Фотография рабочего дня (времени): что это такое

Во время наблюдения деятельность работников центрируется в соответствии с характером выполняемой работы, все выходные дни записываются очень подробно с указанием причины выходного дня. Текущее время отмечается в количестве накладок и объектов, а также выполненной работы за период наблюдения.

Измерения времени регистрируются отдельно для каждой категории времени по мере продвижения работников и по мере их возникновения, при этом особое внимание уделяется четкому определению и регистрации причин потери времени и перерывов.

Задачи по подготовке и обслуживанию рабочего места должны регистрироваться отдельно, но в общей последовательности. Продолжительность рабочего времени определяется в конце наблюдения путем удаления последовательных записей за год.

В конце наблюдения делаются записи о категориях рабочего времени в соответствии с принятой классификацией.

Затем составляется так называемая сводка затрат труда, сопровождаемая выборкой и обобщением одних и тех же затрат, показывающая их повторяемость, после чего определяется средняя продолжительность затрат труда.

Для получения более достоверной информации о состоянии организации труда и использовании рабочего времени следует сделать несколько снимков рабочего времени за период не менее трех смен.

На основании отдельных снимков рабочего времени можно сделать выводы.

• Средний процент рабочего времени, средний
• средний процент потерь рабочего времени, независимо от работника; и
• средний процент потерь, зависящий от работника.

Также был определен потенциал повышения производительности труда.

• за счет устранения организационных и технических потерь рабочего времени; и
• устранения потерь по вине работников.

Фотография рабочего времени бригады работников

Измерение рабочего времени рабочей группы проводится непрерывно с текущего момента, и все наблюдаемое фиксируется.

Особенно подробно записываются все виды потерь рабочего времени по каждой причине, особенно потери, вызванные несоответствиями в работе отдельных членов группы.

Фотография рабочего дня: как это работает

Подробный учет поведения всех работников выгоден директору (руководителю), если перед ним стоят следующие задачи

• Отслеживать поведение работника и выявлять его продуктивность.
• Дисциплинировать или поощрять его, чтобы получить четкое представление о ценности конкретного работника в контексте процесса оптимизации персонала.
• Проанализировать регулярные задачи, чтобы понять, где происходят большие потери времени, чтобы их можно было устранить или оптимизировать.
• Выявление сильных и слабых сторон взаимодействия между отделами, секторами и другими подразделениями для смягчения возможных препятствий.
• Обеспечить дисциплинированность работников и их приверженность проекту.

Несомненно, четкое понимание общего поведения работников, достигнутое на основе картины рабочего дня, ставит менеджера в очень выгодное положение. Он получает возможность трансформировать или быстро укрепить свою команду на основе обновленной информации. Это оказывает прямое положительное влияние на общую производительность компании.

Менеджер проводит много времени в Интернете? Дисциплинарное взыскание заставит его посвятить эти часы своим профессиональным обязанностям. Составляет ли менеджер по продажам громоздкие отчеты о сделках с клиентами с громоздкими Пересмотр отчетов или внедрение CRM-системы позволит сделать больше телефонных звонков или презентационных визитов. Участвуют ли бухгалтеры в «войне» с офисными технологиями и могут ли они взять на себя часть функций финансового планирования? Наем неполноценных менеджеров по персоналу позволяет профессиональным сотрудникам глубже погрузиться в свои непосредственные обязанности.

Все эти шаги по оптимизации невозможно осуществить без полного знания ежедневной деятельности персонала. Напротив, фотографии рабочего времени сотрудников дают руководителям возможность быстро и точно реагировать на небольшие различия в производительности.

Автоматическое формирование фотографий рабочего дня — почему это удобно?

Выяснив, зачем нужны фотографии рабочего дня, перейдем к вопросу о том, как их можно получить.

Сначала можно сделать самофотографию. Сотрудник подробно описывает все действия и прилагает в качестве доказательства фотографию, видеозапись, скриншот или документ. Однако это может занимать значительную часть его времени, мешая ему заниматься своими непосредственными профессиональными обязанностями, а также может привести к намеренным или ненамеренным искажениям с целью получения более розовых снимков, чем они есть на самом деле.

Одним из таких решений является BitCop, система, которая точно экспортирует списки действий пользователя. С его помощью можно:.

1. Просмотрите все программы, запущенные на вашем компьютере.
2. Она отслеживает введенные поисковые запросы и
3. подсчитывает количество простоев и сверхурочной работы, и
4. Увидеть скриншоты, которые BitCop создает через заданные промежутки времени и сохраняет то, что ему нужно, по сути, «присутствуя» на рабочих местах ваших подчиненных.
5. Получать независимые выводы об эффективности и продуктивности ваших сотрудников. Этот показатель рассчитывается в процентах самой программой на основе гибкого подхода к каждой роли и может учитывать индивидуальные особенности работы.

Еще одним преимуществом является то, что сотрудники не отвлекаются от работы: агент Bitcop неявно работает на пользователя и может быть даже сильно скрыт, если такова политика компании. Постоянный и непрерывный мониторинг формирует истинную картину отношения сотрудника к своим должностным обязанностям. Директор просто делает выводы из отчетов и принимает соответствующие административные решения.

У Bitcop есть еще одна важная функция. Система может немедленно уведомить ответственное лицо о нарушении рабочей программы (длительное бездействие, запуск запрещенного программного обеспечения или другие побочные эффекты). Это происходит путем автоматической отправки мгновенного оповещения на адрес электронной почты.

На примере командной работы над серьезными проектами можно размещать информацию о причинах неудач и пропущенных сроках, а также предотвращать их сразу после возникновения.

Автоматизированное построение хронометража

Система Bitcop создает истинную картину рабочего дня сотрудника

Агенты Bitcop невидимы для пользователя и не покидают рабочего места Она постоянно собирает данные о компьютерной активности и создает картину рабочего дня в виде наглядных справок, графиков и скриншотов Анализ производительности BitCop удобен и прост.

Когда оправдано получение фотографии рабочего дня в ручную?

Там, где невозможно автоматически собирать данные о деятельности сотрудников в течение рабочего дня, прибегают к ручным методам сбора информации. Этот метод может быть оправдан и в случае самоконтроля. Люди (например, внештатные специалисты) хотят объективно фиксировать свою деятельность, чтобы понять, куда с пользой тратится время, и оптимизировать структуру своего дня.

Ручные методы более объективны и трудоемки, чем автоматические, а также могут отражать трудоемкую и искаженную информацию. При удаленной работе, основанной на учете рабочего времени, самофотографии в качестве основы для расчетов приемлемы не для всех заказчиков, однако такой основой могут стать отчетные автоматизированные системы мониторинга, поскольку они отвечают требованиям объективности, детальности и надежности.

Кроме того, фотографии, сделанные вручную в течение дня, представляют собой «близкое изображение». В отчете отражены такие общие положения, как «работа с электронной почтой» и «поиск информации в Интернете». личные потребности (такие оттенки, как импортные вопросы, не отражаются при ручном сборе данных).

Примеры фотографий рабочего дня в автоматическом и ручном режимах

В режиме ручного сбора данных фотодень обычно представляет собой форму, содержащую общую информацию о сотруднике (ФИО, организация, должность, раздел, служба), размещенную в заголовке формы. Все периоды активности и бездействия сотрудника в течение дня регистрируются в табличной части с подробным описанием и точным временем.

Возможно ранжирование по видам работ, если это было оговорено заранее. В конце отчета указывается информация о том, что было проведено расследование (даты, мониторинг, требования о признании, ответственность за подписи работника). Эти рекомендации носят общий характер, и форма может отличаться в разных организациях, а самоподписи могут быть гораздо проще.

Ознакомиться с такими формами можно, обратившись к одному из источников.

В автоматизированных операциях спектр справок, получаемых в результате мониторинга сотрудников, очень разнообразен. Собранная статистика может быть представлена в виде графиков и диаграмм и даже может быть выгружена в общем формате для печати. Отчеты автоматизированной системы учета являются точными и исчерпывающими.

Всевидящее око» никогда не упустит ни секунды рабочего времени, не зафиксировав его для последующего анализа.

Например, BitCop не только показывает даты и время всех интересующих лиц, но и проводит первичный анализ продуктивности, классифицируя компьютерную деятельность как продуктивную, непродуктивную и нейтральную. Изучив выборку ссылок, включающую фотографии рабочих дней, можно убедиться в четкости и простоте предоставляемой информации.

Добавьте к этому список добавленных программ, посещенных им веб-сайтов, набранных запросов кворка, скриншоты систем регистрации, таких как BitCop, и вы получите представление о фактической активности сотрудника. Это не идет ни в какое сравнение с объективностью, ясностью и детальностью при использовании ручных форм наблюдения».

Методологическая история.

Процесс оптимизации труда возник задолго до промышленной революции. Однако со временем произошли значительные улучшения: среди тех, кто произвел революцию в процедурах в конце 1800-х и начале 1900-х годов, был Фредерик Тейлор.

Тейлор и его коллеги начали внедрять науку в управление. Тейлор разработал научное понимание рабочих процессов и считается основателем научного менеджмента: его предложения, опубликованные в 1909 году, были направлены на повышение производительности труда путем оптимизации и упрощения работы. Он инициировал разработку лучших практик на рабочем месте для повышения эффективности и разработал научные методы, позволяющие выполнять работу за более короткое время.

Время, затрачиваемое на выполнение каждого задания, регистрировалось, и полученные данные использовались для определения времени более эффективной работы и оптимизации заданий.

Цели и задачи ФД

Основная цель — оценить эффективность работы сотрудников и процессов путем оценки времени, необходимого для выполнения каждой задачи.

Полученные данные используются для создания условий, в которых сотрудники могут выполнять свои ежедневные задачи максимально быстро и эффективно. Определяются оптимальные критерии производительности и выявляются потенциальные неэффективные факторы, такие как повторяющиеся или дублирующиеся задачи. Улучшенные методы работы повышают эффективность и снижают утомляемость работников.

Работайте умнее, а не тяжелее.

Тип хронометража.

Как составить фотографию рабочего дня сотрудника

Успешное обследование рабочего времени сотрудников требует тщательного планирования, подготовки и проведения самого обследования, а также анализа полученных данных.

Планирование

Определение целей.

Пожалуйста, предоставьте письменное изложение причин внедрения ФРД. Какова мотивация для его внедрения? Возможно, сотрудники жалуются, что процесс идет медленно или что выполнение определенных задач занимает слишком много времени. Возможно, руководство следит за снижением производительности труда сотрудников, увеличением рабочего времени или ростом численности персонала.

Знание причин важно для постановки целей и общения с сотрудниками. Без веских причин трудно ответить на вопросы сотрудников.

Определите области исследования.

Простые определения целей, времени исследования, критериев успеха, ограничений и допущений обеспечивают уверенность всем участникам и бенефициарам процесса. Вместо длинных или сложных документов, определение каждого пункта представляет собой краткий постраничный обзор.

Цели стимулируют и облегчают анализ данных исследования. Они указываются аналитику в том точном виде, в котором данные представляются бизнесу. Например, аналитик может захотеть узнать, сколько времени требуется сотруднику с более высокой специализацией для выполнения задачи по сравнению с необученным сотрудником, устранив повторяющиеся задачи или же можно использовать в качестве примера для программ обучения и развития.

Поэтому заблаговременная постановка точных целей обеспечит надлежащий анализ и представление результатов.

Разработка плана коммуникации

В процессе исследования вопросы возникают как у сотрудника, чья работа оценивается, так и у менеджера или вдохновителя процесса. Кто отвечает на вопросы? Объяснить методологию и как правильно заполнять формы?

Также важно запланировать вводную встречу для группы, участвующей в исследовании. Идея заключается в том, чтобы передать сообщение о том, что исследование — это бизнес-инициатива по улучшению процессов, а не личных показателей, и что время будет потрачено на действительно полезные действия. Это повышает вероятность того, что сотрудники будут выполнять свои обязанности в обычном режиме, предоставляя точные данные.

В противном случае сотрудники, скорее всего, будут чувствовать себя под наблюдением и предоставлять искаженные данные, тем самым повышая эффективность.

Подготовка шаблонов

Подготовка записей данных требует хорошо согласованных, удобных для пользователя стандартов. Они могут отличаться в зависимости от исследования, но есть некоторые основные элементы.

• Дата записи
• Информация о сотруднике: имя, отдел, руководитель
• Название процесса (творческая офисная работа)
• Индивидуальные задания (выполнить команды, отправить команды, описать работу по отправке звонков художникам)
• График работы: определить единицу измерения (минуты, секунды, часы)
• Периодичность работы: ежедневно, ежеквартально, еженедельно и т.д.
• Поля для комментариев.

Проведение исследования

После этапа проектирования и решения всех организационных вопросов само исследование должно быть простым и предсказуемым процессом.

1. Проводится вводная встреча, на которой объясняются причины проведения исследования.
2. Предоставляется модель и объясняются принципы ее создания.
3. Завершение модели сотрудниками или наблюдателями в прогнозируемые сроки
4. Передача готовой модели аналитику.

Анализ данных

Анализ заключается в расчете среднего времени, затраченного на выполнение каждого задания, и определении времени, затраченного на высоко- и малоценные задания. Этого можно достичь путем деления общей суммы конкретных заданий на общее количество лет, затраченных на их выполнение. Это дает среднее время, необходимое для выполнения каждого задания.

Например, чтение электронной почты указано в качестве компонента. Затем вы выполняете эту задачу несколько раз в течение дня. Время составит 65, 210, 240, 39 и 354 секунды.

Если сложить эти числа вместе, то получится 65 + 210 + 240 + 39 + 354. получается 908, что является количеством секунд в сутках. В данном случае оно равно 5, поэтому, разделив 908 на 5, мы получим в среднем 181,6 секунды.

Затем все работы классифицируются по цене. Это не обязательно ранжирование, а просто разделение на две группы. Это ценные и не ценные для бизнеса работы: работа во второй группе либо автоматизируется, либо поручается внешнему партнеру, либо вообще исключается из процесса.

Дальнейший анализ зависит от целей исследования.