Хронометраж рабочего времени

В последние годы многие современные менеджеры стали применять такой метод контроля работы сотрудников, как тайм-менеджмент. В процессе его использования работодателям стало ясно, что этот метод на самом деле является достаточно эффективным инструментом для оптимального распределения времени. Причем его эффективность очевидна как в отношении нескольких штатных единиц, так и, если речь идет о действительно крупных организациях, в отношении огромных коллективов.

Тайм-менеджмент — это система различных инструментов, в том числе и хронометража. Однако следует помнить, что этот процесс может быть максимально эффективным только в том случае, если он осуществляется в строгом соответствии с существующими алгоритмами.

Основная цель хронометража — предоставить информацию о том, насколько эффективно сотрудники распределяют свое время. Согласно существующей статистике, очевидно, что каждый рабочий процесс можно разделить на несколько ключевых этапов, каждому из которых отводится определенная часть рабочего времени.

Определив коэффициент учета времени, можно узнать, сколько часов или минут сотрудник тратит на регулярные перерывы в рабочее время, сколько времени требуется для выполнения основных задач в соответствии с должностной инструкцией и т.д.

Однако вся вышеперечисленная информация может быть действительно достоверной только в том случае, если хронометраж проводится правильно. Для этого необходимо отслеживать все действия работника в течение определенного периода времени. В большинстве случаев работодатели используют для этой цели всего один день.

Однако следует учитывать, что этого периода может быть недостаточно. В частности, в разные дни работникам может быть поручено разное количество заданий. В таких случаях оптимальным решением может быть более длительный период наблюдения.

По этой причине определение времени наблюдения, скорее всего, займет несколько дней. Далее на основе полученной информации администратор находит среднее значение. Наконец, на основе полученных данных делаются окончательные выводы о производительности конкретного сотрудника.

В большинстве случаев инициатива в определении сроков принадлежит работодателю. Для этого необходимо составить официальный письменный приказ. В нем будет указан точный список сотрудников, подлежащих хронометражу, и другие важные детали.

Строго определенного формата для такого приказа не существует. Это означает, что руководство компании может составлять документ по своему усмотрению. Самый важный шаг здесь — убедиться, что все сотрудники ознакомлены с документом.

Каждый сотрудник, составляющий проект приказа об учете рабочего времени, должен собственноручно подписать документ. Пропуск шага по обеспечению понимания сотрудниками документа, подготовленного их руководителем, приведет к аннулированию результатов хронометража.

Заполнение бланка

Фактическое заполнение хронометража заключается в регистрации всех необходимых данных на предназначенном для этого листе. Сам бланк может быть разработан и установлен самим работодателем. Как правило, документ содержит следующие графы

1. Дата проведения замеров. Здесь должна быть указана текущая дата, когда будут проведены все необходимые замеры времени. Следует отметить, что заполнение данной формы «Ex Post» запрещено.
2. Объект хронометража. В этой колонке должны быть указаны конкретные действия, рассматриваемые уполномоченным лицом.
3. Интервал. Здесь содержится информация о точном периоде времени, в течение которого должно быть выполнено действие сотрудника. Рядом находится дополнительный столбец с процентным соотношением данного действия по отношению к общему рабочему времени сотрудника.

Примеры моделей форм включают следующие форматы

1. Дата: 12 декабря 2019 года.
2. Предмет тайминга: разместить диагностическое оборудование в кабинете сотрудника.
3. Продолжительность: 10 минут. Процент от общего количества отработанных часов: 2%.

Работодатель перечисляет другие виды деятельности, которые сотрудник выполняет в рабочее время. При необходимости работодатели могут добавить в рабочие листы дополнительные колонки. Самое главное, чтобы они были действительно полезными и содержали важную информацию, которая поможет сделать более точные расчеты.

После полного заполнения рабочего листа работодатель должен иметь возможность сделать соответствующие выводы о том, действительно ли сотрудники распределяют свое рабочее время. В зависимости от полученных результатов руководитель может принять решение

1. Сократить количество обязанностей, которые работник регулярно выполняет. Это решение обычно принимается, когда рабочее время перегружено и у работника нет минимального количества минут для отдыха. Второй способ решения проблемы — дать сотруднику помощника, который, например, может взять на себя часть его обязанностей.
2. на возросшее количество обязанностей, которые должен выполнять работник. Это решение лучше всего использовать, когда у сотрудника есть много свободного времени после анализа результатов.
3. Текущий статус занятости сотрудников не должен нуждаться в изменении. Если существующее рабочее время действительно распределено достаточно актуально и не требует каких-либо корректировок или изменений, то все остается как есть.

Метод хронометража рабочего времени

Конечно, основной целью применения методов хронометража называют четкое определение степени эффективности работы конкретного сотрудника или целого отдела. Кроме того, качественный хронометраж помогает оптимизировать производство и определить количество сотрудников, необходимых для той или иной должности.

Если хронометраж показывает, что у работника есть лишние часы, работодатель может принять решение о сокращении определенных должностей. Если анализ показывает, что работники тратят все свое время и иногда с трудом справляются со своими обязанностями, менеджеры могут заполнить новые должности и взять новых работников или предпринять другие действия в зависимости от ситуации.

Говоря об эффективности таких методов, как хронометраж, отметим, что они более эффективны на предприятиях с большим количеством работников. Чем больше подчиненных у руководителя, тем меньше контроля он может осуществлять на рабочем месте и в распределении времени. Это означает, что хронометраж действительно может дать положительные результаты и предоставить наиболее точную информацию.

Хронометраж работы медицинской сестры

Медсестры являются сотрудниками медицинского учреждения, и в их трудовую инструкцию входит ряд обязанностей. Их основные обязанности заключаются в следующем

1. Подготовить необходимые медицинские инструменты для последующего использования врачом. Это может включать регулярную дезинфекцию оборудования.
2. Принятие пациента для проведения инъекций.
3. Перенос медицинской папки пациента в общую медицинскую папку.
4. Импорт необходимой информации в компьютер или другую систему.

Наблюдение за временем также может быть очень полезным занятием. Оно помогает понять, располагает ли медсестра необходимым временем для выполнения всех поставленных перед ней задач. Самое главное, чтобы хронометраж действительно проводился в соответствии с установленными правилами и процедурами расчета.

Хронометраж рабочего времени – коротко о главном

Родоначальником хронометража считается русский ученый и биолог Александр Любышев. На протяжении 56 лет своей жизни он систематически записывал все свои действия. Это позволило ему эффективно расходовать свое время и сократить потери в нем. У замечательного профессора Даниила Гранина об этом можно подробно прочитать в книге «Эта странная жизнь».

Можно представить, что человек вел учет своего времени на протяжении 56 лет.

И вот уже тайм-менеджмент эволюционировал от фототехники до работы в целой отрасли.

В моем бизнесе, компании Lin-Technology Technology Worker, мы также применяем этот эффективный инструмент для решения бизнес-задач. Подробнее обо всех простых производственных инструментах вы можете узнать здесь.

Суть этого метода проста — инвентаризация своего рабочего времени, измерение продолжительности выполнения одной функции и всего рабочего дня. Его можно применять локально к подразделениям и фазам бизнес-процессов. Составить картину рабочего дня специалиста.

Это приводит к сокращению потерь и повышению производительности.

Какова цель фотографирования рабочего времени?

Для определения эффективности собственной работы и производительности труда. Актуально и полезно для директоров каждого уровня (отдельно в статье есть практические примеры по фотографированию рабочего дня директора).

Как инструмент для самоанализа и как способ оценки работы сотрудников.

Цели хронометража

• Понять структуру сайта. Создайте дополнительную таблицу компетенций.
• Понять процент потерь в общем количестве рабочих дней (описание всех возможных потерь, включая примеры, в другой статье).
• Насколько эффективно реализуются управленческие решения?

Это практический пример. Целью измерения структуры времени было сокращение сверхурочных работ. В исходной ситуации сотрудники некоторых отделов работали до 10 или 11 часов вечера (8 часов вечера в рабочие дни).

Было предложено взять весь рабочий день отдела, проанализировать его и сформулировать рекомендации по улучшению ситуации.

Сдельная норма выработки: что делают люди, деятельность и структура времени. В случае со сдельными расценками очень полезным является хронометраж. Сами работники могут измерить свой рабочий день без сознательного искажения.

Они заинтересованы в повышении своей производительности. Следовательно, это влияет на их оплату труда. В других областях почасовой оплаты этот вид измерения производительности очень полезен для внедрения менеджерами.

Цели могут быть самыми разными: от сокращения продуктивных циклов бизнес-процессов до перемещения людей внутри структуры.

По единой картине рабочего дня можно определить пригодность сотрудника к работе. В будущем можно будет наблюдать и регистрировать кадровые резервы. Это объективная оценка эффективности работы.

Факт, который невозможно оспорить. Полученный анализ очень полезен при составлении карты всего процесса (подробнее о составлении карты можно прочитать отдельно).

Способы проведения фотографии рабочего времени:

• Участники процесса.
• Работники вне процесса (наблюдатели).
• В программе (автоматически).

В некоторых случаях возможно сочетание «ручной» обработки и автоматических данных, если статистику времени выполнения задач можно загрузить в программное обеспечение.

То, как осуществляется учет рабочего времени, зависит от целей и структуры рабочего дня специалиста, его местонахождения и должности. Также это зависит от количества сотрудников, которых необходимо учитывать.

Хронометраж может осуществляться на двух уровнях

• Вертикальный — один бизнес-процесс и несколько ролей сотрудников (может занимать более одного дня).
• Горизонтальный — рабочий день сотрудника.

Виды хронометража бывают

• Хронометраж — это определение времени в любой момент времени. Сколько времени занимают этапы процесса?
• Workday Snapshot — измерение времени от звонка до звонка за целый день.

Важные рекомендации:

Поэтому оно более объективно, если измеряется посторонними людьми на основе их реального опыта. Самостоятельным измерением своего времени должны заниматься те, кто озабочен собственной производительностью. Если вы работаете в команде и вам требуется больше времени.

Кроме того, существует множество процессов или сотрудников для анализа времени. Используйте доску Kanban, чтобы ничего важного не было упущено или перепутано. Узнайте больше о визуализации задач на досках Канбан.

Однако не всегда возможно найти и посчитать большое количество сотрудников. Особенно в крупных проектах.

Решение — мотивировать сотрудников до начала работы. Избавьтесь от страха. Почему-то широко распространен миф о том, что образ рабочего дня — это начало сокращения. Люди боятся перемен, и это тоже нужно учитывать. Не рассчитывайте на психологическое давление «человека-таймера».

При измерении рабочего времени мы предварительно беседовали с работниками. Мы подробно объясняли, зачем, как и почему. В нашем случае взятие рабочих дней было сделано для того, чтобы сократить сверхурочные и длительные задержки после окончания рабочего дня.

Другими словами, благие намерения и такие значимые причины помогли мне эффективно измерять личное время на индивидуальной основе .

Правила:

1. Объясните цель и причины. Заручиться поддержкой и доверием сотрудников. Это снижает риск того, что участники сознательно или неосознанно повлияют на торговый период.
2. Объясните, как все должно быть сделано.
3. Дайте им как минимум три дня, а лучше пять рабочих дней, чтобы
4. преобразовать время в единое измерение при обработке результатов (из минут или секунд, в зависимости от технических характеристик бизнес-процесса), и
5. перевести время в проценты (из минут или секунд, в зависимости от технических характеристик бизнес-процесса).

Подготовка

Независимо от того, где и в какой области проходит будничная картина, нет никакой разницы. Будь это хронометраж бухгалтера или медицинского работника. Или это может быть менеджер завода, готовящийся к мероприятию по улучшению (подробнее об этом в другой статье). Подготовка одинакова во всех профессиях и отраслях.

Хронометраж — это просто инструмент для оценки структуры и содержания рабочего дня.

Подготовьтесь к измерению рабочего времени для любой профессии. Структурируйте рабочий день — заполните форму измерения в соответствии с работой и функцией. Перед замером опросите работников на участке, где будет проводиться замер. Запомните и перечислите все задачи по порядку и попросите их перечислить.

Как правило, требуется следующее.

• Прибыть на рабочее место в 9 утра
• Одеться (подготовиться)
• Включенное оборудование (компьютеры, станки)
• И т.д.

Запишите «большие линии» работы и создайте стандарты. Не тратьте время впустую. Не ищите готовые задания. Даже близкие примеры нужно адаптировать под себя.

И последнее. Договоритесь с теми, кто замечает, об определенных признаках при включении в задание. Думайте об ориентирах — знаках, голосах, выражениях лица. Особенно при использовании документации. Наблюдатели не всегда понимают, когда эксперт переходит от одной задачи к другой. Это может «размыть» общую картину.

Пример хронометража — образец, заполненный в формате Excel. Как показывает практика, полезнее сразу анализировать и дополнять.

По каким-то причинам некоторые специалисты, возможно, не смогли сразу заполнить форму. Тогда они распечатывали ее и писали от руки. Вечером они заносили данные в электронный файл.

Фотография рабочего дня пример

Еще один пример из практики: в одном подразделении обычные функции ранжирования и архивирования вызывали трудности и отнимали много времени у всех участников процесса.

В других соответствующих подразделениях дело обстояло иначе. Задача заключалась в выявлении объективных причин и устранении препятствий.

Были взяты данные о рабочем времени определенного количества сотрудников. В результате анализа были выявлены причины. Был составлен план действий, и через две недели работа была исправлена, что привело к повышению производительности.

Анализ результатов

Из своего практического опыта могу сказать, что самый простой способ анализа — это использование круговых диаграмм. Их можно загрузить в файл. Пример составленного графика есть.

Проще это сделать в Excel. Такие результаты лучше всего показывать в отчетах руководству или клиентам. Можно наглядно увидеть рабочие дни специалиста. Такие диаграммы легче сравнивать между собой. В подготовке анализируемых данных также нет никаких сложностей.

Основная цель анализа — выявление потерь и сокращение повторяющихся или неспецифических задач.

А что дальше?

После получения полной картины текущей ситуации естественно возникает вопрос «что мне делать дальше».

Решения после практики знакомства

• Сокращение потерь
• Ограничьте время разговора по телефону по определенным позициям.
• Группируйте схожие виды деятельности в блоки
• Сократить незапланированные отвлечения, отладив весь бизнес-процесс (вы можете прочитать об оптимизации и о том, что такое бизнес-процесс).

В результате упражнения составляется план действий по устранению дефектов и потерь с указанием сроков и исполнителей. Все по SMART)). О соответствующем таргетинге читайте отдельно.

Возможно, вас заинтересует эта статья по теме: повышение эффективности работы.

Примечание в образце для скачивания:

Методика Workday Snapshot (или хронометраж или WFD) используется как для сотрудников, так и для компании в целом. Эти метрики более эффективны для отдельных сотрудников. В результате качественной работы по созданию персональных FRD можно ответить на следующие вопросы

• На что вы тратите свое рабочее время?
• Насколько эффективно вы используете свое рабочее время?
• Сколько времени вы тратите на выполнение основных задач?
• Какие акции необходимы для повышения эффективности работы?
• Как выглядит мой день по сравнению с днем компетентного работника?
• Какие задачи мне нужно поставить в приоритет, чтобы быть успешным?

Если вы хотите быть эффективными, рекомендуется проводить хронометраж раз в шесть месяцев.

Тогда вы будете знать, что вы делаете и на что тратите свое рабочее время.

Затем вы можете написать, куда вы отправляете полный стандарт после вводной мотивации, под текстом ниже.

Скачайте образец для заполнения, чистый бланк смотрите здесь. Напишите в комментариях, полезен ли для вас стандарт?

Подводя итог, еще раз похвалю вас за то, что вовремя спохватились.

Я верю в ваш успех, Светлана Васенович©.

Поэзия Мое бесплатное руководство по развитию собственного бизнеса — перезапустите свой бизнес.

Для любителей поэзии плагиат. убедительно попросите их прочитать информацию и хорошо подумать, прежде чем копировать материал с сайта Gen Success. ©

Когда необходимо проводить хронометраж?

Измерения проводятся, когда

Существует постоянная спешка и спешка не заканчивается.
• Необходимо найти время для нового (например, пройти обучение, не выходя из рабочего процесса).
• Существует необходимость сбалансировать различные сферы жизни (например, работу, семью, образование, здоровье).
• Много рутинных, несрочных, но стратегически важных задач без возможности заняться планированием. Поэтому прогресс и рост происходят медленно.
• Вы испытываете синдром эмоционального истощения, постоянно чувствуете усталость и нехватку энергии. Вы не уверены в своей компетентности и чувствуете себя неспособным.
• Сотрудники с одинаковыми обязанностями показывают разные результаты.
• Вам необходимо оценить вклад этого специалиста.
• Неравномерная рабочая нагрузка (часто бывают сверхурочные и праздники).

Развиваются новые отрасли, и необходимо распределять время.

Способ проведения хронометража

При определении загруженности каждого работника работодатель исходит из времени, затрачиваемого на набор функций, необходимых для выполнения его обязанностей. Эти показатели могут быть получены путем хронометража рабочего времени.

Время, затрачиваемое работником на выполнение трудовой функции, позволяет работодателю определить оптимальную нагрузку для каждого работника, а также оптимальное количество работников, необходимое для выполнения комплекса задач.

В этом смысле хронометраж является серьезным исследованием в области управления персоналом.

Чтобы провести хронометраж, сначала нужно определить единицы времени и конкретные задачи. Сколько пирожков печет повар за час работы?

В ходе хронометража комиссия должна ответить на следующие вопросы

1. Сколько времени сотрудник тратит на выполнение одной задачи? Возвращаясь к примеру с поваром, расчет таков: за один час работы сотрудник делает 10 пирожков, что эквивалентно одному пирожку за шесть минут.
2. Сколько времени работник тратит только на свою работу и сколько дополнительного времени он тратит только на свою работу? Давайте вернемся к повару и представим ситуацию, когда повар готовит один пирог за шесть минут. С другой стороны, на разделывание пирога уходит всего одна минута. Комитет должен готовить, если повару требуется пять минут на приготовление каждого пирога, и это время перерыва не является неразумным.
3. Сравните существующий стандарт (план) с влиянием на качество готовой продукции.
4. Чтобы проанализировать результаты ваших измерений, вам следует
5. определить, какое поведение сотрудников является неразумным и приводит к потере рабочего времени, и
6. выработать рекомендации по оптимизации рабочих процессов.

Процедура хронометража

При подготовке к контролю хронометража профессионалы должны

• Изучить производственный процесс хронометража, они должны
• Определить количество измерений, которые необходимо произвести
• Выбрать сотрудников, для которых хронометраж является более подходящим. Варианты должны быть сделаны на основе средних условий производства.

При проведении замеров таймер должен находиться в таком положении, чтобы действия работника были видны.

Необходимо измерять поведение каждого работника, включая короткие перерывы. Разминать руки.

Суммарное время каждого замера дает общее время всей работы. Замеры производятся по таймеру. Результаты каждого замера регистрируются в таблице таймера.

Составление таблицы

При заполнении модели необходимо ввести в нее следующую информацию