Бизнес-процессы организации были бы невозможны без обмена почтой. Компания издает коммерческий журнал, получает уведомления от поставщиков и высокопоставленных лиц, отправляет письма и требования.
Только он уполномочен действовать от имени компании, в то время как все остальные сотрудники действуют конфиденциально от имени администрации. Для выполнения поручений по обмену корреспонденцией необходимо создать доверенное лицо для отправки писем от корпорации и получения поручений по электронной почте. С документом о доверенности сотрудники могут свободно получать и отправлять почту, подписывать уведомления и другие почтовые записи.
Типовая ситуация: как оформить доверенность от имени организации
Доверенности, выдаваемые организацией, обязательно должны содержать (ст. 185-186 ГК РФ)
- Дату срока с указанием срока. Сроки могут быть опущены. В этом случае доверенность действует в течение одного года. При большей или меньшей необходимости — определите срок,.
- наименование вашей организации, НДС и ОГРН, должность, ФИО руководителя и
- утверждение представителя.
Как правильно составить
Отдельных правил формирования данного реестра не существует. Поскольку данный реестр имеет региональное значение, форма представительства Почты России разрабатывается юридическими лицами (или индивидуальными предпринимателями) самостоятельно, руководствуясь исключительно своими внутренними потребностями и организационными особенностями.
Общие рекомендации по составлению доверительных документов предусматривают включение стандартных положений
- Название реестра — «Всемогущая власть получать и отправлять почту».
- Основной элемент — включите названия местонахождения и даты.
- Компоненты — определите клиентов и бенефициаров. Клиент — это орган, выдавший документ. Необходимо указать его полное или краткое имя, руководителя и титульный документ. Бенефициар — любое совершеннолетнее лицо. Он является сотрудником или внешним гражданином организации. Для него указываются все личные данные — ФИО, паспортные данные, место жительства.
- Объясните форму траста и цель его действия. Желательно привести полный перечень задач, на выполнение которых уполномочен доверенный сотрудник.
- Проверьте подпись доверенного гражданина.
В большинстве случаев документ оформляется на фирменном бланке, но это не является обязательным условием. Подпись доверенного лица должна быть заверена печатью перевозчика. Хотя использование печати не является обязательным, сотрудники почтового отделения могут отказаться принять распоряжение директора о передаче и пересылке прав на корреспонденцию.
Это незаконно, но будет стоить вам много времени на доказывание своей правоты на почте. Рекомендуется заверять документы печатью организации.
Нужно ли заверять у нотариуса
Доверительные документы заверяются организацией, выдавшей их, либо генеральным почтмейстером или нотариусом. Заверение у нотариуса требуется только в двух случаях
- В случае передачи прав; и
- в случае получения поручения на получение особо ценного или материального перевода.
Передача прав — это передача права на получение почты от доверенного лица постороннему лицу.
В случае простого обмена почтой (квитанции и задания) достаточно взгляда начальника. Если доверенному лицу необходимо получать ценные бандероли и посылки, требуется справка из почтового отделения. Вот как различаются предметы, их ценность и необходимость дополнительной проверки
| Тип | Верификация |
|---|---|
| Зарегистрированный | Простой компанией |
| Ценность | Заверяется почтовым отделением или нотариусом |
| Денежный перевод (включая выплаты и пособия физическим лицам) | Только нотариальное заверение |
Для получения посылок и почтовых переводов лицо, имеющее такое право, предъявляет оригинал вашего паспорта и доверенность. Независимо от того, сколько раз вы получаете почту от имени своей организации, сотрудники почты всегда должны иметь эти документы.
Образец
Формы и содержание документов не стандартизированы. Каждая организация разрабатывает документы самостоятельно и решает, какие инструкции утверждаются исполнительным командованием. Вот образец представления в почтовое отделение от имени организации
¡________________ «___» _________20__¡
Государственное бюджетное образовательное учреждение детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр», в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании положения об ассоциации, паспорт РФ 1234 № 111222, УФМС по Санкт-Петербургу, 10 февраля 2014 года. Письмо, выданное и адресованное СДЮСШОР «Аллюр» олимпийского запаса, и полученное СДЮСШОР. 1234 Почты России в Санкт-Петербурге, подписав все документы, необходимые для выполнения данной миссии.
Мы заверяем подпись доверенного лица ___________________.
Данная доверенность будет предоставлена на один год.
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» ____________ Иванов И. И.
В 2009 году окончила Южный федеральный университет по специальности «Экономическая теория», в 2011 году защитила диссертацию в аспирантуре со степенью магистра по направлению «Экономическая теория».
Зачем нужна почтовая доверенность
Согласно закону Российской Федерации 176-ФЗ от 17 июля 1999 года «О почтовой связи», работники почты имеют право выдавать почтовые отправления, почтовые переводы, телеграфные и иные сообщения только отправителю (получателю) или его представителю.
Доверенность в данном случае является подтверждением права представителя на получение определенных сообщений получателя.
Доверенность может быть выдана следующим образом
- Юридическим лицом, т.е.
- юридическим лицом — одним, т.е.
- юридическим лицом — или индивидуальным предпринимателем, а также может быть выдана от одного физического лица другому.
Основной правовой предпосылкой для идентификации клиента и доверенного лица является правоспособность и дееспособность. Доверенность от имени недееспособного и несовершеннолетнего лица создается законно назначенным представителем.
Требования доверенных лиц изложены в статье 185, разделе 188 части I Гражданского кодекса.
Оформление доверенности физлицом и ИП
Физические лица могут передавать широкий круг полномочий другим физическим лицам посредством доверенностей.
- Получение почтовых отправлений, посылок и телеграфных сообщений
- получение пенсий; и
- Получение денежных переводов и т.д.
Устные доверенности по почте не принимаются. Требуется письменная форма. Нотариальное заверение доверенностей
Нотариальное заверение доверенности требуется только в том случае, если доверенное лицо получает денежные переводы. В противном случае доверенность заверяется подписью клиента.
Представление, выданное от индивидуального предпринимателя или физического лица другому физическому лицу, должно содержать следующую информацию
- Дата и место, о которых идет речь
- Реквизиты: имя, дата рождения, паспортные данные, адрес и
- Реквизиты диплома: ФИО, паспортные данные, дом,.
- Четко указанный перечень наделенных полномочий, например, «получение писем, систем, ценных писем, посылок».
- Полномочия (по желанию),.
- Подписи клиента и доверенного лица.
Если период полномочий не определен, недействительные полномочия не создаются. Для таких доверенностей срок по умолчанию составляет один год с даты выдачи.
Доверенность от имени юрлица
Как правило, юридическое лицо заказывает доверенность на получение и рассылает электронное письмо своим сотрудникам. В этом случае принцип действия доверенности такой же и имеет свои особенности.
- Доверенность выдается на бланке организации и содержит регистрационный номер.
- Доверенность заверяется подписью генерального директора, который имеет право передавать полномочия сотруднику от имени юридического лица. Как правило, это генеральный директор или первый руководитель организации.
Все доверенности, выданные агентством, регистрируются в электронном или печатном реестре доверенностей. Получив оригинал доверенности, доверенное лицо вносит подпись в реестр.
Если срок действия документа истекает или он аннулируется, он должен быть возвращен лицу, выдавшему его.
В противном случае доверенность не состоит из доверенного лица — физического лица и содержит следующие элементы.
- Дата и место выдачи, регистрационный номер доверенного лица, и
- Данные клиента: элементы законного представителя, с которым действует клиент, паспортные данные клиента, активы доверенного лица, если его клиент назначил доверенность
- Реквизиты степени: имя, паспортные данные, дом, местонахождение
- Определенный перечень передаваемых полномочий, например, «квитанции и исходящие письма, особо ценные письма, ценные письма и посылки
- Полномочия (по желанию),.
- Подписи клиента и доверенного лица.
Следует отметить, что марки не являются обязательными, но могут быть включены в доверенность, если орган использует марки в своей деятельности.