Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка представляет собой набор цифровой информации о трудовом стаже работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде в электронном ресурсе ПФР.К 2021 году все работники должны были принять решение о том, в каком формате будут храниться их трудовые книжки — электронном или печатном. Это решение должно было подкрепляться письменным заявлением работника.

Если работник выбирал электронную форму, он забирал трудовую книжку, а работодатель инициировал подачу сведений о работнике в пенсионный фонд. Если работник не подает заявление, работодатель хранит трудовую книжку на бумаге и все равно предоставляет информацию в пенсионный фонд. Вы можете в любой момент изменить свое решение как у этого работодателя, так и у следующего.

Для людей, впервые приступающих к работе с 1 января 2021 года, необходимо будет подать заявление на получение трудовой книжки в режиме онлайн.

Е — Преимущества и недостатки трудовой книжки

Для работодателя

Главное преимущество для работодателей заключается в том, что полностью исключается риск потери или уничтожения трудовой книжки. Цифровые трудовые книжки невозможно потерять, так как все данные передаются в пенсионный фонд и хранятся в защищенной базе данных. Это означает, что у трудовых инспекторов меньше оснований штрафовать работодателей за ненадлежащее хранение трудовых книжек (в соответствии со статьей 5, раздел 1 КоАП РФ).

Однако не все так однозначно, когда речь идет о хранении трудовых книжек. Если работник отказывается от электронного трудового архива, он получает печатное дело, а пенсионный фонд хранит данные о ввозе, переводе и увольнении. Работник может хранить только справки STD-P с информацией о работе у работодателя.

При необходимости работник может «потерять» один из этих сертификатов и предъявить предыдущий сертификат новому работодателю без записи о пьянстве или увольнении. В этой статье читайте о том, как сотрудники с электронными справками о трудоустройстве устраивают ловушку для своего работодателя и что с этим делать.

Основным недостатком перехода на электронную подачу документов являются новые обязательства и сроки, а именно подготовка и подача декларации СПФ-ТД в пенсионный фонд. Этот отчет должен подаваться ежемесячно до 15-го дня после издания приказа о приеме на работу или увольнении. Невыполнение этого требования влечет наложение штрафа в соответствии со статьей 15.33.2 РФ.

Трудовые книжки также регистрируются задним числом при увольнении или проверке государственными инспекторами труда. Читайте в этой статье, как подать отчет SZVV-TD вовремя и с первой попытки.

Чтобы не получить штраф за несвоевременную подачу СЗВ-ТД, работодатель издает предварительный приказ. Например, издать приказ 17.06.21 о переводе на 01.07.21. Это актуально, когда в определенный день вам нужно время, чтобы перенести все подразделение и упомянуть об этом всем.

Процесс ССВ не может быть обманчивым и просто автоматизированным. Программа создает SSV-TD в месте импорта или транспортировки, проверяет их перед отправкой в фонд и отправляет 100 отчетов за раз.

Электронные трудовые книжки без ошибок

Для работника

Среди преимуществ — то, что сотрудники могут просматривать данные о древностях в любое время. Информация доступна на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в личном кабинете МФЦ. Даже если работодатель ликвидирован, получить информацию о его истории не составит труда.

Кроме того, риск уничтожения, потери трудовых книжек или внесения в них ложных или неточных элементов сводится к минимуму. Кроме того, если электронные данные необходимы, они могут помочь людям быстро подать заявление на получение государственных услуг, социальных пособий, банковских кредитов, пенсий и т.д.

Недостатком является то, что электронные данные будут доступны только к 2020 году. До этого времени для подтверждения продолжительности службы требуется рабочий файл, который необходимо тщательно сохранять.

Если работник не желает хранить бумажную трудовую книжку до выхода на пенсию, он может перевести свою трудовую книжку до 2020 года в электронный файл. Для этого работник предоставляет бумажную трудовую книжку в пенсионный фонд, который в свою очередь регистрирует трудовую книжку до 2020 года в ЭТК. Это право распространяется на граждан с 7 марта 2021 года в соответствии с пунктом 12 статьи 2 Закона 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе ОПС».

Бумажная и электронная: в чем разница

Перечень сведений в электронной и печатной трудовых книжках практически идентичен. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о наградах и поощрениях.

Электронная трудовая книжка должна содержать следующую информацию

• ФИО сотрудника, дата его рождения, СНИЛС, фамилия, имя и отчество.
• СНИЛС, и
• сведения о трудовом стаже (прием на работу, переводы, увольнения, работа в районах Крайнего Севера).

Новые правила ведения трудовых книжек

С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД; с 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появилась новая графа.

• Код выполняемой операции. Если он не написан, отчет не примут. Он заполняется по общероссийской профессиональной классификации, соответствует занимаемой должности и состоит из пяти знаков. В этой статье было описано, как определить код ОКЗ в ССВ-ТД.
• Сведения о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Ранее эта графа в отчете отсутствовала.

Работодатели подают в ПФР отдельную СЗВ-ТД на каждого работника. Способ подачи зависит от численности работников за предыдущий месяц (ст. 11, п. 2.6 Закона от 1 апреля 2009 г. № 27-ФЗ).

• Более 25 сотрудников — отчеты сдаются только в электронном виде.
• До 25 человек — отчеты можно сдавать как в бумажном, так и в электронном виде.

С 1 сентября 2021 года изменятся правила хранения и ведения трудовых книжек, в том числе бумажных (приказ Минтруда России от 19. 05. 21 № 320н). Основных изменений три

1. Использование уникальной формы (журнальной книги) для регистрации бланков и вкладышей к журналу учета трудовых книжек и для записи движений в журнале учета трудовых книжек.
2. Теперь разрешено печатать записи в журнале на бумаге или производить их с помощью почтовой марки или факса.
3. Утверждена новая форма для дублирования и вставки записей в журнал учета трудовых книжек.

Как действовать при приеме и увольнении

Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, узнайте, подавал ли он заявление об отказе в выдаче документов на предыдущем месте работы. Затем действуйте в соответствии с обстоятельствами.

1. Работник подал заявление предыдущему работодателю об отказе от трудовой книжки ЕТК — проверьте срок перехода на документ. Если да, составьте электронную запись в трудовой книжке работника. Уточните данные о периоде работы по печатной трудовой книжке и форме СТД-Р (или СТД-ПФР) и верните трудовую книжку работнику.
2. Работник решает оставить печатную книжку — сохраняя трудовой стаж на бумаге и одновременно подавая сведения в ПФР.
3. Работник впервые подает заявление о приеме на работу — трудовая книжка может быть сохранена только в электронном виде.

При увольнении работника, ранее выбравшего трудовую книжку, работодатель выдает сведения о трудовой книжке по форме СТД-П. Работникам, имеющим трудовую книжку, эти сведения не выдаются (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Случаи и условия выдачи СТД-П:.

• по окончании работы — в день истечения срока действия трудового договора
• в любое время — в течение трех рабочих дней со дня получения заявления работника.

Однако здесь есть своя особенность. Работник имеет право отправить заявление на электронный адрес работодателя, например, с сайта [email protected] на электронный адрес отдела продаж. Также, если СТД-Р не будет выдан вовремя, трудовой инспектор примет жалобу работника к рассмотрению и доведет дело до суда.

Компании грозит штраф в размере 30 000-50 000 рублей. Избежать штрафа поможет местное нормативное законодательство или правильное оформление в системе документооборота СБИС. Сотрудники идентифицируются в СБИС.

У них есть личный кабинет, и они могут в несколько кликов запросить у работодателя справку СТД-Р, 2-НДФЛ или репозиторий. Читайте пример формулировки LP в нашей статье.

Работа с электронными документами у сотрудников

Что делать с бумажной трудовой

Работники, перешедшие на электронные формы, должны предоставить трудовую книжку. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение трудовых книжек (ст. 3, § 2, ст.

439); регистрация о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой книжке. Работник может в любое время передать распечатанную трудовую книжку своему работодателю сегодня или на другое место работы. Однако работодатель в любом случае обязан предоставить информацию о трудовом стаже работника.

Характер электронного регистра занятости

Электронная книга регистра занятости, сокращенно ЭТК, — это документ, содержащий основную информацию о сотрудниках компании. Вся эта информация хранится в информационных ресурсах Федерального фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие пункты.

• ФИО, дата рождения и номер сертификата Sunil.
• Место, где работает человек.
• Специализация рабочего места, уровень квалификации и вид деятельности сотрудника.
• Дата приема работника на работу, перемещение по участку и должности и причина изменения.
• Если сотрудник, для которого заведена трудовая книжка, работает по совместительству, то отображается информация о совмещении профессий.
• Также указывается переподготовка и освоение новых профессий.
• Если сотрудникам запрещено заниматься определенной деятельностью, об этом сообщается в ETC.
• Опыт работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
• Указываются места работы до 2020 года и отображается информация о работодателе за этот период.

Характер электронного регистра занятости

Электронный регистр занятости отличается от печатной версии по нескольким параметрам В нем не содержится информация о поощрениях работников. Кроме того, многие нюансы деятельности не отражаются в электронном ТКС. В качестве примера можно привести сезонные работы и сменную работу.

Если работнику требуется эта информация. Чтобы получить перерасчет пенсии или звание ветерана труда, он должен доказать факт данной работы, представив другие документы.

Для создания электронной трудовой книжки в пенсионном фонде работодатель подает в государственные органы отчет в формате SZV-TD. Необходимость предоставления данных носит нерегулярный характер; информация предоставляется при смене персонала. Сроки предоставления данных следующие

• Если работника повышают, понижают в должности или переводят на другую должность, информация об изменении должна быть представлена до 15 числа следующего месяца.
• Данные о приеме на работу и увольнении должны быть переданы не позднее следующего рабочего дня.

Вышеупомянутые правила вступили в силу 1 января 2020 года. В это время на каждого работника была заведена новая электронная трудовая книжка.

Закон и постановления об ЭТК

Основным законом, регулирующим основные положения электронной трудовой книжки, является 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года; он вступит в законную силу с начала 2020 года. Переход на ЭТК также регулируется следующими нормативными актами

• Закон 436-ФЗ от 16 декабря 2019 года — Закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года.
• Закон 136-ФЗ от 24 апреля 2020 года — внесение изменений в Закон № 2, ст. 11, 27-ФЗ от 01. 04. 96.
• Постановление Правления Пенсионного фонда РФ № 730п от 25 декабря 2019 года — этим документом утверждены изменения в форму СЗВ-ТД.
• 23н постановления Минтруда № 20. 01. 2020 — здесь представлены формы СТД-Р и СТД-ПФР.
• 320н Постановление Минтруда № 2 от 19 мая 2021 года — в этом документе отражено утверждение стандартов хранения и архивирования электронных трудовых книжек.