Образец сопроводительного письма в 2022 году

Деловой этикет определяет составление сопроводительных писем (или, как их еще называют, сопроводительных писем) при отправке документов партнерам, в государственные учреждения и в других случаях. Это особенно полезно, когда необходимо идентифицировать пакет для получателя, обратить на него внимание властей, передать просьбу или инструкцию к действию и зафиксировать срок ответа. Вся важная информация может быть включена в сопроводительную записку.

Сопроводительная записка обычно составляется следующим образом

• Подписать договор
• важные документы (например, возврат документов после подписания), на
• акты взаиморасчетов,
• коммерческие предложения,
• документы в налоговые органы, документы из
• отчеты, формы и вопросы от контролирующих органов.
• Документы по исполнению.
• Кадровые документы.

Могут быть представлены как при самостоятельном предоставлении документов, так и при отправке курьером, почтой или по электронной почте.

Как правило, ответственным лицом по документам учреждения или секретарем. Для сертификатов достаточно подписи, но можно использовать и печать. Сегодня организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 6 июня 2015 года). Ставить печать на усмотрение компании, если только этого не требует получатель (например, финансовые учреждения).

Хотелось бы отметить еще одну важную особенность папки — опись документов, отправляемых получателю. Рекомендуется тщательно перечислить все документы. Желательно указывать не только полное название, но и количество страниц, если есть отделение и вид вложения, а также количество копий каждого отправленного документа.

Если документ теряется внизу, сопроводительный документ подтверждает, что он был передан получателю. Поэтому важно составить сопроводительный документ в двух экземплярах и попросить получателя указать на копии дату и время получения и принятия на склад.

Структура сопроводительного письма

Организационная переписка регламентируется ГОСТ Р 6. 30-2003 от 3 марта 2003 года. Структура и детали могут варьироваться в зависимости от вида поддержки, но в целом они следующие

1. Получатель (наименование и адрес организации, ФИО и местонахождение сотрудника, которому адресован документ).
2. Номер и дата заявления.
3. Содержание.
4. Список прилагаемых документов.
5. Лицо (лица) для проверки подлинности.
6. Контактные данные.

Случайные письма, как и другая корреспонденция, нумеруются в соответствии с правилами делопроизводства агентства. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним делам предприятия и устанавливаются локальными актами: правила Госстандарта требуют от компаний формулировать и определять свои файлы (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения по адресу получателя номер и дата отправления могут быть указаны под номером отправления.

Текст «На ваш адрес … … от …» Он может начинаться с фразы «Мне очень жаль, мне очень жаль…».

Если общение происходит с непосредственным исполнителем, необходимо указать его контактную информацию. Эта информация почти всегда указана в левом нижнем углу бланка. Желательно написать его фамилию, инициалы (голографические или краткие) и номер телефона или адрес электронной почты.

Перечень прилагаемой документации

Список документов, передаваемых получателю, должен сопровождаться кратким нумерованным перечнем каждого пункта. При составлении списка важно учитывать уникальность каждого элемента. Рекомендуется указывать полные сведения.

В зависимости от цели сопроводительного письма, вложения могут быть сделаны по количеству копий и листов каждого документа или по общему счету.

1. Конвенция № 4 листы с 2 экземплярами от 01. 06. 2017 г.
2. Конвенция б/н от 6 июня 2017 года в 1 экземпляре на 3 листах.

Итого 2 документа составляют 13 документов.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Чтобы избежать явления массовой рассылки, рекомендуется начинать такое письмо, адресованное конкретному человеку. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имени конкретного сотрудника, напишите менеджеру. Узнать его ФИО можно на сайте налоговой инспекции из выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Далее будет приведен основной текст и дана краткая презентация вашего предложения. Опишите, что именно вы предлагаете. Это может быть услуга или товар. Кроме того, обязательно укажите свою контактную информацию и преимущества работы с вами.

Завершите свое сопроводительное письмо к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например, «спасибо» или «мы с нетерпением ждем возможности работать с вами». Напротив этих фраз следует поставить подпись, имя и местонахождение лица, подписавшего письмо.

Цели и задачи сопровода

В законодательстве нет официального определения, что такое сопроводительное письмо документа. На практике этот документ выполняет одновременно ряд обязательств.

• Согласно деловому этикету, оформление такого послания — это хорошая формулировка.
• Описывается доставляемый документ.
• Текст включает в себя перечень документов или замечаний и сроков, а также просьбы или указания получателю.
• Страховка от споров по поводу передачи или получения определенных документов.

При работе по Федеральным законам 44-ФЗ и 223-ФЗ, например, необходимо часто отправлять различные документы.

• при ответах на тендерные запросы; и
• при предоставлении документов на основании исполнения контракта, включая контракты, документы на поставку и техническую документацию; и
• при направлении документов, завершающих исполнение контракта.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили рекомендации по написанию сопроводительных документов. Воспользуйтесь этими рекомендациями бесплатно.

Что указать в сопроводе

С 1 июля 2018 года создание сопроводительных документов соответствует общим требованиям, указанным в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Согласно следующей структуре, необходимо использовать как бланк письма, так и чистые листы, желательно в печатном виде, а не в рукописном.

• Требования к отправителю — при использовании фирменного бланка их не нужно повторять, но необходимо перечислить на чистом листе.
• Получатели — с
• необходимой датой и контрольным номером,
• адрес и установочные данные,
• фонд отправляемого документа,
• последняя часть,.
• Имя и фамилия подписавшего, сама подпись, the
• Информация об исполнителе.

Печать компании используется по желанию отправителя, но не является обязательной.

Как написать сопровод: пошаговая инструкция

Содержание сопроводительного письма зависит от необходимости. Ниже приведены пошаговые инструкции по подготовке письма к документу в 2022 году.

Шаг 1. Напишите заголовок письма, поясняющий техническую информацию: от кого и кому оно адресовано.

Шаг 2. напишите обращение. Начать письмо следует с выражения уважения к получателю: «Уважаемый _____» или «Уважаемый _____». Ниже указываются имя и фамилия получателя. Важно, чтобы в заголовке указывалось имя человека, к которому обращается получатель.

Шаг 3: Напишите реферативный компонент. Его цель — предвосхитить список единиц, которые необходимо переслать.

‘Мы вышлем вам…’ формулировка, или если вы отправляете документ по просьбе получателя, укажите детали этой просьбы.

Шаг 4: Составьте план инвентаризационной описи. Укажите:.

• Количество бумаг в порядке составления описи,.
• его название и реквизиты,
• количество копий,…
• количество листов,.
• уточните, является ли он оригиналом или заверенной копией.

Шаг 5: Аннуитет конечной части. Должна отражать энергию, ожидаемую отправителем.

• Подпишите и верните отправителю и
• приложите его к материалам дела.
• Выполнить в установленном порядке.

Шаг 6: Сообщите о лицах, подписавших письмо, и подпишите его.

Исполнители должны быть перечислены в нижней части листа. Помимо имени, фамилии и отчества, следует указать номер телефона, по которому получатель может обратиться за разъяснениями.

Ниже приведен примерный образец сопроводительного письма в текстовом формате документа

FGB Идеальный клиент.

ИНН 1234567890 КПП 121001001

000000, ул. Идеал, Санкт-Петербург, Россия, 1- Тел (812) 123-45-67

ООО «Идеальный контрагент

№ 124 от 28 октября 2022 г.

Уважаемый господин Петрович! В ответ на Ваше письмо № 987 от 24. 10. 2022 (получено сообщение № 365) направляю Вам ряд документов, касающихся исполнения контракта № 123 от 29. 06. 2020 Подпись. Добавить:.

1. 1 экземпляр 2 экземпляра 2 экземпляра акт № 2 23. 10. 2022 г.
2. Акт об оказании услуг на 1 экземпляре в № 23. 10. 2022 7 листов.

Итого: 9 2 экз.

Директор ФГБУ «Идеальный клиент» _____________/ Иванов И. И.

исполнитель сидорова с. с. (812) 111 22 33.