Как вести деловую переписку: ключевые правила

Деловую переписку можно классифицировать несколькими способами (Таблица 1).

Таблица 1: Классификация деловой переписки

Характеристика деловой переписки

Классификационные признаки

Национальная и международная почта.

Письма могут содержать информационную, административную, договорную, юридическую, финансовую и логистическую информацию.

Статус отправителя и получателя.

Физические или юридические лица.

Корреспонденция может быть административной, коммерческой, промышленной или личной.

Роль в обмене информацией.

Письма могут быть положительными или написанными в ответ на положительный запрос.

Письма от организаций высшего, низшего или третьего уровня.

Характер воздействия на получателя.

Деловая переписка.

Электронная почта, почта, курьер, факсимиле, телетайп.

Деловая переписка также может быть классифицирована по целям (Таблица 2).

Таблица 2: Цель деловой переписки

Тип корреспонденции

Конкретная функция

Содержит информацию официального характера.

Разъяснение положений законодательных актов с рекомендациями по их реальному применению.

Предоставляет информацию о различных публичных мероприятиях и условиях участия в них.

Приглашения на пресс-конференции.

Мнение редактора предоставляет информацию, представляющую интерес для получателя.

Сообщения о возможности приема на стажировку, выполнении заявок и временном приостановлении деятельности компании.

К повторно отправляемой информации относятся.

Напоминания о будущих платежах, расторжении договоров.

Информация, рассылаемая время от времени.

Поздравления, благодарность за письмо, извинения и соболезнования дол.

Содержит рекламу товаров или услуг, которые, по мнению автора, могут быть интересны получателю.

Информация о новых программах мобильных телефонов, банковских продуктах, скидках на различные абонементы.

Профессиональное письмо может также содержать претензии, требования, условия, запросы, подтверждения и гарантии выполнения обязательств.

Составляем деловое письмо: какими правилами руководствуется

При написании профессионального письма придерживайтесь нескольких правил — бланка, формата, требований к подписи и печати.

Деловые документы должны быть отредактированы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Письмо должно содержать ряд обязательных требований.

• Логотип и полное наименование компании
• Отчетную информацию о компании, включая юридический адрес учреждения, адрес получателя, адрес электронной почты, контактный телефон, дату и место выдачи
• Название письма, обращение к получателю, часть текста, подпись руководителя, краткое содержание
• Реквизиты исполнителя
• Отметка о прилагаемом экземпляре (филиале) и его номер.

На письмах, изготовленных на фирменном бланке предприятия, не может быть проставлена подлинная подпись руководителя.

Примечания! Стандартные словесные обороты, графика и штампы — это правила профессиональной переписки, а не отсутствие фантазии и словарного запаса. В данном случае повторение единообразных средств более четко передает смысл и позволяет избежать двусмысленных толкований.

Особое внимание следует уделять фактам. Высказанное в письме суждение или оценка должны быть подкреплены надежными примерами и ссылками.

Из чего состоит деловое письмо: структура

Структура профессионального письма должна быть разделена на части утверждения и части текста.

Если письмо адресовано конкретному человеку, следует указать его имя и отчество. Письмо можно начать со слов «Уважаемый», «Дорогой» и т.д. Если вы не знаете имени получателя или если получателей много, может потребоваться написать несколько обращений. Например, ‘Уважаемый коллега’, ‘Уважаемые господа’.

Текстовая часть профессионального письма должна быть разделена на три логических блока Таблица 3.

Таблица 3: Структура текстовой части профессионального письма

Приводится вся необходимая исходная информация, указывается причина и цель написания документа.

Излагается суть запроса и требования (обязательства) получателя. Суть запроса должна быть последовательным и разумным обоснованием.

Приводятся аргументы, объяснения и доказательства.

Кратко излагается содержание письма. Выдвигаются конкретные требования и пожелания и делаются выводы.

7 Принципы делового письма

1. Предложения в письмах не должны быть длинными. Текст должен соответствовать установленным стандартам языкового выражения, лексики, грамматики и редактуры.
2. Слова в тексте должны быть расположены по прямой линии.
   • Тема ставится непосредственно перед подлежащим, сказуемым.
   • Определения ставятся перед решающим словом, а
   • приложение — после определяемого слова.
3. Если текст расположен не по прямой, активным глаголам следует отдавать предпочтение перед пассивными. Например, вместо «правительство утверждает форму» следует сказать «форма утверждена правительством».
4. Следует избегать слов и фраз с интенсивным эмоциональным тоном. Даже если документ носит церемониальный характер, такие моменты лучше всего выражать «бюрократическим» языком.
5. Не допускается снижение до торга и вмешательства, что способствует выражению личного отношения к написанному, сленга, совещаний и соотношения phor- выражений.
6. Сокращения и аббревиатуры в тексте допускаются, но только если они широко известны и общеупотребительны.
7. Если в тексте необходимо использовать очень технические термины, они должны быть объяснены.

Как вести электронную деловую переписку

Профессиональное письмо, отправленное по электронной почте, по структуре и содержанию похоже на бумажный документ. Однако есть некоторые особенности.

1. Название корпоративного почтового ящика должно быть нейтральным или, что еще более уместно, содержать название организации.
2. Важно определить тему письма. Это облегчит его поиск в почтовом ящике. Заголовок должен быть кратким, исчерпывающим и четким, позволяющим единолично распознать письмо по запросу.
3. Письмо должно быть разборчивым. Для этого текст должен быть структурирован и отформатирован.
4. Приложите к письму все соответствующие вложения и ссылки и выделите их интуитивно понятными названиями.
5. Подписывая письмо, укажите имя, должность и компанию.

Чтобы быстро уловить суть его предмета, сохраните историю переписки.

Как написать деловое письмо

Существует несколько правил и норм составления профессиональных писем. Ключевым аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — это разновидность официальной электронной почты.

В частности, существует несколько видов деловой корреспонденции

• Циркулярные письма — предоставление существующей информации или инструкций, существующие
• Исследовательское письмо — запрос на предложение или разъяснение товаров или услуг, а
• Гарантийные письма — отправляются для подтверждения условий контракта, и
• Жалобы (претензии), и
• Случайные письма и т.д.

Однако все виды профессиональных писем имеют те же различия, что и простые письма.

Основные отличия заключаются в следующем

1. Краткий. Подразумевает краткость и грамотность письма. Рекомендуется не превышать одну страницу без «воды» и с общей структурой письма.
2. Официальный язык. Не допускается интенсивное выражение эмоций или чувств.
3. Письмо на фирменном бланке компании со всеми контактными данными.
4. Шрифт. Ни крупный, ни мелкий. Одинаковый во всем письме.
5. Соблюдайте иерархию.
6. Стиль. В вашем письме должен использоваться формальный, профессиональный стиль, т.е. официальная лексика.
7. Актуальность информации. Информация в вашем письме должна быть необходимой и своевременной на момент командировки.

Оформление делового письма на бумажном носителе

• Обращайтесь к получателю вашего письма по должности/имени/малому имени и фамилии или обобщенной фамилии в правом верхнем углу.
• Тема письма (которую иногда можно опустить). Чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и объяснить основные слова. Если это ответ на полученное письмо, вы также можете афишировать тему письма.
• Обращайтесь со словом драгоценный сэр/леди.
• Основная часть письма. Описывает проблему или цель письма и содержит основную информацию, ключевые утверждения, требования, запросы или команды. Это расположение строго хронологическое и рациональное. Каждый абзац содержит один аспект информации. Если что-то в тексте письма необходимо подчеркнуть, используется фраза «Важно!». используется фраза. За ней следует информация, которая важна для получателя.

Примеры вступлений и ключевых частей письма:.

г. Пермь, ул. Лесная, 33.

(Здесь также может быть информация об организации).

(Тема: Удовлетворение условиями договора).

Уважаемый Виктор Олегович!

(Основная часть) Согласно недавно заключенному договору, нам необходимо выслать Вам все документы по нашему договору ….

ВАЖНО! Документы должны быть заверены.

• Каждый вид профессионального письма должен иметь заключение, состоящее из вывода, предложения, согласия/отказа и предупреждения. Например, вы просите, вы напоминаете, вы предупреждаете.
• Заключительная фраза должна содержать просьбу о возможности дальнейшего сотрудничества или отказ. В конце может появиться постскриптум ‘PS’ для связи с интегрированным персонажем.
• Если документ приложен к письму, это должно быть отмечено в левом нижнем углу письма. Согласно профессиональному этикету, ответ на письмо должен быть дан в течение 10 дней. Если ответ затягивается, об этом следует сообщить получателю.
• В конце письма следует также поставить подпись и дату. Пример заключения:.

Учитывая вышесказанное, я хотел бы предупредить Вас о сроках сдачи данного вопроса. Надеюсь на сотрудничество с Вами в будущем!

Приложение 1 «Контракты».

Приложение 2 ‘Обычная документация’.

Заместитель директора П. Н. Ярыгин (подпись)

Основные правила:.

1. Создайте рабочий адрес электронной почты для использования в офисе.
2. Достаточно названия почтового ящика, либо названия компании, либо фамилии.
3. Вы всегда должны указывать тему письма. В противном случае ваша электронная почта рискует столкнуться с нежелательными сообщениями. Тема письма должна содержать самую важную информацию о письме (не более пяти слов).
4. Не смешивайте разные темы в письмах — предпочтительнее разбить их на отдельные и отправлять по одной.
5. Будьте вежливы в Интернете.
6. Электронные письма должны быть короткими, в один-два раза меньше письменных.
7. Прикрепляйте вложения отдельными частями.
8. Последний фрагмент должен быть подписан компанией или отправителем.

Словарик для бухгалтера

В арсенале бухгалтера должны быть универсальные стандартные фразы для каждой части письма. Рассмотрим следующие формальные фразы для написания профессионального письма

Идентификация: Я пишу вам, чтобы поблагодарить вас за … / I am so grateful for your help … / Я очень благодарен за вашу помощь …

Извините: We are sorry to inform you that … / We apologise… / Пожалуйста, простите нас …

Выражение удовлетворения: мы очень рады… / Из вашего письма вы решили, что мы благодарны за вашу должность / Благодарим вас за вашу должность. Выражения недовольства: …

/ Мы не удовлетворены предложенными вами условиями и обеспокоены тем, что нам, возможно, придется расторгнуть контракт ….

Просьба: мы хотели бы … / сообщить нам … / сделать все необходимые приготовления …

/ Пожалуйста, попросите нас предоставить вам дополнительную информацию … / Мы будем рады. …

/ Мы будем рады помочь вам… / Мы будем рады помочь вам. СЕРТИФИКАТ О ПОЛУЧЕНИИ: Мы получили ваше письмо …

/ Спасибо за ваше письмо … Ссылки на предыдущие контакты: в дополнение к нашему письму … / Ссылки на наши телефонные разговоры …

/ В дополнение к вашему телефонному разговору мы вышлем вам …

Вопрос: если у вас есть доброта, сообщите мне, что вы были бы признательны … / Мы были бы благодарны, если бы вы написали нам … / Я надеюсь, что …? Объявление: Я хочу напомнить вам, что …

/ Пожалуйста, обратите внимание, что… / Я хочу сообщить вам, что наша компания намерена …. I look forward to get your news: я с нетерпением жду ваших новостей как можно скорее.

Дальнейшие контакты: если мы можем помочь вам в дальнейшем, пожалуйста, не стесняйтесь писать нам / Если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии по поводу вышесказанного, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.

Помните, что профессиональное электронное письмо показывает уровень и калибр вашей компании. Уделите внимание оформлению и составлению вашего письма. Достаточно выразить свое мнение о компании.

Знание этих правил поможет вам оставить приятное впечатление о компании и ее сотрудниках. Надеемся, что информация из этой статьи поможет вам в вашей карьере.

Подпишитесь на YouTube и Telegram, чтобы быть в курсе значимых изменений в 1С и законодательстве

Помогла ли вам статья?

Получите еще один секретный бонус и полный доступ к системе помощи Buhexpert8 бесплатно на 14 дней!

Что такое профессиональная почта?

Профессиональная переписка соответствует определенным правилам и нормам, о которых вам необходимо знать. Чтобы избежать проблем при составлении документов и писем, необходимо знать основы.

Деловая переписка — это широкое понятие, которое включает в себя множество видов официальной деловой переписки, связанной с информационными и справочными материалами. Деловую переписку можно классифицировать по-разному.

Принятие и реализация административных решений не могли бы состояться без деловой корреспонденции.

• При формулировании и создании решений деловая переписка используется для получения информации, которая может упростить процесс.
• Если решения уже приняты, деловая переписка используется для информирования коллег о ходе или сроках реализации проекта.

Статистика показывает, что чем выше рост экономики и бизнеса, тем больше объем деловой корреспонденции.

• На каждый 1% увеличения валового внутреннего продукта объем деловой почты увеличивается на 1%.
• Количество писем на одного жителя в разных странах: США — 700, Франция — 432, Германия — 252, Чехия — 68, Польша — 48, Бразилия — 26, Индия — 15, Российская Федерация — 8.

Что такое профессиональная почта?

Процентное распределение деловой почты в Российской Федерации выглядит следующим образом

• 63% — население, % от населения
• 22% — коммерческие организации, и
• 15% — организации государственного сектора.

Деловая корреспонденция составляет 70-75% от общего количества документов.

Только правильная деловая переписка имеет юридическую силу.

• Без нарушений, в соответствии с формальными процедурами.
• В соответствии с законом.
• Только компетентными лицами.

Юридическая сила обеспечивает формальные документальные свойства, которые могут вызвать определенные юридические действия. Как только письмо подписано компетентным лицом, оно уже имеет юридическую силу. Однако, помимо подписи, требуется также печать компании.

Если вам необходимо, чтобы документ, напечатанный на бумаге, имел юридическую силу, используйте специальный бланк и ряд необходимых элементов. Как правило, это

• название компании или имя лица, ответственного за составление письма,.
• заключение автора,
• подпись автора, и
• иногда печать компании.

Документы внутренней переписки компании называются «внутренней перепиской».

• Отчет
• Меморандум,.
• Пояснительные записки,.
• Меморандумы,.
• предложения,.
• Представление.

Деловая переписка выполняет ряд функций в административной сфере.

1. Информационная функция заключается в том, что деловая переписка способствует поддержанию жизненно важной информации.
2. Коммуникативная. С помощью деловой переписки сотрудники поддерживают контакт с руководством и другими сотрудниками.
3. Социальная деловая. В первую очередь решает ряд социальных обязательств путем удовлетворения информационных потребностей.
4. Юридические функции. Функционирует как доказательство в суде.
5. Административные операции. Деловое общение может инициировать административные решения и способствовать их реализации.
6. Культурная функция. Деловая переписка может передавать этнические и национально-культурные аспекты документа.
7. Историческая функция. Она может передавать обществу информацию из истории.

Несмотря на способность деловой коммуникации выполнять множество функций, информация и коммуникация остаются ключевыми функциями.

Процессы правового регулирования не предусматривают использование делового общения. Нормативно-правовые акты издаются в виде правил, положений, директив, приказов, распоряжений и инструкций, но не в виде писем или объявлений.

Оттенки внутренней профессиональной электронной почты

Существует также внутренняя коммуникация между сотрудниками компании. Цель такого общения может быть разной, но соблюдение определенных правил является обязательным.

Правила для внутренней деловой электронной почты

• Будьте краткими, существительными и
• Всегда указывайте дату, и
• Используйте «формулу своего рода» и подпись в конце.

Оттенки внутренней профессиональной электронной почты

Например, письмо от администрации или коллеги, написанное для поздравления или высокоэффективного сотрудника. Обзор проектов компаний включает переписку с отдельными элементами делового письма: тема, приветствие, краткое изложение смысла, вежливое заключение и печать являются обязательными.

Важно понимать, что выбор темы или характера письма зависит от степени формальности общения и типа информации, направляемой получателю.