Как по 44-ФЗ правильно сформировать контрактную службу, и зачем она нужна

Контрактная служба контролирует все контракты.

• поиск подходящих предложений,
• выбор поставщиков или подрядчиков,
• подписание и администрирование контрактов; и
• общий бухгалтерский учет и администрирование.

Чем отличается управляющий от контрактной службы?

Их общие функции одинаковы, но если годовой объем рынка превышает 100 млн рублей, создается отдельная служба.

Обязательно ли формировать отдельную структуру?

Эта служба может функционировать как отдельное подразделение внутри организации или как документированная и утвержденная специализированная конфигурация.

Установлены ли нормы к количеству членов службы?

Утвержденная конфигурация должна включать не менее двух штатных специалистов. Их интеграция осуществляется при условии подтвержденного консенсуса и любых необходимых корректировок должностных инструкций.

Зачем нужна комиссия по закупкам, и есть ли требования к количеству членов?

Комитет должен следить за соблюдением правовых норм во время проведения аукциона, подавать запросы на проведение тендеров, а также запросы на реализацию и обеспечение исполнения тендеров. В большинстве случаев заказчики создают единый комитет по всем вопросам.

При создании единого комитета и комиссии для проведения конкурса или аукциона в их состав входит не менее пяти человек.

В комитеты, представляющие тендеры или рассматривающие тендеры и заявки, входит не менее трех членов.

Есть ли нормативы к уровню образования специалистов?

Обновления в законодательстве вступили в силу в 2017 году.

• Представители контрактных служб обязаны получить базовое высшее или дополнительное образование в сфере госзакупок.
• Экспертам комиссии необходимы нормативные документы о переподготовке экспертов, 44-ФЗ или переподготовке по снабжению в соответствии с их компетенцией по предмету снабжения.

Кто решает вопрос об обучении?

Необходимость переподготовки экспертов по снабжению определяет заказчик.

Ответственные работодатели, которые строго соблюдают государственные нормативы и успешное снабжение компании, могут провести дистанционное обучение по снабжению в учебном центре «Ростбизнесконсалт».

Если вам нужно быстро и вы хотите гарантированно пройти обучение или переподготовку специалистов отдела снабжения, позвоните по телефону 800 333-96-76 или заполните форму на сайте.

2. Положение о контрактной службы по 44-ФЗ

• правила выбора поставщиков и подрядчиков; и
• порядок оформления и обоснования поставок; и
• процесс подписания контрактов; и
• другие аспекты контрактной деятельности.

3. Порядок создания контрактной службы по 44 ФЗ

При создании контрактной службы заказчик должен определить и утвердить ее численность и структуру. Согласно правилам, служба должна состоять как минимум из двух человек.

Способы создания контрактной службы

1. создать отдельные подразделения (на базе существующих или создать новые подразделения)

2. уполномочить постоянных сотрудников исполнять контракт без необходимости создания отдельного подразделения; и

• Создать контрактные службы (см. ниже)
• Положение о контрактной службе (см. выше)

Если годовой объем расходных материалов не превышает 100 млн рублей и у заказчика нет контрактной службы, необходимо назначить контрактного управляющего.

Контрактный управляющий — это лицо, занимающее соответствующую должность и отвечающее за проведение одной или нескольких закупок и заключение контрактов. Это регулируется статьей 38, часть 2.

Модели контрактной службы

Обобщите вышеизложенную информацию. В рамках 44-го Федерального закона существует только три модели для традиционных услуг.

5. Состав контрактной службы заказчика и руководитель.

Мы уже говорили о том, что покупатель сам должен утвердить структуру и количество договоров на оказание контрактных услуг, напомнив, что их должно быть не менее 2.

Независимо от того, какую форму выберет покупатель, он обязан назначить руководителя. Если контрактная служба создана в форме отдельного организационного подразделения, ее должен возглавить руководитель этого подразделения. Если контрактная служба не создана в виде подразделения, то ее возглавляет либо руководитель контрактной службы, либо его заместитель.

Обратите внимание, что если отдельные сотрудники вводятся в состав службы в связи с изменением или расширением обязанностей, влекущим за собой изменение трудового договора, то это может быть сделано только с согласия этих сотрудников и с изменением описания. Они должны выполнять свои обязанности.

• Общие положения: цель и условия рекомендаций, законодательная база, оперативные полномочия, структура, численность и обязанности,.
• полномочия для выполнения своих обязанностей и функций; и
• Обязанности сотрудников.

После получения итогового платежа закажите профессиональную помощь в заполнении документа.

6. Образец приказа о создании контрактной службы Заказчика

Когда покупатель устанавливает обычные услуги, он стремится эффективно осуществить поставки для государственных или муниципальных предприятий.

Для создания такой услуги необходимо создать отдельное подразделение, действующее в рамках предприятия, или организовать персонал для осуществления прав и обязанностей услуги вне организационной единицы.

Чтобы обеспечить надежный результат в конкурсе, вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра поддержки предпринимательства. Если ваша организация является малым или средним предприятием, у нее есть много преимуществ: авансовая оплата государственных контрактов, короткие сроки оплаты, прямые контракты и неконкурентные субподряды. Минимизируйте конкуренцию и подавайте заявки и работайте только по выгодным контрактам!

Новые правила организации деятельности контрактной службы заказчика

27 ноября 2020 года вступило в силу новое Типовое положение (регламент) о контрактной службе, разработанное Минфином России (Приказ от 31 июля 2020 года № 158н — далее — Приказ № 158н). В Постановлении не предусмотрен переходный период, поэтому заказчикам уже сейчас приходится адаптировать свои структуры и документацию к новым правилам, которых существует немало.

Типовое положение, которое применялось до недавнего времени, было утверждено в 2013 году. После того как оно было отменено [1], вступил в силу новый приказ Минфина России.

Статья 9 Закона 44-ФЗ устанавливает один из основополагающих принципов контрактной системы — принцип профессионализма заказчика. Поэтому деятельность заказчика должна осуществляться только профессионально, с участием квалифицированных специалистов, обладающих теоретическими знаниями и навыками в сфере закупок. Как отметил Конституционный суд Российской Федерации, этот принцип является основным для всех действий заказчика, связанных с назначением, командированием и исполнением работниками своих обязанностей [2].

Применяя этот принцип, заказчик обязан определить и уполномочить работников на выполнение задачи по организации поставок. Заказчики с валовым годовым объемом закупок (ГОЗ) более 100 млн рублей обязаны установить контактное лицо. Однако если ГОЗ составляет менее 100 млн рублей, заказчики могут добровольно создать такую службу [3].

Преимущества создания контрактной службы (по сравнению с назначением контрактного управляющего)

• Возможность распределения контрактных обязанностей между несколькими должностными лицами, а не концентрация их в одном лице, как в случае назначения контрактного управляющего.
• замещение сотрудников, возможность возложить обязанности временно отсутствующих сотрудников (например, болезнь, отпуск, командировка) на другого сотрудника контрактной службы; и
• объединение различных специалистов, работающих в сфере закупок, в одно подразделение и оптимизация процедуры заключения договоров за счет ускорения.

При создании контрактной службы заказчик обязан утвердить положения (регламенты), разработанные на основе положений (регламентов) [4].

В настоящее время у заказчиков есть два традиционных варианта организации службы [5].

1) создание отдельного структурного сегмента, и

2) постоянное уполномочивание сотрудников клиента на ведение деятельности контрактной службы без создания отдельного структурного подразделения (назовем это вариантом, например, создания «виртуальной» контрактной службы по контракту).

Ранее эти варианты были в «старой» модели поставок. Однако сейчас требования к продолжительности контрактной службы кардинально изменились. Поэтому, в соответствии с п.

2. 3 новых типовых положений, руководитель каждой контрактной службы назначается приказом управляющего директора заказчика, генерального директора или уполномоченного лица, уполномоченного управляющим директором. Другими словами, с 27 ноября прежние специальные требования к руководителю «виртуальных» контрактных служб были отменены, чтобы сохранить должность не ниже заместителя директора заказчика [6].

Действительно, даже «виртуальные» руководители контрактных соглашений могут быть назначены как заместителями генерального директора, так и простыми сотрудниками заказчика (экономистами, экспертами, консультантами, бухгалтерами и т.д.).

Такую модификацию, конечно, нельзя назвать удачной. Руководство заказчика (директор, заместитель директора) всегда охотно брало на себя вопросы закупок, стремясь переложить ответственность на сотрудников. Сейчас есть абсолютно веские причины поступать именно так.

В «виртуальных» традиционных службах могут работать сотрудники совершенно разных должностных категорий. И не совсем правильно назначать руководителями контрактных служб ведомственных специалистов, включая, например, начальников отделов или заместителей директоров по работе с клиентами.

Тем временем произошли положительные изменения. Ранее клиенты, не занимающие должность заместителя директора в кадровой комиссии и не желающие управлять контрактными службами, не могли создавать «виртуальные» контрактные службы. В настоящее время нет никаких препятствий для создания контрактных служб в этом варианте.

Минимальное количество каждого контракта — два (пункт 2. 2 новых типовых правил). Максимальное количество контрактных служб не ограничено. Структура и количество сотрудников определяется ответственным лицом у клиента.

Все сотрудники контрактной службы должны иметь высшее или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок [7].

До сих пор существует неоднозначный подход к обучению работников контрактных служб. Так, уже в 2016 и 2017 гг. Минэкономразвития России разъясняло, что контрактным служащим может быть лицо без высшего образования в сфере закупок, в этом случае специалист должен пройти профессиональную переподготовку или обучение.

Сфера снабжения [8]. Однако уже в 2020 г. Минфин России предложил еще одну альтернативную трактовку требований к обучению контрактных работников.

«Работники контрактной службы должны иметь высшее или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок [9].

Мы считаем, что к разъяснению Минфина России следует относиться с осторожностью. Помимо требований статей 9 и 38 Закона.44-ФЗ, следует учитывать профессиональные стандарты в сфере госзакупок. Например, профессиональный стандарт «Эксперты в сфере государственного заказа» [10] требует от работников [10] контрактной службы наличия не только среднего профессионального или высшего образования, но и дополнительного профессионального образования.

Это обязывает работника получить дополнительное профессиональное образование в форме профессиональной переподготовки и повышения квалификации, если специалист не имеет высшего образования (по любому направлению).

Напомним, что повышение квалификации осуществляется по программе обучения объемом не менее 250 часов — профессиональная переподготовка объемом не менее 16 часов [11], для государственных служащих РФ количество часов увеличивается до 500 [12].

Следует отметить работу по закону.44 — ФЗ не могут поручать работу внешним партнерам — сотрудниками соответствующей службы могут быть только люди, являющиеся сотрудниками заказчика. Также нельзя привлекать к работе в службе награждения специалистов, которые работают у заказчика по гражданско-правовому договору [13].

Функции контрактных служб определены в ч. 4 ст. 38 закона № 44-ФЗ, а также в разделе III Типового положения:.

1) планирование программы, подготовка изменений в программу, размещение программы в ЕИС и внесение в нее изменений, и

2) осуществляет подготовку и размещение в ЕИС извещений о закупках, документации о закупках, планов контрактов, а также подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытым способом

3) обеспечивать исполнение поставок, в том числе контрактов; и

4) участвует в рассмотрении апелляций по результатам определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и готовит документацию для управления требованиями

5) организовывать консультации с поставщиками (подрядчиками, поставщиками услуг) при необходимости на этапе разработки закупок и участвовать в этих консультациях для определения конкурентной среды при соответствующей закупке товаров, проектов и услуг и выявления наилучших технологий, других решений, покрывающих государственные и потребности местных органов власти.

(6) Выполнять любые другие обязанности, предусмотренные законом.

Давайте теперь рассмотрим, какие изменения были внесены в действие контракта. Функции контрактной службы не только соответствуют актуальным вопросам закона № 44-ФЗ, но и были существенно адаптированы. Все функции объединены в пять разделов.

• Планирование закупок (пункт 3. 1).
• Определение поставщиков (исполнителей, подрядчиков) (пункт 3. 2).
• Заключение договоров (пункт 3. 3).
• Исполнение, изменение и расторжение договоров (пункт 3. 4).
• Иные функции, полномочия (пункт 3. 5).

Из основных изменений:.

Этап утверждения расписания исключен из этапа закупок. Контрактная служба будет только разрабатывать расписания и размещать их в ЕИС. Программа утверждается путем подписания усиленной специальной электронной подписью лица, уполномоченного действовать от имени заказчика [14].

В настоящее время контрактная служба должна отвечать за подготовку акта о распределении поставок [15] (ранее в этой процедуре участвовали только сотрудники подрядчика).

В настоящее время договорное соглашение описывает предмет комиссии. То есть он самостоятельно создает условия команды [16] (согласно старым нормативным стандартам, договор только организовывал этот процесс и производил уведомление и документальное оформление комиссии, в дополнение к описанию предмета поставки).

Если это описание составляется сотрудниками подкатегории заказчика, они должны быть включены в контракт, как это обычно происходит с большинством заказчиков. Если заказчик не намерен увеличивать количество контрактов в контракте, то эту операцию следует делегировать существующим сотрудникам контракта.

Управление соответствием участников контрактного соглашения требованиям статьи 31 Закона № 44-ФЗ [17] исключено из функции контракта. Однако в то же время служба по заключению контракта — это служба, которая создает ЕИС и размещает ее в протоколе идентификации поставщика (подрядчика, исполнителя) [18].

Этап заключения контракта детально проработан. Служба контрактации выполняет весь процесс заключения контракта, включая рассмотрение протокола расхождений и передачу информации о банковской гарантии [19], регистрацию контракта [20], которая ранее была организована службой контрактации, предоставленной в качестве гарантии контракта. (только этот процесс).

На этапе исполнения контракта контрактная служба гарантирует выполнение условий контракта, включая выплату аванса [21], полученные товары, выполненные работы и оказанные услуги (т.е. организованные услуги). (данная процедура).

В то же время, однако, именно контрактная служба документально подтверждает получение выделенных товаров, выполненных работ или оказанных услуг 22].

Контрактная служба гарантирует процесс одностороннего обжалования контракта, направляет информацию о контракте, изменениях в контракте в реестр контрактов, а также должна направить информацию о регистрации в реестре несознательных поставщиков (ранее или не было такого функционала. Только ли контрактная служба организовала этот процесс).

Контрактные службы должны соблюдать документы о государственных закупках, но «распечатывать» нужно только процедуры государственных закупок и закрытия торгов [24].

В настоящее время Contracts занимается расследованием жалоб не только на поведение клиентов, но и на поведение Комитета по расходным материалам, его членов, сотрудников Contracts Contracts, менеджера веб-сайта и менеджера A профессионального веб-сайта [25].

При осуществлении своей деятельности контракт взаимодействует с другими подразделениями заказчика (службами) [26]. Однако в новом приказе исключены требования о необходимости разработки данного класса взаимодействия и порядка действий контракта для осуществления своих обязанностей.

Можно ли возложить на контрактные службы иные полномочия, отсутствующие в типовых положениях? Думаю, что да. Так, согласно ч. 4 ст.

38 закона № 44-ФЗ, контрактная служба осуществляет иные полномочия, предусмотренные законом. Например, на контрактную службу возложены также организация регистрации работников заказчика в ЕИС и на электронных площадках, организация получения электронных подписей для работников заказчика, организация электронного бюджета, региональных информационных (первичных) информационных систем, органов аккредитации по видам деятельности конкретных заказчиков ( аккредитационные органы) и взаимодействие с другими функциями.

Обратите внимание, что частью работы контрактной службы является организация — обратите внимание, что контрактная служба организует или гарантирует определенные процессы (т.е. непосредственное выполнение функции может быть поручено другим разделам (службам) заказчика. (в результате заключения контракта).

Однако некоторые функции являются прямой обязанностью сотрудников контрактной службы. Сама контрактная служба не может выполнить необходимые действия и поручить выполнение функций другим сотрудникам заказчика, не являющимся сотрудниками контрактной службы (например, может подготовить . обоснование цен, разработка условий проведения, подготовка практики проведения заседаний комиссии и т.д.

не могут быть исключены из обязанностей контрактной службы).

Что делать заказчику, если в определенный момент в следующем номере закона № 44-ФЗ появится типовое положение о контрактной «недостаче»; по мнению Минфина России, причин для беспокойства нет; 44-ФЗ, заказчику следует руководствоваться законом №. 44-ФЗ [27] в текущей редакции разрабатываемого положения о контрактной службе.

Что делать заказчикам в связи с принятием новых типовых положений?

Во-первых, при необходимости переустановите лицо, ответственное за контракт.

Во-вторых, решить проблему организации процесса подготовки описания объекта поставки (командные условия).

В-третьих, органам власти и муниципалитетам следует включить в контрактную службу сотрудников, которые в настоящее время отвечают за сортировку рынка заказчиков.

В-четвертых, следует скорректировать положение о контрактной службе и изменить функции контракта.

В-пятых, внести необходимые изменения в обзор обязанностей сотрудников контрактной службы.

Когда нужно создавать контрактную службу

Если годовой объем условного рынка превышает 100 млн рублей, предприятие должно открыть контрактную службу. При меньших объемах директор агентства решает, нанять ли на эту должность менеджера или нескольких сотрудников, или создать полноценный отдел в соответствующем подразделении.

Годовая сумма поставок, которая определяет метод работы директора или контрактное соглашение, включает все закупки услуг или товаров, за исключением заработной платы персонала, взносов на социальные программы и любого бюджета, доступного для других расходов. Он не связан с поставками.

В одной и той же компании не существует одновременно услуг и специального персонала — они взаимозаменяемы. Это касается и многих региональных филиалов. Это касается и специалистов по контракту.

Если в центральном аппарате есть контрактная служба, то все специалисты в региональном филиале, отвечающие за снабжение, должны быть членами контракта. Каждый сотрудник отвечает за обслуживание филиала, в котором он работает. Выделяют следующие особенности работы контрактной службы

1. Традиционные службы — это коллективные органы в организации, которые осуществляют государственные и частные поставки.
2. Над контрактом одновременно работают не менее двух специалистов.
3. Компания может иметь только такую структуру.
4. Постановление Министерства финансов № 158-Н от 31 июля 2020 года строго определяет основные параметры договорных услуг, независимо от специфики работы организации. Между описанием работы и требованиями заказа не должно быть противоречий.
5. Все обязанности в рамках услуги распределяются между сотрудниками поровну. Пример — специалист отвечает за обоснование комиссии, вторая комиссия утверждает перечень закупаемых товаров, а третья отслеживает платежи и диалог с подрядчиком.

Законодательное регулирование

В основном, работа по контрактным соглашениям регулируется Федеральным законом 44-ФЗ, дополненным, однако, Постановлением №. Согласно закону, договоры подряда в бизнесе могут быть как в виде структурных подразделений, так и без них. В последнем случае просто утверждается список сотрудников, занимающихся проведением конкурса.

Структура службы строго не регламентирована, но в ней должно быть не менее двух членов. Независимо от выбранной формы, у службы должен быть руководитель. Как правило, если договорное соглашение не распределено в другую структуру, ее возглавляет руководитель предприятия или один из его заместителей.

Услуги оказываются отдельно, в число которых не могут входить лица, заключившие гражданско-правовой договор. В поставках могут участвовать только покупатель и полностью трудоустроенные лица.

Закон также определяет требования к образованию сотрудников, работающих по контракту. Они должны иметь высшее образование в какой-либо области закупок или профессиональную подготовку, а также пройти дополнительное обучение в сфере закупок.

Существуют также некоторые ограничения для людей, связанных с лицом, ответственным за контракт. Например, близкие родственники не могут участвовать в управлении контрактной документацией. И, конечно, законодатели рассматривают самый очевидный способ возникновения конфликта интересов — отношения между поставщиками и теми, кто определяет победителя тендера, аукциона или конкурса.

В каких случаях контрактная служба не нужна?

Если общий годовой объем поставок составляет менее 100 миллионов случаев, нет необходимости создавать договорное соглашение. В этом случае обязательства по оказанию услуг может выполнять человек — подрядчик по контракту (CM). В рамках одной компании таких специалистов, занимающихся конкретными направлениями закупок и заключения договоров, может быть больше, без открытия отдела.

Например, первый КУ может начать заниматься ремонтно-строительным рынком, второй КУ может отвечать за компьютерное оборудование, а в обязанности третьего может входить поставка офисов и оборудования для офиса.

1. КУ нанимаются в качестве штатных сотрудников в компании, занимающиеся государственными контрактами и частными поставками.
2. В компании могут быть такие сотрудники или в различных профилях закупок.
3. В одной и той же компании может быть несколько направлений, в которых функционирует КГ. Они не пересекаются друг с другом и являются полностью независимыми.
4. Объект каждого КГ определяется должностной инструкцией в трудовом договоре и приложениях к нему.
5. Сам руководитель выполняет все задачи самостоятельно — от разработки конкретных КК до поиска подрядчиков, от обоснования цен до размещения информации в ИСС.

Должностные обязанности управляющих и служб

Трудовые обязанности КУ или договорные услуги организации — это, по сути, одно и то же. Они определены и разъяснены в статье 4, 44-ФЗ в статье 38. Однако важно понимать, что обязанности, определенные в законе, возможны и в работе сотрудников.

• Разработка графика и плана поставок, подготовка согласованных изменений в этот документ, размещение документа в ЕИС, внесение необходимых изменений в порядке, предусмотренном 44-ФЗ
• подготовка и своевременное размещение в ЕИС объявления, если компания объявляет о поставке и размещает контрактную документацию и документацию по текущим поставкам, в случае закрытой поставки, в случае выбора КУ или специалиста по контрактам, в случае выбора подрядчика или поставщика, в ЕИС объявления
• контролирует поставку с начала и до конца контракта, следит за распределением победителю и
• Если от одного или нескольких участников тендера поступают жалобы на процесс отбора, контрактный менеджер участвует в расследовании этих жалоб и инициирует процесс рассмотрения жалоб.
• Если выбор победителя требует консультации с участником конкурса, специалист контрактной службы проводит совещание для определения особенностей конкурентной среды на рассматриваемом участке рынка.

Основное отличие здесь заключается в том, что специалист контрактной службы строго руководствуется требованиями, изложенными в соответствующих статьях 44-ФЗ: КУ функционирует в соответствии с перечнем оперативных обязанностей, указанных в его трудовом договоре и должностной инструкции. Например, в 44-ФЗ четко прописано, что подрядчик должен подготовить ТЭД для публикации в ЕИС и установить максимальную цену контракта. Однако руководители не могут сделать это без ссылки на свою должностную инструкцию.

Основные сходства между контрактной службой и работой управляющего

Эти должности могут занимать только лица, занимающие постоянные должности в штате компании, а не специалисты, временно нанятые из-за рубежа. Окончание высшего образования или специальных курсов в сфере закупок является обязательным.

Небазовое высшее образование, например, в области педагогики или технологии, не позволяет лицу, назначенному на такую должность, быть адекватным для работы в сфере закупок. Даже специализированная подготовка без профессионального опыта не является достаточной для выполнения задач в этой области. Однако, согласно законодательству, для признания банкротом по делу о несостоятельности достаточно иметь высшее образование в этой области.

Таким образом, довольно большая текучесть специалистов, работающих на этой должности, и досадные ошибки могут привести к срыву контракта, административной, а иногда и уголовной ответственности. Поэтому стоит хорошо организовать работу на такой должности, чтобы избежать финансовых потерь и потери репутации.

Отсутствие высшего образования или комплексных учебных курсов у специалиста по контрактам или лица, назначенного на ответственную функцию по конкуренции, влечет за собой административную ответственность для руководителя компании или лица, его замещающего.