Образец письма-ответа

Письменный ответ на запрос контрагента является официальным документом. Как и регистрация любого другого делового документа, он должен начинаться с вежливого обращения к получателю. Письма, информация и документы отправляются в ответ на запросы о предоставлении информации.

Но всегда ли необходимо писать ответ на письменный запрос? Если ваша организация получает вопрос — запрос от органа власти или государственного органа — вы обязаны ответить на него и предоставить необходимую информацию. Правом требовать письменный ответ обладают

• Суды и сотрудники правоохранительных органов
• Прокуратура, прокуратура
• Федеральная налоговая служба и территориальные налоговые инспекции, органы
• полиция, министерство обороны.
• Министерство обороны.

Кроме того, отвечать должны и юристы, действующие по договорам оказания услуг. Аналогичным образом должны быть найдены запросы от контрагентов, с которыми у агентства заключен договор. Также предоставляется информация о договоре оказания услуг, включая информацию о ценах, наличии товара и времени работы.

Допускаются как положительные, так и отрицательные ответы. Утвердительный ответ должен быть подробным, а отрицательный — обоснованным. Если причина запроса отсутствует (какова причина запроса), агентство имеет право отказать в письменном объяснении.

Обратите внимание, однако, что отказ должен быть составлен максимально любезно и конкретно, со ссылкой на причины отрицательного решения.

В какие сроки надо ответить

Отсутствие крайних сроков. Если в запросе установлен срок, вы должны ответить на него в указанный срок, используя следующую фразу В ответ на письмо сообщите следующее (далее следует необходимая информация) Если срок не установлен, общее правило — ответить в течение семи дней. Если для сбора информации или документации требуется больше времени, то в соответствии с разумными сроками отправки письма это реальное время, необходимое для сбора информации или документации.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Единой формы для ответного письма не существует. Организация переписывает его в рамках делового документооборота — обязательно указывая на бланке отправителя и получателя. Ответы допускаются как в рукописном, так и в печатном виде.

Инструкция о том, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:.

1. Укажите информацию об отправителе.
2. Напишите имя или фамилию получателя.
3. 
   
4. 
   
5. 
   

Образец положительного ответа

。

Образец ответа с отказом дать информацию

Как отправить ответ

Ответ на запрос

Правила деловой этики

Кто составляет письмо

Отправка

• 
  
• 
  
• Электронная почта.
• 
  

Как написать документ

Инструкция по составлению письма-ответа

Внизу документа, в центре страницы, напишите слово «письмо». Поскольку вся корреспонденция должна быть зарегистрирована, вам необходимо указать уникальный номер официального документа и сообщить дату его написания.

Следующий шаг — обращение к телу документа. Обратите внимание, что компания получила запрос с конкретной просьбой. запрос (дата, номер) запроса. Следующий шаг — предоставление запрашиваемой информации торговому партнеру в соответствии с запросом.

Если автору заранее известно, что полученный запрос не удовлетворяет получателя, имеет смысл определить альтернативные варианты. Это не всегда возможно, но если это так, важно не игнорировать это. Как правило, это обсуждение условий договора (цена, сроки, количество и качество товара).

Следуйте образцу.

Мы получили ваше заявление от 22. 17. 09. 2024 с просьбой предоставить прайс-лист на товар. В частности, вы запросили белые футболки размеров 42-54.

Сообщаем Вам, что мы можем поставить только черные футболки в интересующем Вас размере. Надеемся, что вы рассмотрите наше предложение.

Спасибо, «Верхние Корешки», генеральный директор Ватов Н. Д.

На этом этапе ответное письмо можно считать полностью готовым. Остается только подписать и спеть письмо и отправить его получателю. Если контрагент указывает конкретный способ получения, его просьба по возможности выполняется.

Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?

Деловые письма могут быть отправлены по разным причинам, например, в качестве рекламы, заверения или вспомогательных документов.

Формальный ответ требуется для корреспонденции, которая содержит мотивацию и/или немедленный ответ получателя в качестве второй части процедуры.

На письмо такого рода необходимо ответить:.

• Обращение,.
• Просьба или требование -.
• Приказ, — приказ, — приказ, — приказ, — приказ, — приказ, — приказ, — приказ, — приказ.
• Запросы, предложения (коммерческие предложения, оферты).
• Предложения (коммерческие предложения, оферты).

Реже ответные письма составляются на предложения о сотрудничестве, приглашения, заявления, поздравления (и другие неделовые письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).

Официальные ответы всегда должны ссылаться на первоисточник, то есть на письмо, полученное организацией. Важно указать уникальную информацию (порядковый номер, название, дату создания, дату получения адресатом). Эти ссылки должны быть указаны в основном или заглавном абзаце ответа.

При написании официального ответа автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративного и делового приветствия, правильно сформулировать адрес для ответа, а также адресовать работу заглавию, имени исполнителя.

Они также могут работать с письмами, адресованными большому количеству людей. Группам инвесторов, акционеров и совладельцев.

Как передать?

В зависимости от важности вопроса, обсуждаемого в письме, ответ может прислать руководитель, его заместитель, офис, бухгалтерия или даже отдел кадров. Сроки формирования строго регламентированы.

В оригинале исследования, приказа или заявления получатель должен указать дату или точный срок, в течение которого ответ должен быть возвращен отправителю. Этот срок редко превышает семь-восемь рабочих дней.

Приглашения, жалостливые мнения, поздравления и другие письма, основанные на иных правилах этикета, не требуют срочного ответа. Если человеку нужно принять или отклонить приглашение на какое-либо мероприятие, ответ должен быть отправлен за неделю до намеченного события (иначе трудно составить список гостей и грамотно организовать прием).

Универсальное правило заключается в том, что стиль официального ответа должен соответствовать стилю оригинального письма. Содержание (части тела) должно соответствовать цели и формату оригинального послания.

Независимо от того, нарисовано ли письмо на бумаге или составлено в электронном виде, формулировка основной части письма должна быть утверждена начальником.

Если получившийся документ соответствует ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, письмо визируется по образцу. Образцы можно получить из ряда онлайн-источников, взятых из больших баз данных, или из локальных шаблонов компании или ее структурных подразделений.

При написании основного текста рекомендуется использовать стандартные фразы: «По вашему запросу… , «По вашей просьбе…» , «По вашей просьбе…» , «Благодарим вас за ваше предложение… , ‘Мы признаем…’ И т.д.

Как оформить – основные реквизиты

ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 определяет 30 реквизитов, которые необходимо использовать при оформлении профессиональных писем, но стандарт является отчетным и не распространяется на непрофессиональные обращения (поздравления, соболезнования, благодарности — могут быть подготовлены в свободной форме).

Ответы могут быть написаны на чистых листах бумаги формата А4 или на корпоративном бланке. Их использование регулируется законодательством организации. Элементы корпоративного стиля (логотип, эмблема), если они разработаны, должны быть в формате.

Обязательными условиями, без которых отправка затруднена, являются

• Название организации отправителя, название организации
• руководство места и законодательство места, а также
• нормы осуществляемой деятельности; и
• номер и название оригинала письма, а также
• дата отправления письма; и
• информация о получателе, подпись и печать
• подпись и печать организации; и
• информация об исполнителе.

При электронном оформлении некоторые пункты (по выбору) могут быть опущены.

Расположение данных на листе также определяется ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 и подчиняется следующим правилам

• Адреса перечисляются в центре, а
• Реквизиты получателя — с правой стороны,.
• Номер документа — в левом верхнем углу.

После отправки ответа получатель должен пронумеровать ее и записать в календарь исходящих цифр. Затем получатель должен ввести письмо как входящую почту.

Затем письмо классифицируется в соответствии с формальными процедурами уполномоченным лицом. Информационные и рекламные письма анализируются и хранятся в течение определенного периода времени (обычно до одного месяца). Важные письма отправляются на рассмотрение руководителю учреждения.

Образцы.