующей компенсацией от вашего руководителя. В том году «спаслись» только те компании, руководители которых имели ненормированный рабочий день — «Я вышла в субботу на утверждение праздничной программы.

Все остальные заплатили штраф по 30 000 рублей.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельный вопрос, который четко регулируется Трудовым кодексом РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Это трудовые книжки, заполненные и полученные сотрудниками отдела кадров в соответствии с приказом о назначении лица, ответственного за оформление, соблюдение и ведение трудовых книжек (см. выше). Настоятельно рекомендуется написать отчет с указанием количества найденных трудовых книжек, даже если нет возможности сфотографировать папки.

Таким образом, можно обсудить возможную потерю трудовых книжек.

9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

Кроме того, «процесс предложения работодателю внести книжку или вкладыш в трудовую книжку». Бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с книгой учета (ст. 41 Инструкции РФ от 16.

04. 2003 № 225). Во многих случаях бланки, свидетельства и книги учета расходов хранятся в отделе кадров, так как бухгалтерия отказывается их принимать.

А это является нарушением распоряжения Правительства РФ. Отсутствие пробелов в трудовых книжках и отсутствие бланков вкладышей в трудовых книжках наказывается штрафом в размере 30 000 рублей каждый. Количество бланков на складе зависит от количества сотрудников и текучести кадров.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Они хранятся в бухгалтерии.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Введение, перенос, урегулирование трудовых отношений (увольнение), материнство, уход за ребенком, неоплачиваемые лицензии, дополнительный годовой заработок, выезд за границу, изменение личных данных.

Примечание! Командировки, выданные до 1 января 2003 года, должны храниться в течение 75 лет (43-ФЗно. 43-ФЗ от 2 марта 2016 года).

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

Приказы по личному составу должны сопровождаться письменными обоснованиями. Например.

Заявления (открепительные удостоверения, сокращение штата),.

ВАЖНО: Согласно статье 68 Трудового кодекса РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании трудового договора. Ссылки на заявление нет — многие работодатели используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от характера деятельности организации их количество может варьироваться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За недочеты Роскомнадзор может наложить штраф в размере от 15 000 до 75 000 рублей.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы должны быть обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Они становятся обязательными, если трудовой договор содержит необходимые пункты (статья 57 Трудового кодекса) или если работник подписал обязательство не разглашать их.

3. Положение об аттестации

Это только внутренняя оценка рабочей силы организации. Она должна регулироваться местным нормативным законодательством, которое определяет цели, обязанности, процессы и обучение по результатам.

4. Должностные инструкции

В качестве альтернативы можно подготовить только должностные инструкции (ИС). Подойдите к ним и предусмотрите их в трудовом договоре или предоставьте их на подпись сотруднику. Роструд рекомендует ДО (письмо Роструда №3042-6-0 от 8 августа 2007 г., 31.

10. 2007¹4412-6). Термин «должностная инструкция» не относится к российскому трудовому законодательству.

6. Графики сменности

Программа сменности должна существовать в организации, где работники в некоторых местах работают посменно. Программы сменности должны быть доведены до сведения сотрудников для получения не позднее чем за месяц до периода, на который они составляются. Формат программы не утвержден законом.

7. Гражданско–правовые договоры

Это очень серьезная проблема, и государственные инспекции труда всегда предвзято относятся к ним: в период с 1 января 2005 года по 31 марта 2014 года решения инспекторов труда по переоформлению договоров были обжалованы, и только суды могут сказать, что это их работа, с 01. 01. 2015 года к ИПК были вернулись права, и теперь их решение стало решающим.

Этот вопрос стал обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Он регулируется постановлением Правительства РФ 823 от 14. 11. 2002 «О порядке утверждения перечня работ и должностей, при выполнении которых работодатель может заключать договоры о материальной ответственности».

Такие договоры могут быть заключены только с работниками, чья работа непосредственно связана с получением или выдачей материальных или финансовых ценностей.

Проверяется наличие необходимых документов, проводится первичная проверка, найденные документы помещаются в папку. Далее необходимо детально проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие документы. Этому и другим аспектам управления персоналом можно научиться, посетив один из курсов Русской школы.

Татьяна Калугина — эксперт в области архивного дела и управления человеческими ресурсами, преподаватель Русской школы управления.

Кто отвечает за кадровые документы организации

На малых и средних предприятиях необходимые кадровые документы обычно ведутся сотрудниками или внешними бухгалтерами. Как вариант, персонал в личных делах может быть умопомрачительным — если есть достаточно времени и усилий. Бухгалтеры обычно неохотно занимаются этим или даже обходят стороной «кадровые» вопросы.

Между тем, отсутствие конкретного кадрового дела может привести к претензиям со стороны инспектора работодателя или штрафам.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, который должны пополнять все организации, законодательно не принят. Однако существуют обязательные кадровые документы, которые могут потребоваться при проверках трудовыми инспекторами, прокуратурой, налоговыми органами и другими аудиторскими службами.

Подскажите руководителю или владельцу компании, какие кадровые документы необходимо проверить в первую очередь, так как это обязательные документы ООО.

Список кадровых документов

1. Сотрудник сотрудник сотрудник сотрудник
2. Личная карточка сотрудника
3. Трудовые книжки
4. Обновить сотрудников о выборе формата трудовой книжки
5. Программа для сотрудников
6. Должностная инструкция
7. Правила внутреннего трудового распорядка
8. Графики отпусков
9. Положение о персональных данных
10. Согласие на обработку персональных данных
11. Политика начисления заработной платы
12. Рабочие листы
13. Подтверждение оплаты и утверждение формы
14. Приказы

Трудовые договоры

Все сотрудники должны подписать письменный договор. Он должен быть подготовлен и подписан в течение трех дней после освобождения. Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах и один экземпляр вручен работнику.

В контракте указывается место работы, должность, вознаграждение, срок действия контракта и продолжительность испытательного срока. Любые изменения, касающиеся условий труда (повышение заработной платы), должны быть оговорены в дополнительном трудовом договоре.

Важно!

Чтобы сэкономить на взносах в фонд социального страхования, многие работодатели заключают гражданско-правовые договоры вместо трудовых. Как показывает практика, проверяющие давно знакомы с таким способом экономии, поэтому очень внимательно изучают договоры и выявляют альтернативные варианты в отношении гражданско-правовых отношений. В случае выявления нарушений на индивидуальных предпринимателей налагается штраф в размере до 10 000 рублей.

Максимальный — 100 000 рублей.

Личная карточка сотрудника

Карточка должна быть заполнена на всех сотрудников. Карточка может быть как по интегрированной форме — Т-2, так и по отдельной разработанной форме, утвержденной руководителем (если она содержит всю необходимую информацию). Личная карточка является обязательным кадровым документом.

Однако с 1 января 2013 года форма основного учетного документа, входящая в сводный печатный альбом, не является обязательной.

На практике многие организации продолжают соблюдать Т-2 и не разрабатывают собственные формы. Это связано с тем, что они поднимаются автоматически в бухгалтерской программе (информация в Минфине России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, приказом определяется отдел кадров, руководитель компании или ответственное лицо. Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работника, который все работодатели обязаны соблюдать самостоятельно. Работникам, которые не работали в прошлом, работодатель обязан завести и выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника.

За выдачу трудовой книжки работодатель взимает с работника плату.

Важно!

Инспекторы труда и ASCPS контролируют наличие и порядок ведения записей в трудовой книжке. За нарушение сроков выдачи или неправильное заполнение трудовых книжек работодатели несут материальную ответственность (ст. 234 ТК РФ).

Помимо самого журнала, в перечень кадровых документов, наличие которых обязательно для предприятия, входит движение трудовой книжки и вкладышей в нее. В случае прекращения трудовых отношений трудовая книжка должна быть выдана работнику в последний день работы. Факт выдачи трудовой книжки работнику подтверждается книжной или трудовой организацией.

В пункте 12 указывается дата выдачи трудовой книжки, а в пункте 13 указывается, что трудовая книжка должна быть подписана работником.

Можно ли выдать трудовую книжку уволенному работнику?

Трудовые книжки могут быть отправлены по почте (если работник согласен отправить их по указанному адресу). В этом случае работодатель должен уведомить работника, заявив о необходимости получения трудовой книжки или согласии на отправку ее по почте (ст. 84. 1. 6 ТК РФ, ст. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек ст. 36 ТК РФ). ).

Обновить сотрудников о выборе формата трудовой книжки

Важно!

До конца 2020 года работник должен решить, сохранять ли трудовую книжку. Соответствующее заявление должно подтвердить его выбор. Если работник согласен перейти на электронную книжку регистратора занятости — верните ему бумажную книжку.

Но не забудьте предупредить, что в случае отказа от бумажной книжки передумать и вернуться к бумажной книжке невозможно.

Программа для сотрудников

Кадровые таблицы» касаются структуры, состава и численности персонала. В них перечисляются факультеты, фамилии и профессиональная квалификация (классы, разряды и т.д.). С точки зрения управления персоналом, кадровая комиссия является неотъемлемой частью необходимой кадровой документации (статьи 15 и 57 Трудового кодекса РФ).

Важно!

На практике кадровая комиссия может помочь в разрешении различных споров, связанных с оплатой труда.

Правила внутреннего трудового распорядка

Этот кадровый документ объясняет процесс найма и увольнения сотрудников, права и обязанности сторон, рабочее время, время отдыха, мотивы и наказания и т.д. (статья 189, Трудовой кодекс РФ). Новые сотрудники должны быть проинформированы о правилах подписания.

Графики отпусков

Это обязательный кадровый документ согласно статье 123 Трудового кодекса РФ. Он составляется сотрудником отдела кадров (если таковой имеется в компании) и подписывается управляющим директором. И сделать это нужно до середины декабря, то есть за две недели до начала нового календарного года.

С документом должны быть ознакомлены все сотрудники. При составлении программы важно помнить, что при делении отпуска на части, одна из сторон не должна быть менее 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение об обработке персональных данных работников также входит в перечень обязательных кадровых документов для каждой компании (Федеральный закон 152-ФЗ от 27 июля 2006 года, статья 88 Трудового кодекса РФ). Положение устанавливает содержание персональных данных, процесс их обработки и передачи третьим лицам, а также права и обязанности работников при обработке. Положение может быть составлено в произвольной форме, но в любом случае его содержание должно соответствовать требованиям Федерального закона 152-ФЗ.

все сотрудники компании должны быть ознакомлены с положением под роспись.

Согласие на обработку персональных данных

Персональные данные работника не могут обрабатываться без его согласия на обработку. Каждый сотрудник должен дать письменное согласие.

Санкции за отсутствие согласия работника на обработку данных

Отсутствие согласия на обработку персональных данных может быть наказано штрафом. Он составляет 15-75 000 рублей для компаний и 10-20 000 рублей для руководителей (статья 13.11 КоАП РФ).

Политика начисления заработной платы

Положения об оплате труда создаются, когда в организации существуют другие выплаты, помимо заработной платы (например, премии, льготы), или действует иная система оплаты труда. Положения определяют принципы начисления заработка, процесс корректировки заработной платы, компенсацию проезда, оплату сверхурочной работы, условия премирования и т.д. (Трудовой кодекс РФ, статья 135).

(Статья 135, Трудовой кодекс РФ). В принципе, все это можно было бы предусмотреть во внутренних нормативных документах, но на практике условия оплаты труда выделены в отдельные положения, что снижает количество вопросов при контроле со стороны руководителей.

Рабочие листы

В компании ведется учет рабочего времени каждого сотрудника (ст. 91 ТК РФ). Для этого используются рабочие листы по формам Т-12 и Т-13 или разработанные самим работодателем. Рабочие листы используются для расчета заработной платы и заполнения четких записей. Другими словами, рабочий лист является частью основной кадровой документации организации.

Подтверждение оплаты и утверждение формы

При выплате заработной платы работодатель обязан сообщить каждому работнику в письменном виде информацию о заработной плате за соответствующий период, размер резерва, причину и общую сумму, подлежащую выплате. Поскольку законом не предусмотрена типовая форма оплаты труда, эта форма составляется самим работодателем и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

К обязательным кадровым документам также можно отнести команды на различные неунифицированные приказы, составляемые самой корпорацией. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказы о назначениях, таких как назначение руководителей пожарной охраны, сроках, воинском учете и т.д.) деятельностью организации как работодателя (прием на работу, перевод, увольнение, премирование и т.д.).

Поручив ведение кадровых дел нам, вы гарантируете, что ваше внимание не будет отвлечено бюрократией, и вы сможете заниматься своими делами.

Кадровое делопроизводство: что это и его особенности

Главный ресурс каждой компании — это ее персонал, люди, которые создают продукцию, оказывают услуги и обеспечивают эффективную работу всей организации, ее конкурентоспособность, жизнеспособность, а значит, и экономические результаты. Отношения между компанией и ее сотрудниками регулируются трудовым законодательством, которое должно демонстрировать строгое соблюдение действующих норм и правил. Это также обеспечивает более стабильную и выгодную рабочую среду и предоставляет конкретную безопасность для компании и ее сотрудников, гарантируя, что люди правильно трудоустроены, обычно получают зарплату и могут рассчитывать на пенсию в будущем.

Льготы и другие удобства. Организация и документирование взаимодействия между компанией и ее сотрудниками является ключевым элементом кадровой службы. Кадровая документация демонстрирует перемещения всех сотрудников внутри компании, прием на работу новых и увольнение существующих сотрудников, отпуска и рабочее время, а также права и обязанности как сотрудников, так и работодателей.

В случае возникновения спора, а также при обращении в судебные органы многие люди полагаются на то, насколько правильно велись кадровые документы. Поэтому, независимо от того, сколько человек работает в компании, правильная организация личных дел персонала имеет основополагающее значение.

Главная цель кадрового делопроизводства и его задачи

Использование личных дел персонала создает стабильную операционную систему — такова основная цель организации и управления архивами персонала. Ее главная задача — обеспечить правильное документирование всех этапов взаимодействия, всех оттенков трудовых отношений между работником и работодателем. Для этого необходимо решить ряд отдельных обязательств.

Обеспечьте документальное оформление трудовых отношений в строгом соответствии с действующим законодательством.

Создайте организационную и правовую основу для трудовых отношений между компанией и ее сотрудниками (например, в виде надлежащим образом оформленного документа: надлежащим образом оформленного трудового договора с четкими формулировками, не допускающими неопределенности, для компании и ее сотрудников)

система управления человеческими ресурсами, которая наилучшим образом соответствует стратегическим целям руководителя; и

регулировать отношения между работодателем и его работниками в документе об их правах и обязанностях; и

участвовать в разрешении трудовых разногласий (кадровая документация может стать одним из ключевых доказательств в случае судебного разбирательства).

Кадровые документы делают рабочие отношения более прозрачными, устанавливают правила игры для всех сторон отношений и помогают избежать путаницы и недопонимания. Соблюдение этих правил делает взаимодействие между работодателем и работником более комфортным: один получает чувство стабильности и защищенности, другой — инструменты для эффективного управления процессом.

Ключевые функции кадрового делопроизводства

Таким образом, ведение архива персонала позволяет рационализировать трудовые отношения, определить права и обязанности и обозначить зоны ответственности за все составляющие этих отношений. Рассмотрим его основные функции.

Документирование изменений и движений в составе персонала: прием новых сотрудников, разные участки, другие должности (горизонтальные), обучение персонала, командировки, больничные листы, обычные лицензии или лицензии без заработка, дисциплинарные взыскания, увольнения или сокращения, четкие

четкое оформление трудовых отношений; и

разработка внутренних организационных документов (например, программы лицензирования, программы штатного расписания), согласование с документами по планированию и печати, администрирование и обновление; и

обеспечение максимальной прозрачности в отношениях между работодателем и его сотрудниками; и

обеспечение защиты документов персонала и ведение картотеки.

государственных фондов, предоставление отчетов о сотрудниках компании в надзорные органы; и

ведение учета рабочего времени сотрудников и предоставление необходимых бухгалтерских бюро для расчета отпускных пособий или вознаграждения за неиспользованные лицензии; и

Ведение кадрового архива и предоставление директору актуальной информации о персонале, необходимой для выявления проблемных зон, оптимального использования имеющихся ресурсов, принятия ключевых административных решений и т.д.

Процедуры ведения полного перечня всех соответствующих документов персонала и возложенных на них функций определяются в соответствии с инструкциями по кадровому делопроизводству и организацией.

Виды документов и основные направления кадрового делопроизводства

Все этапы взаимодействия между работодателем и его сотрудниками и все кадровые процедуры должны быть продемонстрированы. Поэтому кадровое делопроизводство ведется в разных направлениях.

подготовка документов для приема новых работников (для этого составляется трудовой договор, определяются должностные инструкции, оформляются команды персонала, ведутся личные конверты и трудовые книжки, заполняется личная карточка работника); и

отказ от работников, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

в соответствии с локальными нормативными актами, регламентами взаимодействия, правилами, приказами и инструкциями (это могут быть положения о выплате премий работникам, защите персональных данных, командировках и отпусках, материальной ответственности, конфиденциальности договоров или внутреннего трудового (Регламенты)

составление правил и положений по охране труда; и

Предоставление персонала по вопросам, связанным с трудоустройством (например, в случаях реорганизации или ликвидации).

Подготовка выставок для пенсионных фондов, военных бюро, центров занятости и т.д.

Таким образом, специалист по персоналу отвечает за

личные документы (личные карточки сотрудников, личные конверты, трудовые книжки); и

организационно-правовые документы (правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностные инструкции); и

традиционные документы (индивидуальные трудовые договоры или коллективные договоры (контракты)).

информационные и исторические документы (входящая/исходящая и внутренняя переписка)

кадровые документы (например, книги и реестры); и

административные документы (отношения с персоналом).

Стоит отметить, что документация является обязательной для всех предприятий (независимо от численности персонала, размера или формы организации бизнеса), рекомендуемой (работодатели сами определяют эти документы) и обязательной для определенных видов работ (узкоспециализированных).

Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?

Все работодатели (как корпоративные, так и индивидуальные предприниматели) должны документировать все кадровые процедуры и вести кадровый учет. Работодатель сам решает, как организовать ведение кадрового учета и кому его делегировать. Как правило, это зависит от количества персонала и финансовых возможностей предприятия.

Давайте рассмотрим основные варианты.

Отдел кадров (или кадровая служба). Необходимость в таком специальном под-адресе возникает у крупных предприятий с большим штатом сотрудников. Согласно рекомендациям, на один отдел кадров должно приходиться не более 200-250 человек. Отдел кадров отвечает за управление персоналом и все связанные с этим обязанности.

Инспектор по кадрам (или менеджер по персоналу). Специалист по кадровому делопроизводству относится к МСП. Обязанности менеджера по персоналу может выполнять внешний специалист по договору аутсорсинга.

Внутренний совместитель. Если численность персонала недостаточна или бюджет компании не позволяет содержать еще одного HR-специалиста, его обязанности могут выполнять секретарь, офис-менеджер или бухгалтер по совместительству. В соответствии с требованиями трудового законодательства, дополнительные нагрузки могут выполняться только с согласия работника и за дополнительное вознаграждение.

Также совмещение должностей не может сочетаться с увеличением продолжительности рабочего времени.

Надзор. Это возможно, если компания недавно создана и в ней работает не более 20 сотрудников.

В любом случае специалист, который должен вести кадровый учет, должен хорошо разбираться в трудовом законодательстве, знать основы бухгалтерского учета и отчетности, уметь работать со специализированными программами и системами отчетности, оказывающими юридическую помощь. Несоблюдение правил ведения кадрового учета и кадровой документации может повлечь за собой штрафные санкции.

Один из курсов Академии поможет вам лучше понять, что такое документационное обеспечение управления бизнесом.

Социальная реабилитация – виды и проблемы

В нем вы узнаете, что такое реинтеграция, кому и зачем она нужна. Рассказывается об основных видах реинтеграции, задачах, решению которых она способствует, ее уровнях и этапах, а также о проблемах, препятствующих ее осуществлению.

Детские страхи – причины, способы преодоления

Обсуждается, откуда берется страх, нормально ли это и что могут сделать родители и психологи, чтобы помочь детям преодолеть свои страхи.