Коды в документе для определения периода работы сотрудника на рабочем месте необходимы для правильного заполнения табеля. Для этого используются буквы в табелях учета рабочего времени — № 52н Минфина России от 30 марта 2015 г. Например, в табеле учета рабочего времени отсутствующего Т-13 название «Р».
А буква «ДО» обозначает неоплаченную лицензию. Все символы для табелей в таблице собраны.
| Код табеля Т-13 за 2020 год. | Расшифровка |
|---|---|
| А | Отсутствие с административного разрешения |
| Б | Временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам |
| В | Отпуск и нерабочие праздничные дни |
| Г | Исполнение государственных обязательств |
| К | Служебные командировки |
| Н | Работа в ночное время |
| О | Отпуска и дополнительные лицензии |
| ОВ | Дополнительные дни отпуска с сохранением заработка |
| ДО | Компенсационное свободное время |
| Р | Р на рабочем листе (анализ) — Отпуск по беременности и родам |
| ОЖ | Р на рабочем листе Свободное время (анализ) — Родительские права |
| П | отсутствие на работе |
| С | С временем |
| НН | Отсутствие по неизвестным причинам (до выяснения ситуации) |
| ВУ | Время на учебу |
| ОУ | Дополнительно |
| ПК | Обучение на рабочем месте |
| ЗН | Пополнение классов 1-3 |
| ЗП | Обмен группами продленного дня |
| ЗС | Пополнение классов 4-11 |
| РП | Доплата за выходные и праздничные дни |
| Ф | Фактическое рабочее время |
| ЛЧ | Коды, указывающие на сокращенное рабочее время для работников |
Рекомендуется сохранять изображения вместе с кодом. Это включает в себя полную копию рабочего листа 2020 года.
Как отмечать в табеле карантин и неделю с 30 марта по 30 апреля 2020 года
25 марта Президент объявил, что неделя с 30 марта по 3 апреля будет закрытой (Указ Президента 206 от 25 марта 2020 года и Указ Президента 239 от 2 апреля 2020 года). Впоследствии этот период был продлен до 30 апреля. Это решение было принято в связи с карантином по коронавирусу.
Продолжат работать только продовольственные магазины, врачи, сотрудники и организации с непрерывным производством. Почти вся Россия будет отдыхать в течение недели.
Производственный календарь еще не изменен, правила рабочего времени не скорректированы. Если работник это сделает, то к отпуску на рабочем листе добавьте буквенный код «В» или цифру 26; для работников, которые работали с 30 марта по 30 апреля, добавьте буквенный код «РВ» или цифровой код 03; для работников, которые работали с 30 марта по 30 апреля, добавьте буквенный код «В» или цифру 26 к отпуску на рабочем листе. Для правильного расчета заработной платы рекомендуется указывать количество отработанных часов.
Если работник находится в отпуске или на больничном, используйте стандартный код ‘O’ или ‘B’.
В отношении карантина не существует специальных правил. Если работник находится в отпуске, введите ‘C’ или ’26’. Если на дежурстве (офисном или удаленном) — ‘РВ’ или 03, чтобы указать количество отработанных часов.
Карантин не обозначается специальным кодом в рабочем листе! Обязательно укажите количество часов, отработанных сотрудником в этот период.
Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки
Многие специалисты интересуются, можно ли добавлять собственные коды в табели учета рабочего времени 2020 . При необходимости компания оставляет за собой право заполнять собственные утвержденные сокращения (согласно статье 52н приказа Минфина № 30 марта 2015 года).
Например, «○» для обычного и дополнительного отпуска и «ОР» для отпуска по уходу за ребенком должны использоваться для обозначения периода отпуска. Для удобства и для различения типов разрешений специалисты вводят обозначение «DO». Это означает разрешение за свой счет и является обозначением, часто используемым в рабочих листах.
Или ‘CR’ — перерывы для кормления детей.
Если вводятся дополнительные значения, необходимо издать приказ, утверждающий обозначение. Это определяет новый код и расшифровку движения работника на рабочем месте в локальном нормативном документе.
Заполняем документ с использованием кодов
В бухгалтерских организациях применяется только унифицированная форма, утвержденная в статье приказа Минфина РФ от 30 марта 2015 г. № 52Н.Форма 0504424 заполняется двумя способами
- Путем сплошного учета явок и неявок на работу, при этом учитываются все рабочие и праздничные дни в отчетном месяце. Указываются коды мест работы и количество отработанных часов.
- Как регистрировать отклонения — регистрируются только отклонения от установленного режима. К ним относятся прогулы, сверхурочные, опоздания и неявки на работу. Форма 0504424 позволяет вносить в форму только алфавитные коды.
Выбор способа заполнения формы определяется кадровой и учетной политикой организации. Способ расшифровки кодов и заполнения документа должен определяться локальными нормативными актами учреждения.
В заполненной форме 0504421 помимо данных о фактическом рабочем времени на участке указываются только символьные коды (приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).
Необходимо запомнить основные правила заполнения документа.
- Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
- Изменения в составе списочного состава (ФИО, должность, вид службы) вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
- В форме 0504424 в верхней половине строки записываются отклонения от нормального использования рабочего времени. Записывается время работы. В нижней половине ячейки указывается условный код отклонения.
- Если у работника два разных отклонения за один рабочий день, запись делается в виде дроби. Числителем дроби является код, а знаменателем — отработанные часы. Например, H/2 означает, что работник отработал два часа за одну рабочую ночь; если имеется более двух отклонений, следует ввести дополнительные данные работника и записать отклонение в документе.
- Если в форме 0504424 введена неверная информация, будет создан корректирующий документ. Он будет создан в порядке, утвержденном агентством, с учетом всех изменений, сроков.
- В строке «Тип» указывается: при первом заполнении формы — при внесении изменений, начиная с цифрового кода 0, 1, 1, 2 и т.д.
Кто должен вести
Этот документ должен заполнять ответственный за организацию в целом или за отдельные подразделения (например, департаменты, отделы, факультеты и т.д.), в зависимости от их структуры и кадровой политики.