- Действительно ли Т-2 нужно оформлять
- Как оформить отказ от ведения карточек Т-2
- Приказ об отказе от ведения личных карточек
- Локальные нормативные акты компании
- Почему кадровики не отказываются от Т-2
- 1. По Т-2 удобно учитывать отпуска
- 2. Собираем персональные данные работников для Т-2 без согласий на обработку
- 3. Т-2 с подписью работника — это дополнительное доказательство в суде
- Как правильно заполнять Т-2, если решили их оставить на бумаге
- Можно ли указать в Т-2 «незарегистрированный брак» или нужно писать «не женат»
- Можно ли указывать в Т-2 даты рождения детей
- В личной карточке закончилось место, где учитывать отпуска
- Оформлять ли карточку на совместителя
Действительно ли Т-2 нужно оформлять
С 1 сентября 2021 года личные карточки для сотрудников Т-2 больше не понадобятся. Это связано с отменой правил ведения и защиты трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ 225 от 16 апреля 2004 года.
Согласно условию 12 отмененных правил, работодатель был обязан предоставить работнику запись в трудовой книжке о выполненной работе, переводе или отказе от работы по причине наличия у работника трудовой книжки.
Введены в действие новые правила, утвержденные 320н от 19. 05. 2021 года. Они не сообщают о личных карточках и не обязывают работодателей регистрировать их в трудовой книжке Т-2.
Как оформить отказ от ведения карточек Т-2
Постановление 225 отменено, но карточки автоматически не изымаются, должны быть изданы приказы о не сохранении бланков Т-2. Если обязанность по ведению Т-2 относится к локальным актам предприятия, в них также должны быть внесены изменения.
Приказ об отказе от ведения личных карточек
В приказе определяется дата, с которой предприятие прекращает вести карточки на действующих сотрудников и отказывается заводить карточки на новых работников.
Такой приказ рекомендует Роструд на своем официальном сайте в ответе на вопрос 153572 от 30. 08. 2021.
Локальные нормативные акты компании
В правилах внутреннего трудового распорядка и внутреннего распорядка отпусков можно предусмотреть, что работодатель обязан вести карточки Т-2.
Ненужные термины можно исключить из локального нормативного акта двумя способами: издать новую редакцию ЛНА или заказать ее.
Новая редакция ЛНА или приказа должна быть доведена до сведения «подписавшего» его работника. Это требование раздела 22 Трудового кодекса.
Это можно сделать в электронном виде несколькими щелчками мыши, если в компании внедрена система электронного документооборота.
Как ознакомить сотрудников с LPA в электронном виде
Почему кадровики не отказываются от Т-2
Пять из десяти рассмотренных мною работодателей не отказываются от формы Т-2. Ниже приведены основные аргументы в пользу того, чтобы продолжать сохранять Т-2
1. По Т-2 удобно учитывать отпуска
Преимущества. Печатные карточки Т-2 имеют специальный раздел «лицензии». Он особенно полезен для записи лицензий на основные работы и дополнительных лицензий на работы или задания, которые наносят ущерб району Крайнего Севера.
Недостатки. Менеджеры по персоналу тратили время и деньги на заполнение карточек Т-2, поиск и хранение документов. Все виды лицензий могут быть записаны в электронном виде.
Например, менеджер по персоналу просматривает на экране СБИС все лицензии давно работающих сотрудников и проверяет, получил ли сотрудник в этом году 14 дней непрерывного отпуска, как того требует статья 125 Трудового кодекса РФ. Затем, при необходимости, распечатывает электронную Т-2.
2. Собираем персональные данные работников для Т-2 без согласий на обработку
Преимущества. Вы можете регистрировать персональные данные сотрудников с помощью карточки Т-2 без необходимости получения их согласия на обработку персональных данных. Например, чтобы узнать квалификацию работника, определите номер его ученой степени.
Год рождения ребенка для распределения новогодних подарков. Назначение.Роскомнадзор подтвердил это в описании от 14 декабря 2012 года.
Против. Форма Т-2 больше не является обязательной. Поэтому новые сотрудники должны давать согласие на обработку своих персональных данных, независимо от того, есть они в бумаге Т-2 или нет.
3. Т-2 с подписью работника — это дополнительное доказательство в суде
За. Ниже приведен пример судебного решения, в котором форма Т-2 помогла взыскать 3,5 млн рублей за неиспользованные отпуска. Личная карточка стала дополнительным доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства в отношении лицензии.
Характер разницы. После увольнения работник обратился в суд, требуя взыскать 321 день неиспользованного отпуска, проценты за невыполнение обязательств и компенсацию морального вреда.
Аргументы работодателя. Ответчик представил суду карточку Т-2 работника и приказы о выдаче лицензии за несколько лет.
Решение суда. Суд отказал работнику. Он принял во внимание документы и постановил, что неполная выплата компенсации за неиспользованные разрешения работнику не была доказана. Решение ЦССЮ 3 от 18. 08. 2021 по делу 88-10826/2021, которое выглядит следующим образом
Против. По нашему мнению, приказы, подписанные с работником, также подтверждают выдачу лицензии. Главное — быстро собрать эти приказы и представить их в суд.
С электронным кадровым досье менеджеру по персоналу достаточно проверить папку с персоналом и несколько раз щелкнуть мышкой, чтобы распечатать электронные приказы о выдаче лицензии на несколько лет.
‘Формы Т-2 исчезнут во всех компаниях в ближайшие пять-десять лет. Каждый день я вижу, как крупнейшие работодатели страны переводят свои кадровые документы в электронный формат и полностью отказываются от бумаги». говорит эксперт по автоматизации HR-процессов компании «Тензор».
Как правильно заполнять Т-2, если решили их оставить на бумаге
Единая форма личной карточки работника установлена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 1 мая 2004 г. Для государственных (городских) служащих разработана форма Т-2ГС (МС).
Существуют распространенные вопросы, возникающие при заполнении личных карточек.
Можно ли указать в Т-2 «незарегистрированный брак» или нужно писать «не женат»
Квадрат брака может быть заполнен только на основании официальных документов. Поэтому статус ‘незамужняя’ является неверным.
Статус ‘не женат’ не используется. Как правило, ‘неженатый’ для мужчин, ‘незамужняя’ для женщин.
Можно ли указывать в Т-2 даты рождения детей
В форме указывается только «год рождения». Если указаны дата и месяц рождения, то это ненужная информация. Сбор ненужной информации контролируется Роскомнадзором. О том, за что можно оштрафовать работодателя за нарушение закона о персональных данных — читайте в нашей статье.
В личной карточке закончилось место, где учитывать отпуска
Для оформления лицензий отдел кадров дополнительно прикладывает к карточке Т-2 вкладыш. Это важно, если сотрудник проработал много лет и на Т-2 осталось место для заполнения лицензии. Работодатель имеет право утвердить формат вкладыша в приказе.
Оформлять ли карточку на совместителя
Т-2 предусматривает выбор «основной» или «частичной» работы. Остальные графы дополняются так же, как и для основных работников. Поэтому при необходимости можно создать лист Т-2 для внешних работников, работающих неполный рабочий день. Однако это не является обязательным с 01. 09. 2021 года.