Перед тем как издать приказ о командировке, сначала определяется, кто из сотрудников будет в командировке. В большинстве случаев работодатель имеет право выбирать, каких сотрудников отправлять в командировку, но есть и исключения. Ранее мы уже писали о людях, которых нельзя отправлять в командировки или можно только с их письменного согласия.
Руководитель организации направляет работника в служебную командировку на основании служебной записки своего непосредственного начальника или подписанного им приказа по организации. В документе указывается место, продолжительность и цель поездки. Руководитель утверждает служебную записку или подписывает служебное задание.
Затем менеджер по персоналу или бухгалтер готовит приказ о командировке.
В законе не указан срок до составления приказа о командировке. Однако работник имеет полное право не выезжать в командировку без письменного распоряжения руководителя. Это означает, что на дату поездки мандат уже должен существовать. Кроме того, перед отъездом работник должен получить суточную компенсацию, проживание и аванс за командировку.
Цель командировки: примеры формулировок
Целью командировки является выполнение работником поручения работодателя. Это должно быть указано для того, чтобы командировочные расходы были признаны финансово обоснованными.
Цель поездки должна быть конкретной, чтобы результаты поездки можно было проверить после ее окончания. Например, «участие в конференции», а не «участие в конференции по информационной безопасности с 22 по 24 мая 2022 года». Сотрудники могут подтвердить свое участие, принеся на конференцию приглашение, программу или публикацию.
Недостаточно указать в качестве цели «выполнение задач на уровне «голова к голове» или «решение производственных проблем». Это вытекает из характера самого бизнеса.
Цели деловых поездок должны быть оперативными. Другими словами, они связаны с целями бизнеса. Плохая идея написать «посетить корпоративное мероприятие» в качестве цели поездки, так как корпоративные мероприятия не связаны с рабочей деятельностью.
Кроме того, цель поездки должна соответствовать должности и обязанностям сотрудника. Не стоит писать ‘для проведения переговоров с партнерами’, поскольку цель поездки простого инженера может не входить в его должностные обязанности. Однако ‘ознакомиться с работой систем пожарной сигнализации’ — не проблема.
По сути, цель должна отвечать на два вопроса директора и налогоплательщика
- Почему поездка была необходима и что должен был указать сотрудник?
- Почему работник отправился именно в эту командировку?
Примеры целей командировки
В интересах работника
Для контроля
Для согласования с поставщиками и доставки оригиналов документов
Внутрикорпоративное обучение для подготовки головного офиса к ежегодной выставке в 2022 году
Выявление отдельных подразделений (службы безопасности, телекоммуникационные службы, службы подстанций)
Подписание договора на оказание услуг с ООО «Ласточкино гнездо
Переговоры с партнерами на поставку оборудования
Сертификация в территориальной секции Ростехнадзора в Москве по промышленной безопасности
Участие в конференции малого и среднего бизнеса 23 мая 2022 года
Направление к генеральному директору головного офиса
Правила составления приказа
Документы могут быть оформлены в произвольном формате или в интегрированной форме Т-9. Для групповых командировок на работу целесообразно использовать форму Т-9А. Например, если команда работает по контракту или группа сотрудников, годовой отчет отправляется на утверждение в головной офис.
На что следует обратить внимание при заполнении формы:.
- После того как директор утвердил служебную записку или подписал командировку, от имени директора создается приказ о командировке сотрудника.
- Форма приказа должна быть утверждена внутренней документацией. Положение о командировках.
Документация должна включать полное имя и местонахождение работника без сокращений.
Продолжительность поездки должна быть определена в полных календарных днях в соответствии с пунктом 4 процессуального положения № 749. Даты приезда и отъезда считаются командировкой. Например, работник выезжает поездом в 22:45 25 мая и возвращается поездом в 00:15 28 мая. Период командировки составляет четыре календарных дня с 25 по 28 мая.
Название организации-работодателя обычно указывается в графе «за свой счет». Это лицо, оплачивающее командировочные расходы.
Колонки «Цель» и «Причина» заполняются в соответствии со служебной запиской или заданием. Если сотрудник дал письменное согласие на поездку, указываются реквизиты: ФИО сотрудника и название документа дата подписания.
Приказ о командировке не скрепляется печатью организации. Это внутренний документ и поэтому не требуется.
Приказ для командировки директора
На руководителя организации, который не является его владельцем, распространяются общие правила о работнике. Кроме того, его поездки должны быть оформлены доверенностью для обоснования расходов. В то же время руководитель выступает в качестве представителя работодателя.
Особенностью руководителя является то, что в командировках он должен подписывать один и тот же приказ. Он также составляет приказ или записку от своего имени. Это вытекает из позиции Федеральной службы по труду в письме № 1143-ТЗ от 11.03.2009.
Исключение составляет руководитель филиала или другого направления. Как правило, их командировка закрывается в головном офисе компании. Приказ в этом случае подписывает генеральный директор.