- Отличия деловых писем от других
- Виды писем
- Кто должен выступать в роли автора письма
- Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия
- Проверьте свой адрес электронной почты
- Выберите читаемый шрифт
- Продумайте тему
- Соблюдайте краткость
- Используйте формальное завершение
- Разработайте подпись
- Проведите корректуру
- Образец делового письма
- Деловое письмо-просьба
- Письмо партнерам
- Письмо-обращение
- Письмо руководителю
- Письмо в компанию
- Письмо контрагенту
- Какие ошибки допускают в таких письмах
- В какие сроки нужно ответить на письмо
- Как написать деловое письмо после проведенной встречи
Профессиональное электронное письмо — это форма общения между людьми, вовлеченными в бизнес-процесс. В ходе диалога решаются многие организационные, юридические, коммерческие и технические вопросы. Переговоры с партнерами также требуют использования электронной почты.
Цель делового письма — отправить информацию, инструкции, приказы или рекомендации, приложенные к электронному письму. Получателем может быть представитель другой организации, сотрудник или руководитель.
Отличия деловых писем от других
Профессиональные письма известны своей краткостью и ясностью. В зависимости от темы письма используется юридическая, экономическая и коммерческая терминология. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль письма должен быть нейтральным и объективным.
Письма должны быть оформлены профессионально. Не используйте прилагательные, сложные редакционные конструкции и сленг. Избегайте поздравительных, юмористических, грубых, саркастических или связанных с работой посланий. Вы можете быть неправильно истолкованы получателем.
Виды писем
Профессиональные электронные письма должны быть
- Коммерческими (просьбы, жалобы) и некоммерческими (молитвы, миссии); и
- Ответные (просьбы, обращения) и Безответные (подтверждения заказов, инструкции, приглашения).
- Они могут быть индивидуальными получателями, несколькими получателями или коллективными (от группы людей одному получателю).
Задача.
День великого звонка в большом пространстве сотрудничества: лучший в этом месяце
День великого звонка в большом пространстве сотрудничества: лучший в этом месяце
Кто должен выступать в роли автора письма
Сотрудники, имеющие право выступать от имени организации, могут составлять профессиональные письма. Например, менеджер по продажам отправляет предложение о покупке партии продукции, делая скидку постоянным клиентам компании. Все письма пишутся всей организацией и должны быть одобрены директором.
Клиенты могут написать вам деловое письмо, но более 70% клиентов предпочитают позвонить в компанию — подключите CallTouch Call Tracking, чтобы понять, какие объявления звонят, а какие тратят ваш бюджет впустую. Система также записывает звонки клиентов, составляет отчеты за день и встраивается в популярные сервисы и CRM. Прослушивание звонков помогает менеджерам улучшать сценарии продаж и корректировать рекламные кампании.
- Отслеживание звонков точно определяет источник звонков с вашего сайта
- Прослушивание звонков для удобного ведения журнала
Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия
Дружеские фразы, такие как «привет», не подходят. Используйте официальный тон, если вы разговариваете с нервным, деловым партнером или потенциальным клиентом.
- Уважаемый [имя],.
- Добрый день, [имя, отчество],.
- Добрый вечер, [имя].
Проверьте свой адрес электронной почты
Желательно отправить письмо по корпоративной почте. Получатель сразу увидит отправителя по имени в своем почтовом ящике. Если вы пишете с личной электронной почты, убедитесь, что получатель понимает, кто отправил сообщение. Заголовок письма должен включать имя и фамилию.
Выберите читаемый шрифт
Определите два устойчивых шрифта компании: основной текст и заголовок. Комбинируйте типы шрифтов. Например, выберите шрифт с засечками для текста и шрифт с засечками SANS для заголовка; напечатайте заголовок на видном месте шрифтом BOLD с высоким кеглем.
Для крупного текста выбирайте шрифт с шерифом, например Georgia или Times New Roman, чтобы облегчить чтение большого текста. Некоторые предложения работают со шрифтами без шерифа, такими как Arial, Helvetica, Verdana и Calibri.
Продумайте тему
Тема письма — это первое впечатление получателя о вас. Сообщите о цели письма. Четкий, краткий заголовок — лучший способ начать официальное письмо. Это может быть профессиональная боль, работа, звонок клиента или место встречи. Примеры тем: «Звонок», «Продолжить встречу в [часть] от [дата]».
Соблюдайте краткость
Не тратьте время собеседника. Читайте ненужные детали в письме. Из-за загруженности получатели не могут читать большие сообщения. Если ваше сообщение будет кратким и исчерпывающим, он поймет и ответит вам.
Форматирование помогает сделать ваше письмо эффективным и легко читаемым. Разбейте текст на абзацы, выделите важную информацию буллитами. Сплошной текст может быть трудночитаемым.
Используйте формальное завершение
Дополните профессиональное письмо предложениями:.
- Спасибо за ваше время и
- Искренне.
- Спасибо за ваш ответ.
- Хорошего дня.
- До скорой встречи.
Они также могут выразить свои пожелания относительно дальнейшего сотрудничества. Например, приглашения к выполнению общих проектов, заключению новых контрактов, участию во встречах.
Разработайте подпись
Электронные подписи должны включать.
- Имя, местонахождение, название компании.
- Контактные данные: номер телефона, веб-сайт, адрес,.
- логотип,.
- связь с социальной сетью работника.
Не перегружайте подпись ненужными данными. Разбейте ее на абзацы.
Проведите корректуру
Прочитайте письмо два-три раза перед отправкой. Убедитесь, что вы правильно написали имя получателя и название компании. Получатели могут распознать ошибки в вашем сообщении как признак грубости. Включите проверку орфографии в своем почтовом сервисе.
Образец делового письма
Профессиональные электронные письма нуждаются в структуре.
- Формальное приветствие, вступление
- Введение — рекомендуется автору и набирается непосредственно по существу вопроса.
- Тело письма — суть письма, что вам нужно знать, какие у вас есть вопросы, что вы хотите узнать.
- Заключение — ваши пожелания и благодарность, на
- e-mail — расписание, отчет, командная копия, инструкции, приложенный контрольный список.
- Контактные данные — электронная подпись.
Если в контактных данных вы указываете реквизиты компании, к письму прилагается электронная подпись. При необходимости эти письма могут быть представлены суду в качестве аргументов.
Рассмотрим восемь примеров профессиональных писем в зависимости от адресата
Деловое письмо-просьба
Доброе утро, Лариса Ивановна!
Прошу Вас провести собрание всех секций 20 ноября 2021 года в конференц-зале.
Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.
Письмо партнерам
Доброе утро, Владислав Витальевич!
Сообщаем Вам, что наш директор по закупкам Семен Иванович находится на больничном с 13 октября 2021 года.
Его заменит Петр Петрович, старший директор департамента. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения Ваших потребностей.
Контактные данные Петра Петровича прилагаются.
Надеемся, вы понимаете, что мы готовы вам помочь.
Письмо-обращение
Уважаемая Софья Николаевна!
Просим Вас произвести перерасчет за коммунальные услуги за август 2021 года.
Прилагаю доказательство и квитанцию об оплате.
Письмо руководителю
Здравствуйте Вадим Дмитриевич! 1 месяц назад я заказал в вашей компании партию рюкзаков. 30% изделий оказались бракованными.
Прошу вернуть мне стоимость бракованных изделий или заменить их.
Прилагаю фото, договора и квитанции об оплате бракованной продукции.
Письмо в компанию
Доброе утро Наталья Александровна!
Я разработал сайт для компании [название]. Согласно [название пункта] в договоре, необходимо было получить оплату за услуги, оказанные две недели назад.
Долг составит [сумма] рублей. На следующий день вы должны перевести оплату на наш банковский счет [название]. В противном случае мы будем вынуждены взыскать эту сумму с вашей компании плюс расходы на обращение в суд.
Банковские реквизиты для платежа вы найдете во вложении.
Мы надеемся на ваше понимание и будем рады оказать вам любую помощь.
Письмо контрагенту
Здравствуйте, господин Алексеевич!
Сообщаем Вам, что наша компания изменила свои банковские реквизиты. Новые реквизиты указаны во вложении.
Задача.
Что такое финансовая бизнес-модель и как ее создать
Что такое финансовая бизнес-модель и как ее создать
Какие ошибки допускают в таких письмах
Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому
- Не используйте сложную терминологию — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, чего вы от него хотите.
- Не пишите слишком много — детали ситуации можно прояснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
- Не повторяйтесь — тавтология увеличивает продолжительность текста и делает его запутанным.
- Не допускайте ошибок — проверяйте все имена, цифры и названия перед отправкой сообщения.
- Не используйте архаизмы (в этом году, в этом году, в этом году) — они устарели и могут сбить с толку получателя.
- Не используйте интимные выражения — будьте сдержанны и уважительны.
В какие сроки нужно ответить на письмо
Не отвечать на электронные письма в течение нескольких дней — не лучший способ ведения бизнеса. Рекомендуется отвечать на электронные письма в течение двух-трех часов — это лучший способ убедиться, что получатель знает о вашем сообщении. Если вам нужно больше времени для ответа, сообщите об этом человеку.
Напишите, что вы получили письмо, и укажите приблизительное время для ответа.
Как правило, сотрудники занимаются электронной почтой утром и перед уходом. Пишите в это время, чтобы сообщение не затерялось в папке «Входящие». Решение проблем не займет столько времени, сколько должно быть.
Клиенты могут писать вам и после рабочего дня. Чтобы не потерять клиентов, установите на своем сайте виджет CallTouch. Этот инструмент просит вас указать контактные данные, а когда начинается рабочий день, сценарий приглашает всех, кто оставил заявку.
- Увеличьте коэффициент конверсии вашего сайта на 30 %.
- Обратные звонки, целевые страницы, аресты, многокнопочные формы, автоматизированные формы звонков.
Как написать деловое письмо после проведенной встречи
Такое письмо необходимо для подведения промежуточных итогов и уточнения планов дальнейших задач. Поэтому определите в нем:.
- Тема встречи — что обсуждалось, когда и кто принимал участие.
- Договоры — какие договоры и сроки возникли в результате встречи, напомните и запишите план действий.
- Оценка своего времени.
- Пожелания и предложения о новых встречах.
- Контактные данные участников.