Цифровой след: разбираемся в тонкостях электронных подписей

Как и где это работает

Говоря техническим языком, электронная подпись — это результат криптографического преобразования документа, созданный с помощью специальной программы. Проще говоря, созданный системой файл прикрепляется к электронному документу. Он одновременно доказывает два важных момента: первый — что документ подписан, второй — кто именно это сделал и какими полномочиями обладает.

С помощью электронных подписей также можно определить точную дату подписи и целостность документа. Если кто-то вдруг решит внести изменения, система это зафиксирует. Однако все зависит от нюансов подписи и услуги, к которой она применяется.

Это возможно только при использовании усиленных электронных подписей. Более подробно о типах и их характеристиках будет рассказано далее.

Электронные подписи не похожи на рукописные, но возможностей здесь больше, чем может показаться. Как и в случае с любым другим цифровым инструментом. Вы можете прочитать больше об электронных подписях в законодательстве. Подводя итог всему, с помощью чего вы можете удалить

• Государственные услуги Подача заявлений и получение государственных услуг через порталы и другие средства.
• Решать вопросы, связанные с работой Федеральной налоговой службы — от оформления налоговых кредитов до предоставления налоговых льгот.
• Подавать заявления о приеме в детские сады, школы и другие учебные заведения.
• Вести переговоры по договорам, в том числе по договорам купли-продажи недвижимости.
• Оформление доверенностей.
• Вести дела с дорожной полицией — перерегистрировать транспортное средство, оплатить штраф.
• Подавать заявления, иски или жалобы.
• индоссировать вексель, — индоссировать вексель, — индоссировать вексель, — индоссировать вексель, — индоссировать вексель
• участвовать в электронных аукционах; — участвовать в электронном аукционе; и
• подписывать любые документы, в том числе документы вашего работодателя

Последний пункт представляет особый интерес, поскольку именно первый пункт представляет особый интерес для бизнес-сообщества. Это связано с тем, что с переходом на удаленную и гибридную работу многие компании рассматривают возможность внедрения электронного кадрового документооборота. Опять же, необходимы цифровые подписи.

Кадровый электронный документооборот

Гораздо проще сказать, что компании переходят на поток кадровых документов, чем на электронный документооборот. Не все работодатели готовы изменить привычные процессы и получить от сотрудников электронные подписи, и эта ответственность ложится на их плечи. Несмотря на то, что такая автоматизация экономит время и усилия сотрудников и компаний, многие не готовы к полному переходу.

Но когда они это делают, это может быть отличным показателем зрелости процессов организации. Поэтому ряд возможных вопросов на собеседовании и вопросов о причинах открытия вакансии может добавить еще одну позицию. Что будет с электронным документооборотом?

Недавно в Трудовой кодекс РФ были добавлены три новые статьи об электронных документах в трудовых отношениях. Большинство кадровых документов теперь можно перевести в цифровой формат. К ним относятся трудовые договоры, приказы о приеме на работу и личные карточки сотрудников.

Поэтому не удивляйтесь, если вместо привычных распечаток вы будете получать электронные версии стандартных документов Алексей Сабликов, руководитель отдела по работе с клиентами, Taxcom

Электронные подписи полезны и в тех случаях, когда компания продолжает использовать служебные или разъяснительные письма и требует подтверждения ознакомления с приказами, локальными нормативными актами или другими внутрикорпоративными документами. Простой пример: вы получаете по почте письмо и просите менеджера работать 11 мая в 8.30 утра вместо 9.00. В большинстве случаев для подтверждения этого не требуется специальной подписи.

Достаточно простого «все получено» в письме, отправленном по корпоративной почте. Интересно, что это также простая электронная подпись. Однако здесь есть важные нюансы.

Работодатель и сотрудник должны заранее договориться о способе обмена и, соответственно, о том, что считать электронной подписью компании. Причем в письменной форме. В принципе, эти моменты отражаются в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Простой электронной подписи недостаточно для подписания трудового договора или документа об ответственности. Даже если работодатель предложит подписать PDF-файл, такой документ не будет иметь юридической силы в суде. Необходимы более серьезные меры: усиленные электронные подписи без оговорок или без усиленных электронных подписей.

Сейчас самое время узнать, чем они отличаются.

Виды электронных подписей

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это самый разнообразный и уязвимый тип электронной подписи: ПЭП может включать широко подписанный PDF-файл, письмо на электронную почту, отправленное по запросу, имя пользователя и пароль — авторизация пользователя в системе, и даже код, введенный из банковского приложения, подтверждающий оплату. Это может включать. Существуют службы, идеально приспособленные для использования простой электронной подписи, например, Федеральная налоговая служба, государственные учреждения и электронные банки.

Их использование является несанкционированным и невозможным. Кроме того, как уже объяснялось, простые электронные подписи могут помочь компаниям в работе с внутренними документами.

Как известно, чем шире распространение, тем больше риск: ПЭП является несовершенным аналогом собственноручной подписи, так как ее легче всего подделать. Это означает, что ее не везде принимают.

Некоторые системы имеют свою собственную форму электронной подписи, но они только ссылаются на нее; PEP — самый уязвимый тип подписи. В суде очень легко доказать, что документ подписан другим лицом или, что еще хуже для работодателя, самой компанией. Также легко внести изменения в первоначальную версию файла; с ПЭП выявить изменения невозможно.Татьяна Нечаева, старший партнер по трудовому праву и трудовому договору HH.

RU

Расширенная подпись без оговорок (EUP)

Эта подпись применяется в той системе, в которой она была создана; основное отличие UNEP от простой цифровой подписи заключается в том, что подпись стабильна в конкретном сервисе. Это означает, что система знает, как распознать пользователя по его цифровому следу. Для этого используются зашифрованные носители.

Это преобразует информацию таким образом, что ограничивает доступ к ней. Ключом к такой подписи является сложный набор символов, что делает ее практически невозможной для обнаружения вручную. Это не простое соединение, а полноценный инструмент, который гарантирует, что пароли или коды из текстовых сообщений подписаны конкретным человеком и никак не изменены.

Последнее особенно важно как для работодателей, так и для работников во избежание возможных недоразумений. Вместо даты начала работы 15 мая, утверждение формы будет 17 мая, а порядок раннего прихода — 9:00 вместо 8:30. Этого не происходит в случае ЕС.

Как и в случае с простой электронной подписью, стороны должны согласиться полагаться на безошибочное усиление подписи. В таких случаях документы могут перемещаться между компанией и ее сотрудниками, клиентами и партнерами. Однако можно испробовать все возможности, даже ЮНЕП.

Государства меньше доверяют таким подписям, поскольку любой может их создать и использовать. Поэтому такой же контракт, как покупка или продажа квартиры, не может быть заключен с ее помощью.

Усовершенствованная специальная электронная подпись (УСПЭП).

Это наиболее зрелая из всех вариантов электронной подписи, которая выдается аккредитованными центрами, признанными Министерством транспорта. Именно это отличает UKEP от UNEP.

UCEP ассимилируется рукописной подписью. Только расширенные специальные электронные подписи могут работать со всеми сервисами, включая электронные торговые площадки, и должны быть получены немедленно. Помимо описания подписи, для ее использования необходимо установить программное обеспечение.

И нужно сразу понимать, где будет храниться УКЭП — на компьютере, в символе (защищенной «флешке». Обращаться соответственно.Алексей Сабликов, руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами группы компаний «Таксономия

Сертификаты с усиленной признанной подписью должны обновляться ежегодно. Компаниям и сотрудникам, участвующим в конкурентной борьбе, особенно важно помнить об этой важной детали: несвоевременное продление UKEP может привести к потере миллионов долларов. Переоформить его легко — стоит только снова обратиться в центр аккредитации.

То же самое относится и к утерянным электронным подписям. Например, если она хранится на токене. Первое, что нужно сделать, — обратиться в центр аккредитации и подать заявление о блокировке подписи, новой, но стоящей, если это необходимо.

время и стоит сэкономить силы и средства на процедуре против мошенников.

Какие есть риски

Если УКЭП обеспечивает почти 100% защиту и гарантирует подлинность письма, то использование других подписей сопряжено с повышенным риском подделки.

Что касается судебных споров и точек зрения, то победителем всегда будет тот, кто лучше защищен. Это часто иллюстрируется на конкретных примерах.

Пример: сотрудник использовал PEP, подписав непубличный документ. Компания подает на него в суд, обвиняя в сотрудничестве с конкурентом, который, в свою очередь, копирует документ, утверждая, что работодатель подделал его подпись.

Решение: компании необходимо предоставить множество доказательств того, что никто не нарушал и не «подписывал» учетную запись сотрудника.

Когда дело доходит до суда, возникают самые разные, даже, казалось бы, немыслимые ситуации. По этой причине многие работодатели предпочитают иметь дело только с UC, несмотря на ее относительно высокую стоимость. Его регистрация и хранение регулируются федеральным законодательством.

Это значит, что есть все гарантии того, что документ подписан самостоятельно и что вы несете за него полную ответственность.

HH. RU предложила работникам выбор между регистрацией в UCEP или UNEP. Работники сами оценивали риски и возможности.

Многие быстро решили, что им нужна серьезная подпись, связанная с УБЭП, чтобы они могли использовать ее как в повседневной жизни, так и на рабочем месте. Здорово, что у работников есть полезный инструмент для обмена кадровыми документами и решения личных вопросов за счет работодателя.Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовым спорам и договорам HH. RU

Как получить электронную подпись и сколько это стоит

Все зависит от того, о каком виде электронной подписи идет речь. Например, Федеральная налоговая служба предоставляет ее автоматически для пользователей, работающих на КПП. Но опять же, возможности такой подписи ограничены системой.

Чтобы получить УНП, вам необходимо обратиться в МФЦ и получить УКСН — только в авторизованном удостоверяющем центре вы получите паспорт, снилс и жестяные документы. Затем вы должны заполнить заявление на выдачу онлайн-подписи. Подпишите договор в центре, оплатите услуги, получите УКЭП и программное обеспечение и пользуйтесь им — в МФЦ все бесплатно — получите УКП.

В среднем электронная подпись стоит 2 000. Цена зависит от счета удостоверяющего центра и параметров подписи. Например, УКЭП для участия в электронных конкурсах стоит дороже — 3, 500-10, 000.

За УКЭП компания должна заплатить Если сотрудник унаследовал такую электронную подпись с предыдущего места работы, работодатель экономит деньги. Однако агентства не обязаны предоставлять только УКЭП, в соответствии с законом о подписи одних и тех же документов сотрудников.

Headhunters

Новости и статьи